Essayer de vous rappeler l’une de ces journées : c’est la fin de la journée et vous vous sentez psychologiquement fatigué mais physiquement en forme. Vous essayez de repenser à ce que vous avez fait dans la journée mais seulement voilà : vous n’y arrivez pas. Vous n’arrivez à donner la liste précise des tâches réalisées et votre journée vous semble confuse. Si ça vous ai déjà arrivé cette article pourrait vraiment améliorer votre productivité et donc certainement votre vie !
Pour travailler de manière efficace il est important d’être concentré. La concentration est l’élément clé d’une journée productive. En fait s’il n’y avait qu’une seule chose à laquelle vous devez faire attention c’est à maintenir et entretenir votre concentration.
Mais voilà, la concentration est fragile et les occasions de la casser ne manquent pas tout au long de la journée : interruptions, multi-tâche, problèmes émotionnels…
Si vous pensez être quelqu’un capable de faire plusieurs choses à la fois, vous DEVEZ lire l’article que j’ai consacré à cette fausse croyance. En résumé, une étude scientifique a montré que être multitâche affecte plus votre capacité de réflexion que de fumer de la marijuana. Incroyable non?
Parmi les problèmes que j’évoque il y en a un en particulier que vous devez maîtriser : l’email.
Une étude a mesuré à plus d’une minute le temps nécessaire pour se re-concentrer après la lecture d’un email et 40% des salariés reçoivent plus de 100 emails par jour. En d’autres mots, leur boulot consiste à… traiter des emails (3 minutes de traitement + 1 minute de re-concentration).
L’email est devenu un problème. C’est un problème car nous n’avons pas appris à l’utiliser, nous ne l’avons pas intégré de manière réfléchie dans notre travail. Certaines personnes l’utilise pour discuter alors que le téléphone/chat serait adapté.
“Mais je ne peux pas travail sans !”
Devez-vous supprimer tous vos comptes mails et reprendre l’habitude d’envoyer des lettres manuscrites ? Je ne pense pas ! Comme le courrier postal à son époque et le téléphone un peu plus tard, l’email est l’outil de communication du moment et il n’est pas question de ne plus l’utiliser. Il faut poser des barrières.
Cependant comme tous les conseils que l’on peut donner sur l’auto-discipline, il s’agit souvent plus d’une question personnelle que d’une question de logique. Avec l’email, chaque élément reçu est une surprise qui attire notre attention. Lorsqu’on reçoit une réponse à un précédent email, on attends avec impatience que la personne réponde par la positive. Nous espérons être reconnu et voir notre égo flatté. Il y a quelque chose de très humain dans la manière dont est utilisé l’email : l’email est utilisé comme un outil d’auto-récompense.
Vous pouvez imaginer un accro à la recherche de sa dose ? C’est un peu ça. Chaque dose perd peu à peu son effet et une spirale se met en place pour atteindre le plus rapidement possible la dose suivante.
Ceci étant dit, voici les conseils pragmatiques à appliquer 🙂
– Utilisez un bon filtre anti-spam. Selon les dernières analyses au niveau mondial 92,3% des emails circulants sont du spam. Je suis intervenu dans une entreprise qui n’était pas équipée avec un bon anti-spam et où les gens passaient 30 minutes par jour à trier les emails. C’est tout simplement intolérable ! Si vous voulez le meilleur anti-spam gratuit utilisez Gmail. Vous pouvez même faire suivre tous vos mails vers Gmail et utiliser GMail pour répondre à partir de votre adresse d’origine.
– N’installer aucune alerte vous prévenant d’un nouveau message : tous les pop-ups vous avertissant qu’un nouveau message est arrivé sont désastreux pour votre concentration. Si vous avez des extensions et/ou plug-in qui font ça enlevez-les !!
– Définissez votre politique de gestion des emails. Je vous recommande de consulter le moins possible (en fonction de vos obligations professionnelles) votre boite mail. L’idéal est de consulter vos mails 2 fois par jour durant les périodes de la journée où vous avez des baisses d’énergie. S’il le faut mettez en place un auto-répondeur pour expliquer votre politique à vos interlocuteurs. (Voir La semaine de 4 heures)
– Désinscrivez-vous de toutes les newsletters que vous ne lisez pas. Je pense aussi à toutes les alertes en provenance des réseaux sociaux (facebook en tête).
– Évitez d’envoyer des mails pour ne rien dire : plus vous en envoyez, plus vous en recevrez.
– Ne faites pas de conversation par email (sauf si plusieurs personnes sont concernées). Si au bout de 3 échanges vous n’avez pas résolu le problème, préférez le téléphone.
Et vous, comment gérez vous vos emails ?
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