Vous connaissez tous la rengaine du zéro papier et du tout virtuel ?
Pourtant dans notre quotidien nous avons encore trop souvent du papier pour encombrer nos bureaux et nos armoires alors que rien ne nous retient pour passer au virtuel.
Il y a 2 intérêts principaux :
- gain de place (utilisateurs de Kindle, vous savez de quoi je parle!)
- accès rapide et immédiat à tous vos documents
La cerise sur le gâteau ? C’est un petit geste écologique.
Nous imprimons des tonnes de papier, nous ouvrons des centaines de courriers chaque année et nous continuons à gaspiller ces ressources. Combien de temps passez-vous à faire cela au lieu de vous concentrer sur ce qui compte vraiment ? Votre famille, produire du résultat pour vos clients ?
Je me souviens d’une discussion que j’avais eu avec le dirigeant d’une PME il y a plusieurs années de cela. Il m’expliquait en quoi consistait son activité : il devait consacrer au moins une matinée de son week-end à traiter la paperasse. J’étais horrifié. Serait-on encore en 1970 ? Etait-ce le quotidien de tous les dirigeants ? Heureusement non. Il y a ceux qui aiment bien porter leur croix et se rappeler quotidiennement que le monde est dur et il y a les autres.
Dans ma quête de l’efficacité personnelle, je teste continuellement de nouvelles méthodes ou de petits changements pour me simplifier la vie. Voici un changement que j’ai effectué il y a bien longtemps et que je n’ai jamais partagé sur ce blog : le (presque) zéro papier.
Et oui, presque, car pour un certain nombre d’établissements le papier reste un moyen de communication de choix et parce que parfois il faut aussi répondre par papier mais je vais vous montrer comment ce genre de situation peut être une exception et non la règle.
En appliquant ce type de changement vous allez pouvoir augmenter de 4432 € votre revenu, ne travailler que 1h15 par semaine et toujours obtenir la meilleur table au restaurant*. Il arrive parfois que certains utilisent ce temps retrouvé pour égorger des petits chats, battre leur conjoint et vendre de la drogue à des enfants mais je ne pourrais ne être tenu pour responsable…
…ou vous allez simplement consacrer moins de temps à ces activités ennuyeuses !
Pour accomplir ce changement il vous faut plusieurs choses : des outils et une méthode. Les outils sont importants pour faciliter votre tâche au maximum. Pour le tout numérique, il vous en faut en fait 3 maximum.
Les outils
Voici ce que j’utilise pour supporter mon système sans papier.
Le premier, c’est un scanner mais pas n’importe lequel. Vous vous souvenez peut être de l’horreur qu’étaient les premiers scanner à main ? Vous avez eu le temps de regarder la trilogie du seigneur des anneaux en utilisant certains scanner à plat et numérisant les pages une à une ? Tout ceci est fini depuis bien longtemps. Ce qu’il vous faut, c’est un scanner rapide et précis. Ma solution, c’est un Canon P150.
Il scanne les pages recto/verso, est très rapide, supprime automatiquement les pages blanches et peut numériser les tickets de caisse et cartes de visite. La fonction que j’adore ? Il envoie directement le document numérisé vers ma base documentaire. Il existe d’autres modèles mais celui-ci est mon préféré car il est performant, peu encombrant et léger (9,5 x 28 x 4 cm ; 971 g ).
Ne classez pas, archivez !
Pour épauler votre scanner et éviter de faire l’une des 2 grosses erreurs avec vos fichiers : ne rien ranger du tout et ne rien retrouver ou passer du temps à tout ranger et ressembler à Rain Man, il vous faut un autre outil qui indexe automatiquement vos documents. Cet outil, c’est evernote. Il existe en version gratuite et payante.
Ce qu’il permet notamment, c’est de retrouver un document d’après l’un des mots qu’ils contient (même une image). Un outil idéal pour contenir votre base de documents et y accéder depuis n’importe quel périphérique.
Ne perdez rien
Le risque avec le tout numérique, c’est évidemment la perte de données. Ce risque existait bien entendu pour le papier mais ce n’est pas une raison pour être prudent. Pour palier à cela, il faut sauvegarder régulièrement mais vous savez comme moi que si c’est manuel, nous ne sauvegardons rien. C’est comme penser à épargner VS automatiser ses finances : 5 ans plus tard le premier se demande comment il n’a pu économiser 5 000 € alors que le second peut payer cash sa prochaine voiture (d’occasion bien sûr). Si vous avez déjà assisté à l’une de ces réunions où le responsable se rend compte que le beau système de sauvegarde en place n’a jamais été utilisé, vous voyez de quoi je parle.
Il y a 2 options qui s’offre à vous : une sauvegarde en ligne via Dropbox (ou un autre système) ou une sauvegarde locale. Idéalement, une combinaison des deux.
Pour la sauvegarde locale, j’ai choisi de prendre un NAS (voici un excellent modèle : Synology – DS-212J). C’est simplement un mini-serveur accessible depuis tous mes ordinateurs. Il contient tous mes fichiers et offrent de nombreuses capacités supplémentaires. Ce serveur est sauvegardé sur un autre disque chaque semaine et les données les plus importantes sont répliquées sur Dropbox chaque jour.
La méthode
Assez parlé outil, ce qui est intéressant, c’est de voir comment vous pouvez utiliser ce système.
Etape 1 : Trier votre courrier papier
Jeter tout ce qui ne doit pas être conservé et tout ce qui est inutile. Si vous avez un doute sur l’utilité d’un document, utilisez une boite de transition dans laquelle vous regroupez tous les documents sur lesquels vous avez un doute et que vous videz au bout de 6 mois / un an.
Etape 2 : Numériser
Mon système consiste donc à numériser tous les courriers entrants qui ont un intérêt, cela représente essentiellement les documents officiels. L’opération prend quelques minutes chaque mois.
Je numérise également tous les justificatifs de dépense pour ma société. Mon comptable est heureux, il ne reçoit plus de grosse boite de chaussure mais un beau fichier. L’opération prend également quelque minutes chaque mois.
Je numérise tout ceci une seule fois à la fin du mois pour gagner du temps. Pour numériser, c’est simple : j’ouvre le scanner (il est rangé le reste du temps). Je positionne les documents et je lance la numérisation. Lorsqu’elle est terminée, j’enregistre le fichier directement dans Evernote car le logiciel du scanner est malin et propose une fonction “Scan to evernote”.
Je peux ajouter des tags si nécessaire.
Etape 3 : Décider quoi faire de l’original
Une fois numérisé, il convient de décider quoi faire du document papier. Ma règle de conduite en résumé : je conserve les documents envoyés par les organismes officiels, je détruis le reste.
C’est fini.
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*Résultats non garantis
Crédit photo Prozac74