Esprit riche a lu : David Allen, Prêt pour l’action

Michael Ferrari Résumé de livre 1 Commentaire seulement !

Le nouveau livre de David Allen : Prêt pour l'action

Le nouveau livre de David Allen : Prêt pour l’action sort le 10 juin (Editions Leduc.s) : voici un résumé de cet excellent ouvrage sur l’efficacité personnelle.

Le résumé est un peu long, je vous recommande de prendre 15/25 minutes pour bien le lire car le livre pourrait vraiment booster votre productivité et faire baisser votre stress. Pour lire en diagonale, suivez les parties en gras.

Vous connaissez certainement Getting Things Done, dans lequel David Allen donnait les principes pour être productif. Depuis, l’auteur possède un retour d’expérience important qu’il propose sous forme de 52 stratégies. Note :  pour la petite histoire, lorsque j’ai écris mon article sur GTD en juin 2008,  j’avais appelé le livre « Prêt pour l’action ».

De nombreux sites parlent ou expliquent GTD ou ce qu’est GTD mais dans le fond, c’est très simple : il s’agit d’avoir un système qui créé de la discipline. Pour ne pas que la productivité repose sur la seule discipline d’une personne, David Allen conseille depuis toujours de créer des systèmes qui forcent à être discipliné. Il accorde une grande importance au fait d’être zen et maître de la situation pour pouvoir être efficace. C’est le côté « Force tranquille » du développement personnel par opposition au fait d’être réactif, nerveux et tout le temps sur le fil.

Autant dire qu’en abordant « Prêt pour l’action », je me demandais ce que ce cher David avait pu y mettre. Le titre du livre n’en dit pas vraiment beaucoup sur le sujet et il ressemble à une prolongation de GTD.

Prêt pour l’action est découpé en 6 parties qui regroupent 52 stratégies qui ont toutes le même objectif : être sereinement efficace !

Partie 1 : Libérer son esprit pour être créatif

Les gens créatifs se montrent plus productifs. Ils possèdent généralement un recul sur les évènements qui leur permet de trouver en eux-mêmes des ressources rares. Quelles sont les stratégies qui permettent d’être créatif ?

David Allen en propose 13.

Tout d’abord, il s’agit de faire le ménage pour être prêt à faire face à l’inconnu. On retrouve l’idée d’utiliser un carnet pour noter ses idées (voir “La puissance d’un cahier” ). La question de nos engagements est importante dans ce contexte : savoir se dégager des engagements sans remords et savoir exactement quels sont ceux que nous avons en ce moment sont 2 leviers pour être serein.

Libérer son esprit, c’est aussi savoir clairement où l’on est et ce que l’on fait. Beaucoup de gens ne savent pas expliquer simplement ce qu’ils font et ce que l’on attends d’eux. « En quoi consiste votre travail ? » est la première question qui permet de donner des priorités à nos tâches quotidiennes mais aussi à nos projets.

Il rappelle que la gestion de la charge de travail est très importante : les 5 phases à suivre sont Rassembler, Traiter, Organiser, Réviser et Faire.

Proactif vs Réactif : David Allen parle du fait d’anticiper les choses plutôt que de les ignorer et de gérer des crises plus tard. Bien souvent, on se charge de projets secondaires qui diluent notre concentration et notre sens des priorités. Faire le ménage est un moyen de faire apparaître ce qui est prioritaire.

Il insiste aussi sur le fait de ne pas faire travailler sa tête pour rien en voulant mémoriser tout un tas de choses. Il recommande d’écrire tout ce qui nous préoccupe et de libérer notre esprit. Il faut laisser de la place à la créativité. L’inquiétude est une perte de temps et d’énergie : ce n’est pas de l’action et l’action soigne la peur.

Enfin, ne soyez pas un robot créateur et suiveur de listes. Il s’agit aussi d’être souple et de prendre en charge ce que vous devez faire, qui vous préoccupe et qui n’est pas forcément sur vos listes. Il s’agit autant d’engagements non-écrits que d’activités plaisantes et relaxantes, bref ce qui décharge votre esprit et vous fait sentir mieux.

Partie 2 : Se concentrer de façon productive

La seconde partie s’attache à apporter de la clarté. Dans une situation donnée, si vous avez quelque chose à réaliser mais que le projet ou l’étape suivante semble floue, vous n’obtiendrez pas de bons résultats et avancerez dans l’inquiétude. Aussi, si le cas se présente posez vous la question : pourquoi est-ce que je fais ceci ? Prenez un moment pour vous réorganiser. Pour y arriver, rien de tel que de visualiser les choses, de les dessiner ou de les peindre.

La concentration est aussi suportée par le fait d’écarter les tâches inutiles : être occupé n’est pas être efficace (même si c’est un comportement souvent valorisé). On peut travailler des heures entières sur des choses totalement sans intérêts pour notre entreprise ou nos objectifs personnels. L’efficacité découle aussi de la clarté du but, de son sens profond. Typiquement, c’est la réunion du personnel qui a lieu chaque semaine par habitude et non par besoin.

Devenir invincible est simple : il suffit de vouloir faire de son mieux possible. C’est une attitude risquée et courageuse mais c’est le prix de la satisfaction. Mieux ne veut pas dire parfait. C’est une décision de faire du mieux possible dans la situation présente avec les ressources que l’on dispose. C’est une idée que j’affectionne particulièrement. Par exemple, vous devez faire une sauce pour les pâtes : comment faire en sorte qu’elle soit la meilleure possible ? Vous devez discuter avec un ami : comment faire en sorte d’avoir une meilleure conversation ?

La concentration est aussi liée à d’autres facteurs : être prêt en permance et connaitre ses ressources, mettre les choses en perspective pour dégager les véritables priorités, prendre le temps de réfléchir, être en paix avec les choses inachevées.

Il s’agit également de n’avoir qu’une seule chose en tête à un instant précis. Combien d’entres nous ont 2, 3, 5 idées ou sujets en tête à ce moment précis ? Devinez quoi : vous ne serez pas au mieux de votre efficacité tant que ce sera le cas. La meilleure analogie, c’est de penser au moment où vous essayer de séduire quelqu’un : vous allez consacrer 100 % de votre réflexion et de votre énergie pour atteindre votre objectif. Vous êtes l’objectif et rien ne vous distrait. C’est « l’état de grâce ».

Ce chapitre insiste sur le fait de renégocier avec soi même nos engagements et de ne pas se laisser perturber et devenir prisonnier de sa liste de tâches.

Partie 3 : Créer des structures qui fonctionnent

Pourquoi les routes sont balisées ? Car sans balisage il est beaucoup plus difficile de se déplacer. Pour cette raison, vous devez créer votre propre balisage. Il n’est pas question de discipline mais de démarche disciplinée. (Voir Comment se lever tôt) L’organisation n’est pas l’ennemi de la créativité. C’est une condition pour que la créativité s’exprime. Tout comme le peintre préparer et organise ses outils, vous devez vous préparer à être créatif.

David Allen aborde le fait de faire la différence entre l’entrepreneur (visionnaire) et le technicien (exécutant), notion que l’on trouve longuement présentée dans le « E-myth dont j’ai fait un résumé » (excellent livre). Le visionnaire note des idées, le technicien organise les listes. Il s’agit d’alterner ces rôles.

L’un des éléments de la structure qui maintient un esprit libéré, c’est de réviser chaque semaine ses objectifs et ses listes. C’est le temps nécessaire pour intégrer de nouvelles informations, c’est aussi une régularité intéressante par rapport au découpage de notre semaine de travail. Idéalement vous planifiez une ou deux heures le vendredi en fin de journée pour réorganiser les choses (réflexion, décision, tri). La plupart des gens pensent ne pas avoir le temps ou n’en voient pas l’intérêt : devinez qui est productif et serein dans l’histoire. Anecdote amusante, ce sont généralement ceux qui en ont le moins besoin qui sont le plus intéressé par ces techniques : ils sont déjà conscient et désireux de contrôler leur efficacité.

Chaque équipe ou famille est aussi faible que son membre le moins efficace. Par exemple si quelqu’un se sent submergé d’emails, c’est un signe qu’il ne sait pas les gérer et les prioriser. La conséquence, c’est que la communication va se degrader car les autres membres vont penser qu’il n’accordera pas beaucoup d’importance à leurs emails étant donné qu’il est déjà submergé. A terme, la qualité et la précision de la communication chute. Une communication de qualité est importante pour soutenir l’efficacité de l’équipe ou de la famille.

Un bon système est un système discret et peu consommateur. Vous n’y penserez que lorsqu’il ne fonctionne plus (un peu comme le bassiste dans un groupe de musique, personne ne remarque sa présence mais son absence se ressent tout de suite!). Votre système doit être simple et efficient : pas de classeurs qui se rempliront vites mais plutôt des chemises modulables.

La révision hebdomadaire est l’un des outils phares qui peut également servir à noter/penser à tout ce que l’on a pas fait : cadeau spontané, coup de fil à un ami, s’amuser… David Allen considère la révision hebdomadaire comme la ceinture noire du développement personnel. C’est la garantie que votre système perdurera et que vous n’allez pas vous réveiller un jour comme le PDG dont l’assistante vient de démissionner et qui ne sait même pas où trouver les numéros de téléphone de ses clients.

Plus qu’une liste de tâches, il s’agit de lister les projets. Acheter une lampe est autant un projet que racheter une entreprise. Les 2 nécessitent une liste d’actions. L’auteur évoque le fait de prendre du recul tout comme Stephen Covey le faisait dans son livre avec l’histoire du bucheron trop occupé à scier un arbre pour affûter sa scie.

Partie 4 : Se détendre et passer à l’action

Evitez le contrôle excessif qui s’exprime souvent par le micro-management. Les gens qui débutent dans l’organisation ont tendance à vouloir tout organiser pour éviter d’avoir à réfléchir : ceci est contre-productif. N’exagérez pas. Tout comme une liste de priorité ne vous donnera pas automatiquement un esprit serein, l’efficacité nécessite de l’improvisation en fonction des ressources disponibles. Une liste ne vous dira pas ce que vous devez faire à 10h45 avant la réunion de 11h.

Etes-vous en expansion (sur le plan personnel et profesionnel) ou en contraction ? Est-ce que vos actes augmentent votre potentiel ou est-ce qu’ils le diminuent ?

Une vision des choses intéressantes et marrante à la fois est de considérer son cerveau comme un serviteur un peu bête qui ne fait que rappeler ce qui doit être fait. Au lieu de se laisser harceler par son cerveau, donnez lui une tâche à accomplir à la fois. Utilisez son côté intuitif.

Comment envisager l’inconnu de façon productive ? Reconnaissons une chose : malgré  nos plannings et nos systèmes rien ne se passe comme prévu, c’est la vie. Il s’agit d’anticiper ce qui pourrait poser problème et d’envisager votre réaction.

Débarrasser-vous des choses où votre coeur n’est plus à l’ouvrage, ayez confiance dans votre capacité d’apprendre et d’agir, déclinez les projets long-terme en étape court-terme (éviter le ASAP). Les petites choses font la différence : entre être largué et être serein, seules quelques actions diffèrents. Gardez la dynamique car il est toujours pus facile d’avancer lorsque on bouge déjà. Si vous êtes débordé, prenez le contrôle. On n’a jamais vu un conducteur être malade en voiture !

Partie 5 : Se rappeler les principes de base

La dernière partie est très intéressante : c’est un condensé de la méthode GTD. Vous y trouverez le schéma fondateur pour traiter les informations. Sur 10 pages, il y a tous les éléments pour rester productif : Détails des 5 phases Rassembler, Traiter, Organiser, Réviser et Faire. La planification naturelle (comment bien planifier les choses) et la révision hebdomadaire.

C’est certainement la partie sur laquelle je reviendrais régulièrement.

Conclusion

Le livre est court mais bien plus digeste que S’organiser pour réussir. J’ai bien aimé son côté directement applicable. Il parle beaucoup des principes et possède un côté développement personnel plus marqué que GTD. C’est un guide pratique de l’efficacité qui aborde en 2 ou 3 pages chacune des 52 stratégies. J’ai trouvé un peu dommage que chaque stratégie soit survolée.

J’y ai trouvé un subtil mélange de  E-myth de Michael Gerber, 7 habitudes de Stephen Covey et de la Semaine de 4 heures de Tim Ferriss.

A la fin de chaque stratégie, 3 questions sont posées : elles serviront à tirer la substance du livre et y répondre s’avère un véritable exercice dont il serait dommage de faire l’économie.

Le livre se concentre sur « comment » faire les choses le mieux possible et prend aussi en compte le « pourquoi » les faire qui était l’un des principaux reproches fait à GTD. Moins révolutionnaire, ces principes sont toutefois très complémentaires aux conseils de « délégation extrême » que l’on peut trouver ailleurs.

Autant le reconnaître sans détours : les principes du livre ne seront pas inédits pour les adeptes du développement personnel. Pour autant, entre savoir et faire il y a un monde que ce livre pourra peut-être vous aider à combler. Si ce qu’il dit est simple, c’est loin d’être simpliste. En plus, ce n’est pas moins que David Allen qui vous propose son aide : ça ne se refuse pas !

Si ces principes étaient appliqués, les managers seraient beaucoup plus efficaces et moins stressés. Je peux vous garantir un truc, en lisant ce livre vous apprendrez des choses et serez plus productif. Ça vaut la peine de lire ce livre non ?

Comment tirer le maximum du livre ?

  1. Achetez-le (pour moins de 15 €, il n’y a même pas à réfléchir)
  2. Lisez-le en prenant des notes sur ce qui vous vient à l’esprit
  3. Répondez aux questions du livre par écrit

L’exercice devrait vous prendre 4 heures (faites ça un dimanche) mais les bénéfices potentiels sont énormes.

Commentaires 1

  1. Jupiter

    Merci pour ton article c’est un bon résumé.
    Pour la petite histoire, comme beaucoup je me suis fait avoir car ce n’est pas un « nouveau livre » il est paru aux éditions transcontinental en Francais au minimum en 2006. Je l’ai acheté en 2008 alors que je cherchais désespérément une traduction Francaise de GTD. A sa lecture j’ai trouvé qu’il n’avait pas apporté beaucoup par rapport à GTD. Il faut dire que le livre est une telle mine, tellement innovant que pour faire mieux cela va etre difficile. Mais pret pour l’action est pour moi, un bon résumé de base. Une sorte de reflexion philosophique sur l’organisation et ce qu’on veut en faire. C’est un peu l’introduction de GTD en mieux.

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