Comment être plus libre dès aujourd’hui : Apprenez à dompter votre boite email

Michael Ferrari Développement personnel, Devenez plus efficace 11 Commentaires

J’ai réalisé quelque chose qui m’ennuyait depuis longtemps : la manière dont l’email a pris le contrôle de ma vie (et je suis certain de la vôtre). L’effet s’est surtout senti sur l’année dernière. Quel est l’intérêt de parler de liberté ou d’indépendance si c’est pour être l’esclave de sa boite email ? Voici mon plan pour reprendre le contrôle, devenir plus efficace et être enfin serein.

Une partie de ma routine de début d’année consiste à re-tester mes valeurs. Cela signifie concrètement faire un exercice pendant lequel j’évalue les valeurs qui me sont les plus chères. Le bénéfice de faire cela c’est évidemment de vérifier si les valeurs que l’on pense être nôtres le sont bien. Si des évolutions ont lieu cela permet d’adapter notre vie pour qu’elle soit cohérente avec nos valeurs. Si vous avez un malaise profond dans votre vie, le manque d’alignement entre vos valeurs et votre vie en est souvent la cause. Dans le pire des cas il s’agit d’un rappel, un peu comme le flash du radar qui vous rappelle que vous roulez trop vite. Il y a des valeurs qui reviennent souvent et donc qui ne vous surprendront pas mais les 3 valeurs qui me sont le plus cher sont :

  • liberté
  • responsabilité
  • sincérité

C’est pour cette raison que mes peurs les plus fortes sont de reprendre un contrat salarié où je devrais être présent de 9h à 18h comme à l’école, d’avoir à travailler avec des personnes irresponsables (qui ne sont pas ici pour leurs compétences mais par piston/diplômes/castes/autres ou qui sont là pour passer la journée au chaud) ou encore de côtoyer des personnes qui ne sont pas sincères. Le top étant un joli combo de tout ceci 🙂

Pour avoir étudié la philosophie stoïcienne et en être un admirateur, la liberté ne signifie pas seulement l’absence ou le fait d’avoir un minimum d’obligation, c’est aussi le fait de jouir (oui c’est un verbe!) d’une certaine tranquillité. Ce concept de tranquillité est important mais il est souvent mal compris tout comme le terme stoïque l’est. Etre stoïque (selon la philosophie, pas selon le dictionnaire) ne veut pas dire rester de marbre en toute circonstance, cela veut simplement dire éviter les réactions excessives qui d’ailleurs paraissent souvent ridicules après coup. Vous voyez le type qui s’excite tout seul dans sa voiture parce qu’il voulait la place de parking que vous avez pris ?

La tranquillité ne signifie pas non plus qu’il faille éviter les responsabilités. Parmi les stoïciens à Rome, il y avait un empereur et un conseiller à la cour impériale (Sénèque) et c’est bien ainsi que je l’entends. Le mot tranquillité peut être associé à l’image d’un ermite vivant à la montagne dans une cabane en bois mais il n’en est rien, on pourrait le comprendre comme « sérénité ». Il s’agit surtout de pouvoir exercer son pouvoir de décision pour savoir quoi poursuivre.

La 8ème plaie d’Egypte… l’email ?

J’aime bien rendre dramatique nos problèmes modernes (surtout qu’il y aurait en fait 10 plaies et donc l’email serait la onzième!) mais l’email est devenu un problème pour moi. Pour la faire simple et courte, je lis tous les emails je reçois parce que j’aime avoir vos idées et remarques mais je ne peut y répondre par manque de temps.

Pendant longtemps cette situation m’a gênée parce qu’évidemment je souhaiterai répondre et aider (syndrome du bon samaritain) le plus de monde possible. J’éprouvais aussi une légère culpabilité quand à l’idée de laisser un email sans réponse. Et il n’y a pas de solutions car déléguer mes emails à un assistant ne serait pas plus satisfaisant pour ceux qui me contactent. Le forum est en partie là pour cela mais ce n’est pas une solution entièrement satisfaisante. Bien souvent les questions que je reçois sont très simples ou alors trop générale c’est le « Que faire avec 10 000 €« . Autant me demander si vous devez prendre le fromage ou le dessert à la cantine 🙂 Le problème avec ce type de question c’est qu’il m’est impossible d’y répondre de manière satisfaisante parce que c’est trop vague mais aussi parce que celui qui se pose ce type de question n’en est qu’au début de sa réflexion financière. Il faut qu’il progresse avant tout.

Mieux gérer ses emails n’est pas non plus suffisant. Je suis un expert lorsqu’il s’agit de toutes les techniques d’optimisation des emails pour les avoir toutes étudiées et mises en oeuvre ces 4 dernières années ; et elles marchent lorsque le flux est raisonnable. Imaginez que la gestion des emails est comme un système qui régule le débit d’un fleuve que cela soit un barrage ou une écluse. Cela marche bien tant que le débit est raisonnable. Le jour où de fortes pluies tombent, le système est débordé. Il ne s’agit donc plus d’optimiser le système mais de le changer.

Il est arrivé que certaines personnes réagissent mal parce que je ne répondais pas. Typiquement elles se sentent vexées et me réécrivent pour me manifester leur mécontentement. Si je peux comprendre qu’elles espèrent une réponse, vous voyez comme moi que c’est une réaction qui ne fera pas avancer le sujet mais surtout je n’ai absolument pas envie d’être en contact avec qui personnes qui réagissent de manière infantile. Pour bien comprendre ce que je dis, essayez de vous remémorer la dernière fois où quelqu’un vous à demandé quelque chose et où vous avez dit non et que cette personne est partie bouder ou vous a fait un cinéma. Je souhaite avoir des relations d’adulte à adulte où chacun progresse.

Bien entendu une part importante des emails que je reçois vient de personnes qui ont quelque chose à vendre. Une partie vient de régies publicitaires sur des sujets totalement horribles et inutiles comme les options binaires ou le forex ou encore pour vanter une marque ou une autre. Ce type de demande n’est jamais satisfaisante car ce sont des gens stressés et pressés d’obtenir un canal supplémentaire pour dépenser l’argent de leurs annonceurs et ils ne prennent jamais le temps de regarder si mon blog correspond à leur produit (les options binaires, vraiment ???!!?). S’il m’est arrivé de faire quelques articles sponsorisés lorsqu’il y avait un minimum d’intérêt, l’expérience est globalement peu satisfaisante et l’argent n’est pas une raison suffisante pour me bouger et écrire 300 mots.

L’autre partie vient de toutes les personnes qui lancent leur produit sur internet. Ce type de demande est en pleine explosion et il m’est évidemment impossible d’y répondre favorablement à chaque fois. Il y a plusieurs obstacles pour moi. Le premier c’est lorsque je ne connais pas la personne. S’il a bien suivi les cours de marketing il sait qu’il faut prendre contact 15 jours à un mois avant le lancement de son produit (et non 2 jours avant) mais je trouve cette pratique largement insuffisante parce que je ne connais toujours pas la personne. L’autre difficulté c’est lorsque le produit ne correspond pas à ce qui est susceptible de vous intéresser (qui veut apprendre à dresser son chien ici ?). Le dernier point, c’est que généralement il est impossible de voir le produit avant. C’est l’asymétrie de l’information et cela crée beaucoup d’hésitation chez celui qui doit décider. Globalement j’accorde beaucoup plus de crédit à quelqu’un que je connais qui sort un produit qui va vous plaire même si je n’ai pas vu ce produit qu’à quelqu’un que je ne connais pas qui sort un produit qui va également vous plaire même si je vois le produit. C’est exactement comme Warren Buffett qui choisi ses investissements en partie en fonction de l’équipe dirigeante ou comme une équipe d’investisseur sélectionne les entreprises auxquelles elles vont donner du capital sur la base de l’équipe. Il s’agit d’une histoire d’Homme au bout du compte. Etant donné que l’argent n’est pas mon moteur principal (si vous en doutez ne lisez plus ce blog 🙂 ), je n’ai aucune envie ni besoin de participer à chaque lancement que je reçois.

Bon alors tu accouches ?

Pour toutes ces raisons, l’email devient un obstacle dans la poursuite de mes objectifs et la transition principale consiste à faire plus de rencontres en réel et à avoir des échanges de qualité pour mieux vous servir. Répondre à un email peut parfois faire en sorte que la personne suive votre conseil ou ouvre un peu plus son esprit mais la voir et discuter est bien plus puissant et satisfaisant. Si certains d’entre vous trouvent cet article égoïste, c’est parce qu’il l’est.

Tout ceci pour arriver aux ajustements que je veux faire dans mon système. Le premier c’est de consacrer moins de temps à mes emails. Cela signifie lire tout ce que je reçois car j’adore votre feedback sans avoir l’obligation de répondre. La disposition principale consiste à avoir un email type sous la main en fonction des demandes que je reçois pour ne pas que les demandes restent sans réponse et recevoir des relances. La seconde disposition c’est d’être plus sélectif dans les contacts. Cette sélection se fera principalement sur les valeurs que l’on partage et que je souhaite retrouver chez mes contacts :

  • liberté : libre de leurs mouvements et dans leurs idées. Préfèrent la liberté à la sécurité.
  • responsabilité : assument leurs vies et leurs décisions. Sont orientés développement et action.
  • sincérité : sont passionnés par ce qu’ils font et sincères dans leurs actions. Du genre à bosser le week-end sur leurs projets.

Ces valeurs ne sont pas évidentes à percevoir de prime abord mais l’expérience fait qu’il existe des mots et des questions pour les déceler. Fut un temps où j’atteignais sans difficulté l’un des préceptes GTD qui consistait à avoir une boite email vide à la fin de la semaine. Je veux y arriver à nouveau. J’espère que vous pourrez m’aider 🙂

Commentaires 11

  1. Grégory

    Salut Michaël,

    C’est article est une belle illustration de 3 valeurs qui sont tiennes, et que tu rappelles au début. On dirait qu’il a vraiment été « bâti » autour.

    Je ne suis qu’un « tout neuf » dans le monde du blogging, mais une idée me vient : ne pourrais-tu pas continuer à lire les mails comme tu le fais (et aimes le faire), centraliser les questions qui se rejoignent et, une ou deux fois par mois par exemple, organiser une web conférence où tu y répondrais ?
    Ou alors proposer régulièrement des « webinars » où tu répondrais aux questions que tes lecteurs réserveraient pour ce créneau, et te poseraient en direct ?
    Il y aurait peut-être plus de « contact », qui te permettrait de mieux cerner les gens qui te sollicitent… ?

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  2. dev

    Ce n’est pas bon de laisser un émail sans réponse ou de se comporter d’une manière que les gens pourraient prendre comme rejet. Les plus égoistes chercheront la vengeance. Regarde ce qui se passe sur les sites qui donnent la possibilité d’évaluer un produit ou service. Un client insatisfait peut influencer beaucoup de monde. En revanche tu peux être ferme (ou même dur), si tu donnes un point de vue acceptable. Il faut que tu expliques pourquoi tu fais quelque chose qui pourrait passer comme désagréable.

    Voilà mes propositions:
    -Un assistant virtuel qui fera le tri et gérera les émails faciles.
    -Une page FAQ qui répondra aux questions fréquemment posées.
    -Des emails modèles et de règles de filtrage de la méssagerie.
    -Un charte de collaboration/contact, bien visible sur ton site. Ceci est pour moi le plus important. Là tu expliques comment tu travailles, et tu définis ta politique de contact et de collaboration.

    Exemples de politique:
    Le titre d’un email doit donner l’idée du contenu et aider le filtrage. Un email avec titre « immobilier: location saisonnière à Bayonne » sera traité tandis que « j’ai un problème immobilier » devra recevoir une réponse d’émail modèle. Tout ce qui n’est pas conforme à ta politique doit renvoyer à la charte ou à la page FAQ.

    Pour tous ceux qui te proposent des idées super-géniales qui réussiront à tous les coups, il faut un filtrage: par exemple, demande-leur de s’engager avec une somme même symbolique. Si tu l’écris sur ta charte tu te débarasseras de la moitié de harceleurs. Celui qui est si sûr qu’avec son idée peut gagner des millions, mais ne peut pas se débrouiller pour trouver 100E pour s’engager est une perte de temps. N’hésite pas à demander des « credentials » aussi.

    Un bon filtre (qui limite les automatismes surtout des nouveaux haters) est un mot de passe (par exemple le 20ème mot de la page 5 d’un pdf qui doit être téléchargé). Pas de problème pour les anciens qui le connaissent déjà et pas une grande contrainte pour les nouveaux qui sont sérieux et comprennent la raison de la demarche.

    Il y a aussi une chose qui n’est pas politiquement correcte, mais pragmatique: beaucoup de choses dépendent de ta position. Il y a une différence entre « solliciter » et « être sollicité ».
    Si tu sollicites l’aide de quelqu’un qui peut faire avancer ton affaire (un mentor, journaliste etc) et qu’il te répond « contacte moi sur mon skype pour en discuter », il serait une connerie de lui répondre « je n’utilise pas skype, parce que j’ai entendu que question securité c’est pas le top et blabla…. »

    En revanche si tu es sollicité tu peux imposer certaines conditions.

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  3. Arnaud

    Il y a de beaux commentaires biens détaillés.
    Ce ne sera pas mon cas.
    Répondre à tous les mails, c »est facile au début, et même très agréable. On peut vite se faire déborder les jours d’affluence, c’est compréhensible.

    Je ne suis pas certain qu’il y ai une solution miracle. J’ai parfois été déçu de ne pas avoir eu des réponses à mes mails, mais cela reste compréhensible.

    Pour les non professionnels, on blogue on se fait plaisir, on travaille et il est difficile de satisfaire tout le monde.
    plus le temps passe et plus le volume à traiter est important.

    bonne continuation

  4. dev

    L’essentiel est que les emails inutiles ne puissent pas arriver jusque dans sa propre messagerie. Qu’ils soient gérés au niveau d’un filtre et pas au niveaux d’un traitement. Ou au moins au niveau d’un assistant qu’il vous transmettra seulement les emails importants.

    Par exemple:
    Sur l’ onglet Contact il y aura toutes des options de contact/collaboration (signaler un problème, demander un conseil, demander un partenariat, écrire un article invité, proposer son témoignage/une idée, contact par les média etc) et quand vous cliquez sur une option, elle vous dirigera (selon le cas) soit sur la page de FAQ soit sur l’article approprié de la Charte.

    La FAQ (au cas où vous n’avez pas trouvé réponse) et la charte après le clic de confirmation (qui indique que vous avez accepté le contenu) doit vous diriger vers le formulaire de contact.

    Puis (selon le volume des emails que vous recevez) les messages seront dirigés vers un assistant ou dans votre boite.
    La charte doit être brève, sinon l’utilisateur la confirmera sans la lire et vous aurez peut-être un email inutile de plus auquel vous devrez répondre avec un email type (de remerciement ou de redirection vers la FAQ/Charte).

    Si un email ne respecte pas votre politique, mais vous voyez une opportunité il faut le gérer avec une réponse complète en rappelant votre politique (liens vers la charte).

    Le problème qui se pose dans le cas d’un assistant est: prendre un assistant virtuel qui dans la plupart de cas ne connait pas bien votre affaire pour donner des réponses personnalisées ou embaucher une personne polyvalente (même part-timer) qui vous aidera dans beaucoup de choses?

    J’ai opté pour une sécretaire polyvalente (informatique, langues etrangères, connaissances commerciales, disponibilité de voyage etc), car une personne virtuelle est un traiteur de procedures à distance tandis qu’une personne en chair et en os peut devenir votre bras droit.
    Sans compter que ma secretaire voyage souvent avec moi et espère un jour m’ epouser, ha, ha…

    PS Je ne suis pas submergé par les emails, sinon je n’aurais pas le temps d’écrire de longs messages ici.

  5. Fabrice

    Ma technique pour avoir une boite mail vide :
    – si mail intéressant ou très courtois je répond immédiatement quand je consulte
    – sinon (mail discourtois, demande de partenariat sans intérêt pour moi, etc) je supprime

    Par le passé je trouvais mal poli de supprimer et je répondais tjs quelque chose.

    Mais svt ça a pour effet d’occasionner une réponse et au final c’est des échanges interminables et de la perte de temps.

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  7. Julien

    Merci pour cet article Mickael.

    En tant qu’expert revendiqué de la gestion des emails au flux normal, que conseillerais tu pour avoir une boite mail vide chaque fin de semaine ?

    Encore merci pour tout.

    Ju

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