La méthode GTD : Getting Things Done – Prêt pour l’action

Michael Ferrari Développement personnel 27 Commentaires

Getting Things Done est davantage une méthode d’organisation personnelle qu’une méthode de gestion du temps. C’est une méthode connue et reconnue. Autrement dit c’est de la bonne ! 🙂

Je pourrais d’ailleurs plutôt traduire le titre par « Faire en sorte que les choses soient faites » mais c’est un peu trop long, d’où le choix de « Prêt pour l’action ». Vous m’avez compris. Le titre officiel en français c’est « S’organiser pour réussir ».

Force est de constater que l’organisation personnelle est souvent… non optimisée. Le manque d’organisation peut vraiment réduire votre efficacité.

Dans les conseils qui ont vécu on trouve, par exemple, la To-do-list. La to-do-list (simple liste des choses à faire) est un peu ce qu’est l’huile d’olive à une salade : indispensable mais très vite limité.

L’auteur se fait un plaisir de démonter les mythes sur l’organisation personnelle mais la méthode GTD propose d’aller plus loin que ça. C’est une véritable remise à plat du fonctionnement quotidien.

David Allen, son auteur, est un coach qui a développé et surtout appliqué sa méthode dans de nombreuses entreprises et sur de nombreux managers. Il travaille dans ce domaine depuis une vingtaine d’années.

Cette méthode n’est pas nouvelle dans le sens où elle est déjà connue aux États-Unis mais son application est toujours délicate. Il n’est jamais évident de changer de mode de fonctionnement d’un coup, surtout lorsque le contexte ne s’y prête pas (projet en cours, mise en production imminente…).

La méthode GTD se définit par des principes très simple et assez facile à appliquer. Il nous explique qu’il change complètement le mode de fonctionnement d’un manager en 1 à 2 jours (souvent à l’occasion d’un week-end). Getting things done vous propose d’en finir avec l’urgence et le rôle de pompier.

Ce que j’ai retenu de la méthode :

– elle ne s’appuie pas sur une technologie, vous pouvez l’appliquer quelque soit votre outillage (PDA, papier…),

– vous pouvez en appliquer les principaux conseils rapidement,

– la méthode s’occupe du « comment » mais jamais du « pourquoi ». Il est parfois beaucoup plus efficace de vérifier le pourquoi avant de se demander comment le faire.

Je ne vais pas vous faire un résumé du livre qui est assez dense, j’ai plutôt choisi de vous présenter les quelques éléments que j’applique tous les jours.

Collecter

Lors de la réception d’email, la méthode GTD propose de suivre une série de questions afin de traiter rapidement vos mails. Le but c’est de prendre rapidement une décision. Encore une fois, la méthode ne parle pas de réduire ses mails mais de comment les traiter rapidement. Si vous recevez 200 mails par jour, GTD améliorera peut être votre triste sort mais il faudra surtout songer à réduire le nombre de mails !

Vive la boîte vide

L’un des éléments que conseil David Allen, c’est de régulièrement vider votre boîte mail. Pour beaucoup d’entre vous cette idée peut paraître saugrenue mais je vous assure que le fait d’avoir sa boîte mail vide permet d’avoir un sentiment de contrôle incroyable : vous n’aurez plus l’impression de crouler sous les mails et cela vous obligera à prendre une décision sur chacun de vos mails.

Je vide complètement ma boite au moins une fois par semaine (si par hasard des choses s’y sont accumulés).

Chaque vendredi soir, je pars avec l’ensemble de mes mails traités et je suis beaucoup plus serein !

SI un mail prends moins de 2 minutes, traitez-le. Inutile de garder en tête le fait qu’une réponse doit être donnée si vous avez déjà la réponse.

Écrire tout ce qui vous passe par la tête

J’en avais parlé dans un article pompeusement appelé « La puissance d’un cahier » mais ce simple conseil peut vraiment faire la différence : ayez toujours à disposition un carnet afin d’y noter vos idées. Je n’ai pas d’agenda et j’utilise un cahier que je trouve beaucoup plus souple.

Le but c’est de ne pas garder ce que David Allen appelle des boucles ouvertes « Open loop ». Une boucle ouverte est une idée ou une chose que vous devez faire et à laquelle vous pensez régulièrement :

– « je dois passer poster ma lettre »,

– « je dois prendre rendez-vous chez le médecin ».

Ces boucles consomment votre énergie et votre attention. Le seul moyen pour arrêter ça c’est de l’écrire sur un support auquel vous faites confiance. Typiquement, inutile de prendre un PDA si vous n’êtes pas familier des outils technologiques et que vous hésiterez à vous en servir. Restez simple.

Quelle est la prochaine action ?

Cette question peut vraiment être significative. Combien de fois une réunion ou une discussion se termine sans que personne ne sache ce qu’il faut faire.

Cela produit un effet dramatique (j’exagère à peine!). A la réunion suivante, il y a toujours quelqu’un qui s’attend à ce que les choses soient faites… sauf que rien n’a été clairement défini.

Pour chacun de vos mails, chacune de vos réunions, demandez-vous : quelle est la prochaine action ?

David Allen parle bien d’action physique, pas d’étape.

Par exemple, ne mettez pas « m’occuper du jardin » mais « aller chercher de l’essence pour la tondeuse ». L’action doit être précise.

GTD est la méthode d’organisation personnelle de référence. Si vous sentez que vous êtes un peu submergé, je vous recommande de creuser le sujet en suivant ce que dit le livre.

GTD est disponible en français sous le nom : »s’organiser pour réussir ». N’attendez plus !

Ressources :

Getting Things Done sur Wikipedia

Groupes GTDfr sur yahoo

Plugin GTD pour Gmail

Remember the milk : gestion de to-do-list

Commentaires 27

  1. Gail

    Youpi ! Un article sur mon livre préféré !

    Je confirme qu’il n’est pas évident de changer ses habitudes. Dans mon cas, après avoir lu le livre une première fois, j’étais surexcitée à l’idée d’appliquer tous ces bons conseils et ça a fonctionné une semaine mais j’ai fini par revenir machinalement à la fameuse liste de choses à faire. Donc j’ai relu le livre et j’ai adapté les conseils et les processus décrits à ma façon de travailler et de vivre : ça a mieux fonctionné et plus longtemps. Je me suis à nouveau laissée aller et je sens qu’il est temps pour moi de relire ce livre une fois pour toutes.

    C’est un livre super, j’en suis fan et je conseille à tous ceux qui se sentent débordés en permanence de s’en inspirer pour améliorer leur organisation et se débarasser du stress inutile.

    David Allen fait référence à « mind like water » qui serait un principe issu du karaté. Quand on lance un caillou dans l’eau, l’eau réagit proportionnellement à la taille du caillou et à la force avec laquelle il a été lancé. Lorsqu’un nouveau projet vient s’ajouter à notre immense listes de choses à faire et de projets en cours, on a tendance à sur-réagir (on s’énerve et on se stresse inutilement) ou à sous-estimer le temps et les efforts nécessaires (ce qui conduit à un stress de dernière minute qui aurait pu être évité si l’on s’était mieux organisé). Beaucoup de stress inutile serait éliminé si l’on réagissait de façon adéquate à tout nouveau projet. Ce principe de « mind like water » est tout aussi important que la méthode d’organisation décrite dans le livre d’après moi.

    Bonne lecture !

  2. Post
    Author
    Michael

    Très bon livre en effet 🙂

    Merci pour le rappel sur l’idée de « Mind like water ». C’est une image très parlante qui force à prendre du recul : « ma réaction est-elle appropriée? ».

    Le côté le plus dur c’est d’appliquer la méthode, comme tu le dis les travers reviennent vite et ça demande une certaine discipline: il faut que les bénéfices soient au rendez-vous pour que la personne soit motivée et avec GTD ils le sont !

  3. Guillaume

    Je suis en cours de lecture ce livre qui me semble très pertinent par rapport aux autres conseils en organisation.

    En plus il est truffé de citations. Ma préférée en ce moment : « Rule your mind or it will rule you » Horace

    Traduction approximative : Domines ton esprit ou il te dominera !

  4. Mogore

    J’ai lu aussi Ready for anything, et je le trouve plus concret, et plus facile d’approche, pour les débutants….mais il n’est pas traduit en français

  5. Pingback: Ma voisine millionnaire » Blog Archive » La méthode GTD, la méthode qu’il vous faut!

  6. Pingback: I Love Miage

  7. Anonyme

    Je l’ai lu. Je commence à le pratiquer. Je trouve ce livre très pertinent et je le recommande à ceux qui veulent réellement changer leur organisation pour être plus efficace

    1. Post
      Author
  8. odenis

    oui j’aimerais beaucoup avoir ton retour car ma mise en place de GTD reste « laborieuse », bref une véritable discipline à la limite de « l’automatisme » qui n’arrive pas à prendre chez moi. Utilises-tu des planning/routines/rituels ?

  9. OJL

    Bonjour,

    Personnellement, après 1 an 1/2 d’utilisation de la méthode, et des tentatives d’utilisation d’outils informatique, je suis retourné à l’utilisation du papier.

    Les choses n’étant pas satisfaisantes, j’ai découvert il y a pu un cahier tout nouveau, l’Orgabook, qui reprend vraiment la méthode, en y incluant la revue des altitudes.

    Je le conseille à tous ceux qui apprécient l’efficacité du travail sur papier.

    A cela j’ajoute un certain nombre de routines. Une revue hebdomadaire de 2h et une revue quotidienne (dans le train) de l’orgabook pour savoir ce que je vais prioriser dans la journée.

  10. vince ve

    Merci pour l’article, c’est une bonne extraction des points intéressants du livre.
    Pour les outils informatique et ceux qui arrivent à penser face à un écran, je vous conseille :

    Pour centraliser toutes ses taches, emails, pages internet, fichiers divers : things (cultured code)

    Pour centraliser vos projets, penser visuellement, vider votre tête, rien ne vaut curio (zengobi) : mindmap, outline, tableaux, organigrammes, bibliothéques de fichier, maquettage …
    Un peu complexe au début, c’est le meilleur outil de réflexion que j’ai pu utiliser après une longue traque.
    En le synchronisant avec ical, on peut retrouver tout ce qui est vrai tache dans things

    Merci encore

  11. Guillaume

    Bonjour,
    Excellent résumé de la méthode GTD que je pratique depuis bientôt 2 ans.
    La difficulté principale dans GTD, c’est de trouver un outil pour implémenter la méthode, et surtout de s’y tenir!
    Il existe tellement de possibilités, entre logiciels desktop, applications nomades ou solutions papier…
    Pour moi, les points clés sont la collecte, les contextes, la gestion des actions par projets et surtout, surtout la revue des altitudes.
    Pour bien implémenter GTD donc, l’outil idéal doit permettre a mon sens de pouvoir appliquer ces points clés.
    Je rejoins OJL sur l’Orgabook, c’est vraiment un excellent outil qui permet de mettre en place la méthode rapidement.
    Pour les accrocs de l’iPhone, Omnifocus ou Things font bien le job, mais doivent être complétés car pas de possibilité de définir les altitudes.

  12. Roms

    Bonjour,

    un petit mot pour vous informer de l’ouverture de ma boutique qui ne propose que 4 produits : des cahiers et carnets dédiés à la méthode GTD… découvrez les ici : http://blocs.wizishop.com

    Je sais, c’est de la pub, c’est mal… mais c’est utile ? 🙂

  13. Pingback: Comment être plus libre dès aujourd’hui : Apprenez à dompter votre boite email | Devenir riche à votre manière

  14. Pingback: Comment être plus libre dès aujourd’hui : Apprenez à dompter votre boite email | Communauté du développement personnel

  15. Léna

    – la méthode s’occupe du « comment » mais jamais du « pourquoi ». Il est parfois beaucoup plus efficace de vérifier le pourquoi avant de se demander comment le faire.

    Très beau lapsus !!
    SI je ne me trompe pas, il aurait fallu écrire « il est plus efficace de vérifier le « comment » (on en est arrivé là) plutôt que le « pourquoi » (on procastine)
    Sans doute ici il y a des raisons (mais inconscientes), le « pourquoi » donc, à procastiner.

    1. Post
      Author
      Michael

      Pour reformuler, je dirais qu’il faut se demander pourquoi l’on fait l’activité avant de se demander comment nous allons la faire 🙂
      Tu as raison sur le fait que l’on procrastine pour une (ou des) raison(s). Répondre à pourquoi l’on souhaite réaliser la tâche est l’un des meilleurs outils pour ne plus procrastiner.
      Tout est expliqué dans ma formation Efficacité Zen : http://efficacitezen.fr/

  16. Vanille

    Ce livre a changé ma vie ! De feignasse absolue je suis passée à feignasse qui bouge de temps en temps !

    Un grand pas quant on sait que la procrastination, c’est dur à combattre.

    Le seul soucis : Je trouve qu’il est un peu difficile à lire dans le sens où j’ai du relire plusieurs passages avant de voir de quoi il s’agissait.

    J’ai écrit un article sur mon blog à ce sujet : http://insolence-triomphante.net/comment-jai-reussi-a-arreter-de-procrastiner-avec-la-methode-gtd/

    J’y explique les trois principes qui m’ont le plus marqué 😉

    1. Post
      Author
  17. Samia

    Merci pour cet article très intéressant ! La méthode GTD est géniale je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps au travail mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable
    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.
    http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

  18. Samia

    Faites juste une recherche Google et vous verrez que c’est vraiment pas une arnaque. Désolée que ce message fasse spam. S’il vous dérange vraiment, vous pouvez l’effacer.

    Samia

  19. vallin

    Il existe une autre solution à la gestion des tâches:

    une application vient d’être proposée au marché sur App Store (Apple) et Play store (Android)
    Elle s’appelle TimeGene, fonctionne sur tablettes IPad et Android et est basée sur une vision totalement nouvelle du Temps.
    Vous rappelez vous les frises historiques de votre enfance à l’école ?

    TimeGene vous propose de transformer vos différents agendas en autant de frises temporelles. Vous pouvez d’un doigt naviguer le long de votre agenda, vous rendre à la date que vous voulez, zoomer pour accéder à d’autres échelles de temps, déplacer/copier/coller les événements d’axe en axe, donnez des codes couleurs à vos événements…

    Concernant la gestion des tâches:
    – Deux tapes à n’importe quel endroit de l’axe vous permettrons de créer un évènement.
    – Cochez la case « todo » et votre événement sera placé sur un axe spécial qui recense l’ensemble des événements dont la case todo est activée.
    – A chaque instant, cadencé dans le temps sur l’axe des « Todo », vous disposez de l’ensemble des tâches que vous avez programmées, quel que soit leurs thèmes (c’est à dire l’axe ou elles se trouvent)
    – travaillez directement sur l’axe des « todo », toute modification de la tâche (saisie de commentaires, attachement de liens, ou de documents) sera effectué aussi sur l’événement source.
    – une fois la tâche réalisée, supprimez la de l’axe  » todo ». L’événement source sera conservé avec ses modifications sur son axe source.

    D’un point de vue électronique, la méthode GTD « Getting Things Done » est parfaitement utilisable. Il vous suffira pour cela de créer les axes de classement ad-hoc, et de passer les tâches d’axes en axes. Mais il me semble que TimeGene va plus loin…

    TimeGene propose de nombreuses autres fonctions utilisant sa vision du temps… un film de 2 minutes sur YouTube montre à quoi TimeGene ressemble. Leur site: Timegene.net

Ajouter un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.