La méthode GTD : Getting Things Done – Prêt pour l’action
Getting Things Done est davantage une méthode d’organisation personnelle qu’une méthode de gestion du temps. C’est une méthode connue et reconnue. Autrement dit c’est de la bonne ! 
Je pourrais d’ailleurs plutôt traduire le titre par « Faire en sorte que les choses soient faites » mais c’est un peu trop long, d’où le choix de « Prêt pour l’action ». Vous m’avez compris. Le titre officiel en français c’est “S’organiser pour réussir”.
Force est de constater que l’organisation personnelle est souvent… non optimisée. Le manque d’organisation peut vraiment réduire votre efficacité.
Dans les conseils qui ont vécu on trouve, par exemple, la To-do-list. La to-do-list (simple liste des choses à faire) est un peu ce qu’est l’huile d’olive à une salade : indispensable mais très vite limité.
L’auteur se fait un plaisir de démonter les mythes sur l’organisation personnelle mais la méthode GTD propose d’aller plus loin que ça. C’est une véritable remise à plat du fonctionnement quotidien.
David Allen, son auteur, est un coach qui a développé et surtout appliqué sa méthode dans de nombreuses entreprises et sur de nombreux managers. Il travaille dans ce domaine depuis une vingtaine d’années.
Cette méthode n’est pas nouvelle dans le sens où elle est déjà connue aux États-Unis mais son application est toujours délicate. Il n’est jamais évident de changer de mode de fonctionnement d’un coup, surtout lorsque le contexte ne s’y prête pas (projet en cours, mise en production imminente…).
La méthode GTD se définit par des principes très simple et assez facile à appliquer. Il nous explique qu’il change complètement le mode de fonctionnement d’un manager en 1 à 2 jours (souvent à l’occasion d’un week-end). Getting things done vous propose d’en finir avec l’urgence et le rôle de pompier.
Ce que j’ai retenu de la méthode :
- elle ne s’appuie pas sur une technologie, vous pouvez l’appliquer quelque soit votre outillage (PDA, papier…),
- vous pouvez en appliquer les principaux conseils rapidement,
- la méthode s’occupe du “comment” mais jamais du “pourquoi”. Il est parfois beaucoup plus efficace de vérifier le pourquoi avant de se demander comment le faire.
Je ne vais pas vous faire un résumé du livre qui est assez dense, j’ai plutôt choisi de vous présenter les quelques éléments que j’applique tous les jours.
Collecter
Lors de la réception d’email, la méthode GTD propose de suivre une série de questions afin de traiter rapidement vos mails. Le but c’est de prendre rapidement une décision. Encore une fois, la méthode ne parle pas de réduire ses mails mais de comment les traiter rapidement. Si vous recevez 200 mails par jour, GTD améliorera peut être votre triste sort mais il faudra surtout songer à réduire le nombre de mails !
Vive la boîte vide
L’un des éléments que conseil David Allen, c’est de régulièrement vider votre boîte mail. Pour beaucoup d’entre vous cette idée peut paraître saugrenue mais je vous assure que le fait d’avoir sa boîte mail vide permet d’avoir un sentiment de contrôle incroyable : vous n’aurez plus l’impression de crouler sous les mails et cela vous obligera à prendre une décision sur chacun de vos mails.
Je vide complétement ma boite au moins une fois par semaine (si par hasard des choses s’y sont accumulés).
Chaque vendredi soir, je pars avec l’ensemble de mes mails traités et je suis beaucoup plus serein !
SI un mail prends moins de 2 minutes, traitez-le. Inutile de garder en tête le fait qu’une réponse doit être donnée si vous avez déjà la réponse.
Ecrire tout ce qui vous passe par la tête
J’en avais parlé dans un article pompeusement appelé “La puissance d’un cahier” mais ce simple conseil peut vraiment faire la différence : ayez toujours à disposition un carnet afin d’y noter vos idées. Je n’ai pas d’agenda et j’utilise un cahier que je trouve beaucoup plus souple.
Le but c’est de ne pas garder ce que David Allen appelle des boucles ouvertes “Open loop”. Une boucle ouverte est une idée ou une chose que vous devez faire et à laquelle vous pensez régulièrement :
- “je dois passer poster ma lettre”,
- “je dois prendre rendez-vous chez le médecin”.
Ces boucles consomment votre énergie et votre attention. Le seul moyen pour arrêter ça c’est de l’écrire sur un support auquel vous faites confiance. Typiquement, inutile de prendre un PDA si vous n’êtes pas familier des outils technologiques et que vous hésiterez à vous en servir. Restez simple.
Quelle est la prochaine action ?
Cette question peut vraiment être significative. Combien de fois une réunion ou une discussion se termine sans que personne ne sache ce qu’il faut faire.
Cela produit un effet dramatique (j’exagère à peine!). A la réunion suivante, il y a toujours quelqu’un qui s’attend à ce que les choses soient faites… sauf que rien n’a été clairement défini.
Pour chacun de vos mails, chacune de vos réunions, demandez-vous : quelle est la prochaine action ?
David Allen parle bien d’action physique, pas d’étape.
Par exemple, ne mettez pas “m’occuper du jardin” mais “aller chercher de l’essence pour la tondeuse”. L’action doit être précise.
GTD est disponible en français sous le nom :”s’organiser pour réussir”. N’attendez plus !
Ressources :
Getting Things Done sur Wikipedia
Remember the milk : gestion de to-do-list
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Commentaires
Merci pour le rappel sur l’idée de “Mind like water”. C’est une image très parlante qui force à prendre du recul : “ma réaction est-elle appropriée?”.
Le côté le plus dur c’est d’appliquer la méthode, comme tu le dis les travers reviennent vite et ça demande une certaine discipline: il faut que les bénéfices soient au rendez-vous pour que la personne soit motivée et avec GTD ils le sont !
Je suis en cours de lecture ce livre qui me semble très pertinent par rapport aux autres conseils en organisation.
En plus il est truffé de citations. Ma préférée en ce moment : “Rule your mind or it will rule you” Horace
Traduction approximative : Domines ton esprit ou il te dominera !
J’ai lu aussi Ready for anything, et je le trouve plus concret, et plus facile d’approche, pour les débutants….mais il n’est pas traduit en français
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Youpi ! Un article sur mon livre préféré !
Je confirme qu’il n’est pas évident de changer ses habitudes. Dans mon cas, après avoir lu le livre une première fois, j’étais surexcitée à l’idée d’appliquer tous ces bons conseils et ça a fonctionné une semaine mais j’ai fini par revenir machinalement à la fameuse liste de choses à faire. Donc j’ai relu le livre et j’ai adapté les conseils et les processus décrits à ma façon de travailler et de vivre : ça a mieux fonctionné et plus longtemps. Je me suis à nouveau laissée aller et je sens qu’il est temps pour moi de relire ce livre une fois pour toutes.
C’est un livre super, j’en suis fan et je conseille à tous ceux qui se sentent débordés en permanence de s’en inspirer pour améliorer leur organisation et se débarasser du stress inutile.
David Allen fait référence à “mind like water” qui serait un principe issu du karaté. Quand on lance un caillou dans l’eau, l’eau réagit proportionnellement à la taille du caillou et à la force avec laquelle il a été lancé. Lorsqu’un nouveau projet vient s’ajouter à notre immense listes de choses à faire et de projets en cours, on a tendance à sur-réagir (on s’énerve et on se stresse inutilement) ou à sous-estimer le temps et les efforts nécessaires (ce qui conduit à un stress de dernière minute qui aurait pu être évité si l’on s’était mieux organisé). Beaucoup de stress inutile serait éliminé si l’on réagissait de façon adéquate à tout nouveau projet. Ce principe de “mind like water” est tout aussi important que la méthode d’organisation décrite dans le livre d’après moi.
Bonne lecture !