La triste loi des réunions au travail : pourquoi Superman n’en fait pas

Michael Ferrari Esprit riche, Management et leadership 19 Commentaires

Superman (Alex Ross)
photo credit: chanchan222

Superman ne fait pas de réunions parce qu’il a bien compris quelque chose : ce n’est pas efficace.

Je suis intimement convaincu que les réunions n’ont que peu d’intérêt dans l’atteinte des objectifs d’une entreprise car le temps y est mal utilisé et que le coût d’opportunité est important. Voici un article qui présente la liste des griefs des réunions en entreprise.

(note : réunion = plus de 3 personnes réunies. Faites la différence entre une réunion au sens commun et la rencontre entre quelques collaborateurs d’une même équipe)

1. Lorsqu’une réunion a lieu, c’est que quelque chose n’est pas clair

Il y a 2 types de réunions : celle où une personne veut faire passer un message au groupe et celle où le groupe essaie de répondre à une question.

Reconnaissons-le, la frontière n’est pas si claire et les genres sont parfois mélangés mais l’idée est simple, lorsque quelqu’un déclenche une réunion, c’est que quelque chose ne tourne pas rond et la personne qui organise la réunion espère que le sujet sera plus clair à la fin de la réunion. Bien souvent les gens viennent en réunion sans réellement savoir pourquoi et si par hasard ils le savent, le sujet est tellement vague qu’il est impossible de préparer quoi que ce soit de censé à dire. Les discussions risquent d’être vague et d’un niveau de détail bas : le résultat sera certainement décevant.

Il arrivera ainsi que le sujet initial soit rapidement mis de côté pour laisser place à l’ensemble des non-dits de l’entreprise ou pour parler du beau temps. Au moins, ce n’est pas comme la machine à café dans le couloir, ici on est bien assis à l’écart !

2. Chaque personne vient pour une raison différente

Les réunions sont souvent amusantes si l’on prend du recul. De nombreuses personnes viennent pour des raisons différentes et souvent sans aucune relation avec l’objectif (aussi flou soit-il) de la réunion.

C’est cette jeune chef de projet qui organise la réunion pour asseoir son autorité, le responsable commercial qui vient pour mettre la pression sur son équipe, l’ingénieur dont le seul objectif est de voir sa recommandation technique acceptée ou encore le stagiaire qui vient simplement voir quel est véritablement le niveau de collaboration dans l’équipe pour savoir s’il souhaite rester dans l’entreprise.

Vous allez être invité à une réunion d’information qui en fait sera une réunion où l’on vous reprochera une série de comportement. Vous allez organiser une réunion pour discuter d’un problème et l’on vous y informera que la question est déjà tranchée. Contrairement à l’apparence démocratique qu’elle donne, la réunion est souvent le moyen d’imposer une décision de manière publique et donc « incontestable ».

Il existe ainsi des réunions « bons points » où les meilleurs élèves sont récompensés comme il existe des réunions « punition » où les mauvais élèves sont conspués : les 2 ne servent à rien pour l’entreprise mais simplement à défouler quelqu’un.

3. Il y a toujours un « fou » dans la réunion

Vous vous souvenez de ce gars qui n’a pas voulu lâcher le morceau lors de la dernière réunion ? Il se souciait peu d’avoir pinaillé pendant 2 heures sur un point et d’avoir fait perdre du temps à l’ensemble des présents. Dans toutes les bonnes réunions, il y a un « fou » que personne ne remettra à sa place. Après tout, qui veut faire face à quelqu’un d’imprévisible ?

4. Elles sont souvent trop longue, avec trop de personnes et sans objectifs précis

Lorsque je démarrais ma carrière, j’étais en mission dans un grand groupe du CAC 40 où la pratique était de faire une réunion d’équipe chaque semaine. La question n’était pas de savoir s’il fallait en faire une ou ce que l’on allait dire : les réunions étaient une habitude et la responsable prenait une demi-journée à chaque personne de l’équipe pour simplement nous informer des discussions en cours sur le projet. Bien sûr il est quelque fois arrivé que nous ne soyons pas convié lorsque aucune actualité n’était à partager. Nous étions 7 personnes dans l’équipe et s’il était plaisant de consacrer tout ce temps à partager l’information je reste persuadé d’une chose : ce n’était ni nécessaire, ni efficace.

J’ai vécu de nombreuses autres situations similaires où les réunions étaient trop longues, ne comportaient aucun objectif précis et trop de personnes qui n’avaient rien à dire ou à prendre.

5. Les réunions occupent souvent des espaces de travail « à haute productivité »

Simple constatation : comme les réunions doivent pouvoir correspondre à plusieurs agendas différents, les moments commun dans ces agendas sont souvent les périodes 10h-12h ou 14h-16h. En fait ce sont les moments de la journée où nous sommes généralement les plus productifs. En plus de n’être que peu efficace, les réunions monopolisent des périodes de haute productivité et possèdent donc un autre coût que le temps consacré : le coût d’opportunité. Le coût de ce qui n’a pas été fait pendant ce moment. Réfléchissez-y sérieusement car c’est le coût le plus important, bien au delà du coût horaire.

En plus de cela, vous devez couper votre journée et donc modifier votre rythme et votre niveau de productivité.

Demain nous verrons comment, malgré tout, organiser une réunion efficace

Commentaires 19

  1. Bonjour Michael,
    J’ai hâte de lire tes conseils pour organiser des réunions efficaces.
    Car si les réunions sont effectivement le plus souvent une occasion en or de perdre son temps, de faire la sieste ou de s’ennuyer à mourir, nous sommes aussi à une époque où le développement des technologies isole les salariés en diminuant la fréquence des contacts humains au sein de l’entreprise, ce qui fait partie des facteurs de stress les plus souvent exprimés.
    Repenser le façon dont se passe les réunions, leur durée, leur fréquence et leur objectif pourrait être un moyen de palier à tout cela.
    Quant à Superman: il bosse pas tout seul, de toute manière? 😉

  2. Bonjour,

    Je me permets d’intervenir. Je ne suis pas vraiment d’accord avec ton raisonnement. Le principal défaut des réunions est en effet qu’elles sont difficiles à manager.

    Mais ce n’est pas parce que les réunions ont des défauts qu’il ne faut pas en faire. Un travail d’équipe sans réunion n’est pas vraiment un travail d’équipe, car chacun va faire à sa sauce et dans son coin. Des réunions quotidiennes permettent d’échanger les idées de chacun. Ce qui est très important, car personne ne peut avoir une vision globale et précise de tous les projets. Chacun ayant vu, historiquement, une partie différente du projet, il faut donner l’occasion à chacun d’intervenir sur le travail des autres.

    De plus, une réunion est un moment où l’on sort sa tête du guidon. Où chacun doit prendre le temps de remettre en cause ce que le groupe fait. Il s’agit donc d’avoir l’esprit assez réveillé pour avoir un niveau créativité minimum. C’est pourquoi les plages horaires conseillés sont 10-12 ou 14-16. De plus, ça permet de faire une pause dans la routine de la journée.

    Enfin, une équipe qui ne fait pas de réunion, n’est pas une équipe qui n’a pas de problème. C’est une équipe qui n’a pas de problème à l’instant ‘t’ et qui ne se soucis guère de son futur. Il y a 1 chance sur 2 qu’elle aille dans le mur sans même s’en apercevoir.

    Allez, encore une remarque 🙂 même si superman est schizophrène, il lui est difficile de faire des réunions. De nombreuses personnes m’ont déjà dit que les réunions ne servent à rien. Cela vient souvent de mauvaises expériences, où le chef d’équipe organise « trop » de réunions sans jamais les préparer. Voici, selon moi, les bonnes pratiques pour une réunion efficace :

    * Un ordre du jour clair, composé de 1, 2 ou 3 points ;

    * Une réunion doit durer maximum de 45 minutes, il s’agit du temps de concentration optimal ;

    * Ne pas hésiter à faire plusieurs réunions (maximum 2 dans la journée et séparées) ;

    * Envoyer l’ordre du jour avant, pour que les membre commencent à y réfléchir ;

    * Le président désigne (si personne ne se propose) un secrétaire pour prendre note de la réunion. Le compte rendu ne doit pas contenir toutes les interventions, mais les idées principales : propositions, réserves, interrogations, décisions ;

    * Le compte rendu doit contenir absolument, l’ordre du jour, la date, le lieu et les noms des participants ;

    * Le président présente l’ordre du jour, mais ne présente pas chaque point. Il doit donner la parole à un des membres, le plus concerné, pour présenter chaque point ;

    * Après la présentation du point, le président explique clairement, si cela n’a pas été fait, pourquoi ce point est abordé en réunion et quelle décision doit être prise ce jour-là. Il peut s’agir tout simplement d’une validation de l’équipe ;

    * Le président fait intervenir chaque membre de la réunion et peut orienter la question si un membre reste sans commentaires. « Roger, toi qui a travaillé sur document 553. Que penses-tu de ce nouveau produit ? »

    * Après un temps imparti de 10 à 30 minutes en fonction de l’importance du point, le président amène à terminer la conversation. Si aucune décision n’a été prise, c’est qu’un doute persiste. Celui-ci ne peut surement pas être pris en réunion. Noter les différentes solutions, ainsi que les doutes qui sont à la source de cette indécision. Reporter la décision à une prochaine réunion et désigner (si personne ne se propose) un participant pour enquêter sur ce doute à tête reposer ;

    * A la fin de la réunion, le secrétaire résume à l’oral les décisions qui vont être effectives ainsi que le travail donné à chacun ;

    * A chaque fin de séance, demander aux membres s’ils ont des points à ajouter pour une futur réunion ;

    * Le secrétaire envoie le compte rendu à toute l’équipe. Le délai est important, s’il le fait l’après-midi même ça ne sert à rien. S’il le fait deux semaines après non-plus. Le mieux est de l’envoyer 2 à 3 jours plus tard. Afin que chacun ait pu penser à autre chose, mais se rappelle encore de la réunion ;

    * Chaque participant li et valide, ou pas, le compte rendu auprès du président et en profite pour faire des remarques à froid.

    * Une fois que chacun a validé le compte rendu, le point peut-être reprogrammé en réunion, si aucune décision n’avait été prise ou si quelqu’un n’a pas validé le compte rendu.

    Peut-être que ce n’était pas utile de faire un si long commentaire. Mais c’était pour expliciter le fait qu’il y a réunion et réunion.

    Bonne journée,

    Thoams 😉

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    Oui, dans l’article suivant, je reconnais que les réunions sont parfois nécessaires 🙂
    Il faut cependant bien les encadrer.

    Thoams tu es en avance sur l’article suivant !

    Je regrette que souvent elles servent de moment social aux gens et donc de fait ce moment est de qualité médiocre.

  4. D’accord :S

    En lisant ton article, j’avais plutôt l’impression que tu ne trouvais pas « du tout » d’intérêt aux réunions. Vivement le prochain article alors 😛

    Si je devais dire pourquoi les réunions ne sont pas efficaces, je dénonceras en premier le manque d’objectif clair. On fait souvent des réunions pour échanger nos avis sur un sujet, ce qui n’est pas un objectif. Ce qui est la source de réunions à rallonge.

    A plaisir de te lire,
    Thoams 😉

  5. Michael, pour ton article sur comment faire les bonnes reunions tu n’as plus qu’a copier coller le commentaire de Thoams dans un billet avec son accord 😉

    Un ajout de ma part, une reunion a mon avis ca revele la capacite des gens, et on peut en general y retrouver les 7 nains pour les types de caractere, les plus connus etant dormeur (loin en tete), grincheux et prof. En hiver atchoum remonte dans le classement.
    On trouve ‘Joyeux’ au retour des vacances ou juste avant les vacances ca depend.
    Il reste timide et simplet. En informatique, y a bcp de de timides et bon pour simplet je vous laisse les reconnaitre autour de vous 😉

  6. Post
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  7. C’est faux, j’ai déjà lu des comic books où Superman assistait à une réunion avec les membres de la Justice League.

    Mouahahaha vous ne m’aurez pas, chuis déjà dehors !!!

  8. Bravo, Michaël, pour ton blog toujours intéressant et bien pensé. Bien vu ton article sur les réunions.

    Au désespoir de l’une des multiples séances auxquelles je suis tenu de participer, j’ai rédigé « les 21 règles immuables du déroulement des séances ». Celles-ci se trouvent à l’adresse suivante :

    http://paul-doy.blogspot.com/2009/03/les-21-regles-immuables-du-deroulement.html

    Courages à toutes et à tous qui devez subir ces malédictions de la vie professionnelle.

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  10. Ton image ressemble beacuoup à celle de l’article du 7 avril de Plusriches.fr 🙂
    Tu t’en inspires ?

  11. Pingback: Condamnés à une vie de réunions [La minute GTD du vendredi] | Pierre Morsa

  12. Pingback: Les réunions en quelques clics | Assistante manager freelance

  13. Bonjour,

    Je suis étudiante en gestion d’entreprise et dans le cadre de mes études, je suis amenée à effectuer un travail sur un sujet de mon choix (lié à la gestion ou à l’économie) qui sera un moyen de nous initier à la démarche scientifique. Je recherche des informations concernant l’inutilité et la perte de temps engendrée par les nombreuses réunions effectuées dans un lieu de travail.

    Pourriez-vous me dire si vous tirez ces informations de votre expérience professionnelle ou d’un ouvrage, d’un article ou autre source d’information ? Tout ce que je semble trouver pour l’instant sont des informations sur comment organiser une bonne réunion efficace.

    Merci d’avance pour votre réponse !

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  14. Si je peux apporter ma modeste contribution, j’ai récemment publié un petit outil qui ne demande qu’a grandir http://www.realcostmeeting.com .

    Qui permet à chacun des participants de se rendre compte du coût d’une réunion.

    Michael n’hésite pas à supprimer si tu n’y vois pas d’intérêt 😉

    1. Post
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  15. Waaoou c’est du rapide 😉

    Oui l’outil est au début de sa vie. Et je suis très attentif sur les observations.

    Chaque ligne représente un groupe de tarif .
    Par exemple pour
    la ligne 1 : 8 personnes au smic,
    la ligne 2 : 3 managers
    Ligne 3 : 1 directeur

    Il faut en effet que je travaille sur le message visuelle car il ne sembla pas bien passé.

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      Oui c’est évidemment maintenant que tu le dis !
      Pourquoi ne pas mettre un beau $ à la place de l’horloge avec le petit billet ?
      En principe ergonomique, le + est à droit, le – à gauche.
      Le plus clean serait d’avoir le – superposé au + .
      my 2 cts !

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