L’art de déléguer une tâche efficacement

Que vous soyez manager, PDG ou même simple employé vous devez apprendre à déléguer de manière efficace. Une fois votre système mis en place, encore faut-il savoir déléguer correctement.

Déléguer ? Tout un art.

Est-ce qu’on vous a déjà demandé de faire quelque chose et en même temps que la personne décrit ce qu’il faut faire, vous vous dites “Mais pourquoi c’est tombé sur moi?” : voici un exemple de tâche mal déléguée.

Déléguer, en tant que manager, c’est le fait de convaincre et persuader les personnes de votre équipe sans tuer la créativité. Pour un PDG c’est sa capacité à faire confiance qui prime. Faire confiance, donner du pouvoir à ses collaborateurs directs et créer la dynamique nécessaire tout en n’imposant pas trop de contrôle. Enfin pour tout-un-chacun, c’est exprimer clairement ses attentes lorsque l’on doit confier quelque chose à un enfant ou un membre de sa famille. A ce titre, nous déléguons quotidiennement des tâches que nous le voulions ou non. Cela arrive autant dans la vie privée que dans la vie professionnelle.

En fait, déléguer fait partie de notre vie quotidienne et témoigne de notre capacité à communiquer avec les autres. Essayez de repenser à une situation dans laquelle vous avez délégué une tâche.

Pourquoi délègue-t-on ?

Tout le monde sait qu’il ne peut pas tout faire. Et pourtant il n’est pas rare de voir des gens qui veulent tout faire où qui ne délèguent que les choses qu’ils ne veulent pas faire (et ça se voit).

J’ai connu, par le passé, une entreprise qui fonctionnait comme ça. Comme vous le savez peut-être, j’ai travaillé à de nombreuses reprises pour des start-up. Nous étions donc très peu (de 3 à 15 personnes) et les possibilités de délégation ne manquaient jamais. Il est en effet possible de confier des choses à un collaborateur ou de faire appel à un consultant extérieur.

Pourtant j’ai bien souvent constaté que beaucoup de managers ou de PDG (c’est spécialement vrai avec les créateurs d’entreprise) ne savent pas et ne veulent pas déléguer.

Alors pourquoi déléguer ?  Il y a 3 raisons : soit vous n’avez pas le temps, soit quelqu’un sait mieux faire que vous et dans tous les cas c’est que vous pourriez utiliser vos forces sur les tâches importantes !

Arriver à ce constat n’est pas simple. C’est même l’étape la plus compliquée comme dans toute guérison de maladie : l’acceptation que quelqu’un peut prendre en charge la tâche au moins aussi bien que vous.

La raison profonde va plus loin que ça. Même si vous déléguez la tâche à quelqu’un qui la réalisera moins bien que vous, vous vous libérez du temps et il est probable que tout ce que vous allez déléguer sera moins bien fait que si vous l’aviez fait vous-même.

Dans tous les cas, l’objectif n’est pas tant la qualité de la réalisation (une réalisation “correcte” est-elle suffisante?) que de vous permettre de vous concentrer sur vos forces.

Qu’est-ce qu’on peut déléguer ?

Ce que vous pouvez déléguer est limité par votre imagination. Ce n’est pas exagéré de dire ça. C’est simplement que vous fixez vous-même les limites de ce que vous pouvez déléguer.

Parmi les situations que j’ai pu constater, les choses étaient parfois aberrantes. Une personne pouvait cumuler les rôles de : Ressources humaines, commercial, comptable, chef de projet et expert du domaine d’activité. Autant dire qu’aucun de ces rôles n’était correctement rempli.

La personne avait tellement peur de déléguer qu’elle faisait tout : une journée n’aura toujours que 24h.

En tant que PDG, la question qui est très rapidement soulevée lorsque il y a un problème de délégation c’est : est-ce que vous voulez créer une entreprise ou un emploi ? Si vous voulez vous créer un emploi, continuez ainsi. Votre participation active sur tous les fronts est certainement nécessaire (*sourire*). Si vous voulez créer une entreprise durable, qui pourra vous survivre, alors vous devriez faire en sorte de pouvoir être remplacé.

Et c’est bien là que les chemins se croisent. Si vous êtes manager, vous pourriez tout à fait être atteint du même mal : celui qui consiste à garder des choses pour justifier votre présence. Si vous appliquez ce critère pour organiser votre délégation, soyez certain que :

– vous ne gagnerez pas l’adhésion de votre équipe,

– tout le monde se rendra compte de votre petit jeu.

Le socle commun c’est qu’en tant que personne, le fait de garder des choses à faire soi-même nous donne de l’importance. C’est ce que nous pensons.

Pour la plupart des gens, ce n’est pas un problème puisqu’il faut bien occuper ces maudites 8 heures (ou plus) chaque jour. Comme vous n’êtes pas comme ça (dites-le!) et que vous voulez à la fois être efficient et construire quelque chose d’extensible, vous devez déléguer. C’est vital pour vous libérer du temps et faire progresser votre équipe ainsi que l’entreprise.

Une personne capable d’organiser une équipe sera toujours plus importante qu’un manager qui fait plein de choses. C’est le principe de 1+1 = 3.

Vous pouvez donc tout déléguer. Votre style de délégation correspondra à votre objectif de comportement : mentor, cerbère ou entraîneur.

Comment bien déléguer ?

C’est là que ça se gâte. Voici 2 situations communes :

“Pourrais-tu t’occuper de relier et envoyer ce document ? C’est très important, le client l’attend pour demain. Alors tu dois l’imprimer en couleur haute qualité sur l’imprimante du fond et prendre les reliures 9 mm ou peut-être que 6 mm ça ira et ensuite tu vas à copycenter pour relier le document avec notre carte d’abonnement. Dès que c’est fait, tu vas à la Poste et tu envoies le document en 24h chrono à cette adresse.”

“Nous avons besoin d’une nouvelle imprimante. Peux-tu m’en recommander une ? Tu peux aller sur le site www.grossecomparaisonimprimante.com qui te permettra de comparer tous les modèles. Merci”

Le résultat probable ?

“Ah mais c’est pourtant simple, il fallait que le client le reçoive pour 10h. C’est pas croyable de rater un truc si simple !”

“Mais je ne voulais que des imprimantes laser. En fait le critère qui m’intéresse c’est la rapidité réelle d’impression. C’est pour remplacer notre imprimante réseau, tu devrais le savoir !”

Je crois profondément à l’intelligence des gens. Je suis intimement convaincu que quelqu’un d’intelligent à qui on délègue mal une tâche sera un désastre. L’art de déléguer, c’est le fait de faire confiance à l’intelligence humaine.

Décrivez le résultat attendu et seulement le résultat attendu

S’il y a une chose à retenir pour déléguer correctement, c’est bien ça. Donnez les indicateurs qui vous serviront à mesurer le résultat. Décrivez le résultat plutôt que le processus.

Si vous déléguez une tâche en donnant toutes les étapes à réaliser en détail, vous tuez le désir de la personne en face de vous. Vous bloquez sa réflexion et la personne ne saura pas s’adapter à une situation qu’elle n’a pas forcément comprise ou acceptée. Gardez un certain “mystère” autour de la tâche à réaliser. Même s’il s’agit d’un truc aussi idiot que la recherche d’une imprimante, vous devez donner le résultat attendu et laisser la personne faire. S’il n’y a plus rien à inventer ou à trouver, personne ne veut faire ça ! Confiez ça à un robot ou à un singe savant !

Il est très valorisant de travailler avec une personne sachant déléguer car la personne fait réellement appel à votre intelligence et ne vous donne pas un truc à faire en se disant “je suis sûr que ça va foirer”.

En plus de ça, donner un contexte et une raison à une tâche est beaucoup mieux pour aider la personne à comprendre dans quelle dynamique s’inscrit ce qu’elle doit faire. Beaucoup de gens ont besoin de donner du sens à leurs actions. Aidez-les.

“Il faut fournir à notre client x ce document imprimé et relié pour demain 10h. Il doit en examiner le contenu et cela pourrait nous créer du business, tu peux t’en charger en priorité ?”

-> Message : c’est une tâche importante et non pas du travail de base. Fais de ton mieux pour présenter un beau document en temps et en heure.

“Je cherche une imprimante laser couleur très rapide pour que nous puissions tous imprimer en réseau nos gros documents. Tu peux me proposer 3 modèles à moins de 400€ ? N’y consacre pas plus d’une heure.”

-> Message : Je compte sur toi pour trouver notre nouvelle imprimante et améliorer le quotidien de toute l’équipe. Inutile de chercher la solution parfaite, ton temps est trop précieux pour ça.

Si vous déléguez une tâche longue, 2 actions simples peuvent vous aider : planifiez un point sur la situation peu de temps après le début pour vérifier que vous avez fourni toutes les informations et découpez en grandes étapes (inutile et effrayant de se voir déléguer une tâche qui dure 1 mois).

Le mot de la fin :

Vous l’avez compris, déléguer est à la fois essentiel pour votre réussite (quelle que soit la manière dont vous l’exprimez) et pour garder et faire progresser les gens autour de vous. Les choses fonctionnent rarement bien du premier coup mais ce n’est pas une raison pour faire du baby-sitting avec vos collaborateurs ou vos amis. Remettez-vous en cause plus souvent et restez à l’écoute pour déléguer efficacement ! Et comme pour déléguer, il faut savoir s’entourer des bonnes personnes et recruter, je vous invite aussi à lire cet article : Comment recruter efficacement.

Alors savez-vous déléguer ou avez-vous des expériences dans ce domaine ?

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