Comment utiliser le stress pour accélérer votre productivité ?

photo credit: futureatlas.com

A la croisée des blogs de ce mois-ci est organisé par Nicolas et parle du stress. J’ai souhaité aborder la question sous cet angle : comment faire en sorte d’utiliser son stress pour améliorer sa productivité ?

Il est désormais assez connu qu’il existe 2 sortes de stress : un plutôt positif et un plutôt négatif.

Le stress est la manifestation de la réponse que vous faites à un stimuli. Par exemple, dans un embouteillage, certaines personnes vont être stressées alors que d’autres resteront plutôt neutre. S’il est possible de choisir la réponse que l’on va avoir à chaque stimuli externe, les situations de stress révèlent souvent des éléments sur lesquels nous n’avons pas de contrôle direct comme par exemple le stress de prendre l’avion.

Le stress est un sujet assez sérieux sous lequel un très grand nombre de pathologies et de décès sont classés.

Petit tour d’horizon.

Les types de stress

1. Le stress aigu est un stress précis et particulier comme un bruit provenant des voisins. Il ne dure pas.

2. Le stress aigu répétitif est un stress aigu récurrent. Le bruit provenant des voisins n’aura pas du tout le même effet s’il se produit une fois que s’il se produit chaque jour ou chaque semaine. Ses effets sont beaucoup plus nocifs.

3. Le stress permanent est un stress de l’esprit. Si vous manquez d’argent, vous allez être stressé en permanence. Typiquement c’est un stress diffus et dont les personnes n’ont souvent pas conscience.

Le premier type de stress peut être facilement appréhendé et utilisé de manière positive. Le second type de stress sera beaucoup plus difficile à gérer. Le troisième est trop discret pour être noté.

Échelle des facteurs du stress (source)

(d’après Holmes et Rahe, 1967)

Indépendamment de tout contexte :

• Mort du conjoint : 100
• Divorce : 73
• Séparation conjugale : 65
• Emprisonnement : 65
• Décès d’un proche parent : 63
• Blessure ou maladie physique : 53
• Mariage : 50
• Perte d’emploi : 47
• Réconciliation conjugale : 45
• Retraite : 45
• Maladie du conjoint : 44
• Maladie d’un proche : 44
• Grossesse : 40
• Naissance : 39
• Arrivée d’un nouveau membre dans la famille : 39
• Modification de la situation financière : 38
• Mort d’un ami intime : 37
• Changement de travail : 36
• Modification du nombre de disputes avec le conjoint : 35
• Modification de responsabilités professionnelles : 29
• Départ de la maison d’un enfant : 29
• Difficultés avec la belle famille : 29
• Début ou arrêt de travail du conjoint : 26
• Début ou fin de scolarité : 26
• Changement dans les conditions de vie : 25
• Changement des habitudes personnelles : 24
• Conflits avec employeur : 23
• Déménagements : 20
• Changement des loisirs : 19
• Changement des activités sociales : 18
• Changement dans les habitudes de sommeil ou repos : 15
• Changement du nombre de personnes vivant dans la famille : 15
• Petites infractions de la loi : 11

Les manifestations du stress

Lorsqu’une situation de stress arrive, les réactions peuvent être très diverses. Souvent physiques, le stress provoque des effets sur la respiration, le rythme cardiaque ou encore la tension musculaire.

Une situation de stress négatif peut être définie comme une situation dans laquelle vous perdez vos moyens et certaines de vos capacités habituelles.

A contrario, un stress positif se manifestera par une euphorie, une énergie ou encore une motivation supérieure à la normale.

Comment utiliser le stress pour améliorer votre productivité ?

Le stress est un excellent outil pour améliorer sa productivité. De nombreux étudiants ne travaillent que très proche d’une échéance afin d’être stressés pour réaliser le devoir qu’ils doivent rendre le lendemain. Le sentiment d’urgence permet d’agir.

L’élément le plus connu pour utiliser son stress est la loi de Parkinson qui dit qu’une tâche prendra le temps qu’on lui alloue.

Cette observation date de 1955 et s’appuie sur l’étude de fonctionnaires. D’après Parkinson, le nombre de fonctionnaire augmente de 5 à 7 % sans que la charge de travail augmente. C’est aussi connu sous le nom de la loi de la multiplication des subalternes qui est à rapprocher du principe de peter qui raconte que l’on tend naturellement à s’élever jusqu’à son plus haut niveau d’incompétence.

Autrement dit, si vous avez 2 heures pour choisir un fond pour le nouveau support marketing de l’entreprise, vous allez certainement y consacrer ces 2 heures. Si vous confiez 2 tâches à réaliser dans la journée à un collaborateur, il prendra la journée pour les réaliser. Si, au contraire, vous vous donnez 30 minutes pour choisir ce support, la tâche ne prendra que 30 minutes.

Le stress de l’échéance est un outil puissant.

C’est un aspect que l’on retrouve chez de nombreux créateurs : le sens de l’urgence.

Dans le cas où un client appelle et laisse un message, la personne lambda aura tendance à attendre un peu « le bon moment » pour le rappeler alors que quelqu’un avec « le sens de l’urgence » le fera immédiatement. C’est donc un stress choisi plutôt qu’un stress subi !

Je ne suis pas de nature stressée. C’est même parfois un reproche qui m’a été fait car bien souvent le fait de ne pas être stressé est assimilé à un manque de motivation.

Cela dit, j’utilise régulièrement des échéances très courtes que je positionne moi-même afin de me pousser à réaliser les tâches importantes et non urgentes. Typiquement ce sont celles que l’on ne fait jamais en y pensant toutes les semaines.

J’ai une certaine capacité à résister au stress extérieur qui me permet de prendre de nombreux évènements avec du recul. L’avantage sur ma productivité c’est qu’il me sera beaucoup plus facile de rester concentré malgré le stress de l’environnement dans lequel je me trouve.

Il est possible d’utiliser également cette technique pour préserver votre productivité et mieux gérer les interruptions.

Les fouteurs de stress

Ceux que j’appelle les « fouteurs de stress » sont de partout. Ce sont les gens qui ont le chic, parfois consciemment, de vous stresser. Cela peut autant être votre supérieur hiérarchique que votre conjoint. Ils savent utiliser ce petit bouton qui va vous mettre sous stress pour vous faire faire ce qu’ils attendent de vous.

Une journée où l’un de ces « fouteurs de stress » se manifeste est typiquement une journée perdue dans les abysses du temps. C’est la journée où vous n’accomplirez que 20% de votre travail habituel (ou pire, vous allez faire une grosse erreur).

Donc si l’une des utilisations du stress est de s’appliquer un stress positif, l’autre utilisation est de contenir et éviter les fouteurs de stress :

1. Éteignez les sources de communication (téléphones, email)
2. Éviter de communiquer avec eux
3. Affichez votre refus de subir leur stress

En résumé, préservez-vous ! Evitez le stress que l’on vous impose. Choisissez le stress qui vous fait avancer.

Le mot de la fin

Le stress est l’un des mals du siècle. Pour autant ne laissez pas le stress vous détruire. Sachez reconnaitre une situation de stress et y répondre de manière appropriée. Bien utilisé, c’est un très bon outil pour augmenter votre capacité de travail.

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Publié le 25 fév 2009 par Michael.

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Mesurez votre niveau de stress avec l’ergostressie

Ergostressie ? Uh ?

La société évolue. Nous sommes passés de l’ère industriel à l’ère de l’information.

Les outils et les indicateurs que nous utilisions pour mesurer la charge de travail ne sont plus adaptés.

Partant de ce constant un consultant et chercheur, Yves Lasfargue, a élaboré une méthode pour mesurer cela.

Cette chose, baptisée ergostressie, a plusieurs objectifs :

• être adaptée à la réalité du terrain,
• mesurer le niveau de stress de manière objective.

Dans la société de l’information : 12 tendances dans l’évolution du travail et des métiers

ABSTRACTION

INTERACTIVITÉ

ABONDANCE

CHRONOPHAGIE

VULNÉRABILITÉ

LOGIQUE CONTRACTUELLE

QUALITÉ TENDUE

RÉSEAUX ET ÉQUIPE VIRTUELLE

NOMADISME ET INTERPÉNÉTRATION VIE

PROFESSIONNELLE/VITE PRIVÉE

TRANSPARENCE ET INSTANTANÉITÉ

AUTONOMIE ET CONTRÔLE

CYBER HIÉRARCHIE

1) Vers un travail de plus en plus ABSTRAIT: le travail s’effectue sur la représentation de la réalité apparaissant sur l’écran informatique (en général, textes écrits) et non plus sur la réalité.

2) Vers un travail de plus en plus INTERACTIF: le travail consiste en un « dialogue » homme /machine pendant une grande partie de la journée (40% des utilisateurs de micro-ordinateurs restent plus de 4 heures par jourdevant un écran).

3) Vers un travail exigeant une gestion de l’ABONDANCE de plus en plus complexe. Nous savons tout numériser vite et pas cher, et le nombre de données numérisées5 mises à notre disposition augmente chaque jour:

des milliards de pages sont déjà accessibles sur Internet, et ce nombre croît régulièrement.

4) Vers un travail exigeant une GESTION DU TEMPS de plus en plus délicate, car les innovations technologiques donnent la possibilité de travailler plus rapidement. Ceci rejoint la demande des clients et des citoyens qui est de diminuer en permanence les délais de traitement et de réponses.

5) Vers un travail sur des systèmes de plus en plus VULNÉRABLES. , d’où la nécessité de savoir gérer les nombreux aléas (pannes, intrusions, virus, attaques frauduleuses,…) et de savoir lutter contre les fraudes.

6) Vers un travail en LOGIQUE CONTRACTUELLE, car tous les logiciels informatiques sont des outils de « logique contractuelle ».

7) Vers un travail en QUALITÉ « TENDUE »: il faut gérer l’ensemble « flux tendu + qualité totale + flexibilité ».

8 ) Vers un travail en RESEAUX et en équipes VIRTUELLES à distance.

9) Vers un travail exigeant une GESTION DE L’ESPACE de plus en plus délicate:

10) Vers un travail exigeant la gestion de la TRANSPARENCE et de l’INSTANTANÉITÉ car toute activité effectuée sur un réseau électronique peut être enregistrée à distance.

11) Vers un travail reposant sur une AUTONOMIE croissante (gestion par objectifs), mais accompagnée de CONTROLES de plus en plus nombreux et de plus en plus permanents.

12)Vers une CYBER HIÉRARCHIE, car le rôle des cadres est remis en question.

Toutes ces évolutions ont des conséquences sur les personnes.

Les conditions de travail qui autrefois étaient dures pour le physique sont désormais plus mentales.

Ainsi la charge de fatigue mentale est rarement évaluée.

La douleur physique elle, a évoluée.

La fatigue ressentie étant une combinaison de fatigue physique, de fatigue mentale et de stress, n’est souvent plus proportionnelle au temps de travail, mais dépend de facteurs beaucoup plus variés comme les conditions de

travail, le type de management, le comportement de la ligne hiérarchique et de l’équipe de travail, la charge ou

l’intensité du travail. Depuis une quinzaine d’années de nombreuses études montrent que « l’intensité » du travail

augmente: objectifs plus élevés à atteindre par le salarié, responsabilité plus grande en cas d’erreur,… Cette

nécessité de la mesure de la charge, de la densité ou de l’intensité apparaît aussi dans toutes les enquêtes sur les

effets de la réduction du temps de travail.

C’est pourquoi, aujourd’hui, dans la société de l’information, la mesure du travail devrait répondre à trois

objectifs prioritaires correspondant à 3 nouveaux indicateurs.

1. Indicateur « Temps de travail complet » : du fait de la disparition des frontières entre activités, il faut que chacun puisse évaluer l’ensemble de ses activités professionnelles.

2. Indicateur « Répartition des temps des activités » : cet indicateur permet analyser la répartition de ses activités entre les différents lieux de vie. A chacun de vérifier en fonction de ses propres objectifs que certaines activités, en particulier les activités familiales et locales, ne sont pas submergées par les activités professionnelles.

3. Indicateur « charge de travail ressentie » : il faut essayer de mesurer les effets sur la santé et le bien être des nouveaux types de travail induits par les activités de la société de l’information en évaluant la charge de travail.

L’approche est à la fois pertinente et intéressante.

Dans la mouvance des personnes qui prônent le régime de l’information (information diet) et la réduction des stimulations, Yves Lasfargue propose de mesurer les 4 différents temps de la vie d’une personne.

• Le temps professionnel
• Le temps personnel
• Le temps social
• Le temps familial

L’un des objectifs de ce kit de mesure c’est d’être lucide sur la réalité de la répartition de notre temps.

L’ERGOSTRESSIE est la charge ressentie par un individu, obtenue en tenant compte de la charge physique, de la charge mentale et cognitive, du stress et du plaisir liés aux activités professionnelles et extra – professionnelles.

Elle mesure la pénibilité du travail sur une « échelle d’ergostressie » qui s’étend du niveau 0 au niveau 10.

4 éléments viennent influencer le niveau d’ergostressie :

1. Ergostressie induite par les caractéristiques du POSTE DE TRAVAIL (postures et manipulations, environnement du poste de travail, risques professionnels, déplacements,…)

2. Ergostressie induite par l’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE (intérêt du travail, responsabilité,statut, hiérarchie, relations avec les clients, méthodes de gestion, …)

3. Ergostressie induite par l’AMBIANCE GENERALE, liée à l’environnement (métier, entreprise,région,…)

4. Ergostressie induite par les ACTIVITES EXTRA PROFESSIONNELLES familiales et locales, caron ne peut isoler l’ergostressie liées aux activités professionnelle et l’ergostressie liées aux activitésextra professionnelles se combinent.

Un kit de mesure de votre niveau d’ergostressie est disponible gratuitement ici.

Le kit est un test à faire qui est assez long (env. 2h) mais que je vous recommande (sinon je n’en parlerai pas!).

Il peut vous permettre de mieux comprendre ce qui vous apporte le plus de stress dans votre métier.

Autre ressources :

Site officiel de l’ergostressie

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Publié le 14 mai 2008 par Michael.

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Comment maîtriser son temps ?

Une journée n’a que 24 heures. Vous avez l’impression de courir après le temps ? Votre agenda rythme votre vie ?
Si vous pensez ne pas être efficace ou que vous regardez d’autres personnes accomplir une tonne de choses dans la journée, la réponse est souvent : gestion du temps.

Tout le monde s’est posé la question au moins une fois : comment mieux gérer mon temps ? Pourquoi je suis tout le temps en retard ? Comment travailler mieux et pas forcément plus ?

La question du bonheur sous-tend ce problème. Chaque jour nous faisons, nous sommes animés par ce qui nous rend heureux. Savoir gérer son temps peut ainsi vous amener à être plus heureux !

La gestion du temps est intimement liée au fait d’aimer la vie et éviter de perdre son temps est un bon moyen pour en profiter au maximum.

Pour améliorer votre gestion du temps, vous devez le vouloir. C’est la première étape.

Votre salaire est très lié à votre productivité. Si en vous organisant mieux, vous améliorez votre productivité, vous êtes en mesure de gagner plus sans travailler plus !

Ensuite, la prise de contrôle qui résulte de la gestion du temps vous fera sentir mieux. Moins de stress et plus disponibilité en dehors de votre travail. En étant mieux organisé vous savez où vous en êtes : plus besoin de se poser de questions sur le boulot lorsque vous êtes à la maison, vous devenez plus disponible pour votre famille.

Si la mise sous contrôle vous fait peur par son côté froid et calculateur, détrompez-vous. En ayant l’esprit tranquille (et riche), vous serez plus spontané avec les évènements. Les gens désorganisés sont souvent un peu tête en l’air, même lorsqu’il s’agit de saisir une opportunité.

Même si les gens désorganisés ont souvent un côté sympathique (« saleté de hippie » dirait Homer Simpson), rien n’est définitif. C’est souvent le résultat d’habitude prises pendant l’enfance. Personne ne naît bordélique ou désorganisé !

Gérer son temps ne demande aucune capacité particulière, n’importe qui peut le faire, mais il faut le vouloir.

Le lien peut être fait avec votre propre estime. Tout ce que nous faisons est souvent motivé par le but d’améliorer notre estime personnelle. Une bonne gestion du temps est souvent synonyme d’une bonne estime de soi : « mon temps est précieux alors je le gère « .

Le temps n’a pas de valeur, juste celle que vous lui accordez. Cela peut être d’après l’argent que vous gagnez en une heure ou par un autre procédé mais le temps s’écoule inexorablement. Il est impossible de racheter du temps (la congélation ne marche pas!) ou de stocker le temps.

La première chose à ne jamais perdre de vue, c’est votre objectif. Vous êtes-vous déjà demandé « Mais qu’est-ce que je dois produire au fait ?» Il arrive que l’on commence une tâche et que l’on oublie pourquoi on avait commencé. Je suis sûr que ça vous est déjà arrivé

Dans cette situation, il est facile de tomber dans le fanatisme : redoubler d’effort alors qu’on ne sait même plus où l’on va. C’est assez fréquent dans les entreprises.

Si vous n’avez pas d’objectifs pour vous même, vous travaillerez pour accomplir les objectifs de quelqu’un d’autre.

La première fois que j’ai entendu cette phrase, ça m’a frappé car profondément vrai !

C’est exactement comme si, dans une voiture, vous êtes tout le temps à la place du passager. Vous arriverez forcément à la destination qu’a choisi le conducteur.

Pour mieux gérer votre temps, il faut vous fixer des objectifs, de grands objectifs. Vous devez écrire vos objectifs ! Vous devez les connaître par coeur et les revoir régulièrement.

Les objectifs financiers, les objectifs personnels et familiaux (la raison pour laquelle il faut avoir de l’argent) et les objectifs de formation et d’apprentissage qui définissent les moyens d’atteindre les 2 premiers.

Pour formuler différemment la chose, si jamais vous devrez résumer votre vie en quelques lignes que voudriez-vous retenir ?

Il y a les objectifs à long terme, mais aussi les objectifs de la journée. Ceux qui vont encadrer votre journée.

Établir une liste écrite d’objectifs pour la semaine et les décliner pour la journée est le meilleur moyen pour utiliser son temps de manière efficace.

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Publié le 21 jan 2008 par Michael.

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