Comment gérer son temps comme le Terminator ?

Michael Ferrari Démarrer un business, Devenez plus efficace 20 Commentaires

Terminator 4
photo credit: zorro-art

Manquer de temps ?

Cela n’arrive pas au Terminator. En dépit d’être une machine redoutable, il possède une capacité qui nous fait souvent défaut : la priorisation.

Que celui qui pense manquer de temps lève la main !

Manquer de temps est un sentiment courant. Nous avons tous eu ce sentiment au moins une fois. Nous avons tous souhaité que les journées fassent 28 heures ou plus pour pouvoir y caser toutes nos activités. Pensez-vous que cela résoudrait le problème ?

Je pense que ça ne changerai absolument rien. C’est comme penser que l’on peux gagner plus d’argent en travaillant plus alors que le problème est ailleurs, dans le fondement de ce que l’on fait, et qu’il convient certainement de travailler mieux où de résoudre notre peur de l’argent.

C’est comme imaginez que donner un ordinateur à un incompétent le rendrait soudainement compétent ou que l’argent rendrait aimable quelqu’un qui se comporte comme un gros con en temps normal.

Je discutais encore récemment avec une amie qui me disait qu’elle se sentait submergée. Je peux vous assurer que c’est pourtant quelqu’un de très organisé et très efficace dans son travail.

Alors si ajouter plus d’heures à la journée ne changerait rien, comment faire ?

Comment ne plus manquer de temps ?

Partons des faits. Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. La manière dont ce temps est utilisé dépend de chacun. Vous vous sentirez submergé si vous voulez réaliser trop de choses en trop peu de temps, autrement dit si vous ne priorisez (du verbe gérer ses priorités!)  pas.

Le meilleur moyen de ne pas manquer de temps est de planifier si peu de choses dans la journée que 24 heures suffisent largement. Bien sur, si vous souhaitez accomplir pas mal de choses, cela ne sera pas très efficace. Avec peu d’attentes, il y aura peu de déception.

L’autre solution, consiste à prioriser.

J’ai adopté au quotidien l’approche de Ricardo Semler, le PDG de Semco. Sa recommandation est de prévoir les 2 ou 3 choses importantes mais non-urgentes à faire dans la journée.

2 ou 3 choses peuvent paraitre un peu ridicule à faire mais on parle ici des 2 ou 3 choses importantes et non-urgentes. Ce sont ces fameuses choses que personne n’a jamais le temps de faire : envoyer une carte de remerciement, passer un coup de fil à un ancien prospect, remettre à plat la charte graphique…

Ce sont toutes les tâches décisives pour le long terme et que l’on reporte quotidiennement.

Pour identifier ces tâches, il y a une question en or : « Est-ce que cela fera la différence dans 6 mois ? »

Si le planning de la journée n’est rempli que de tâches urgentes en mode « pompier », il y a fort à parier qu’elles ne contribuent pas à faire la différence dans 6 mois. Elles maintiendront simplement la situation (ce qui n’est pas si mal) mais ne ferons pas la différence. Si vous êtes en mode pompier, il y a fort à parier que c’est à cause de la négligence de ces fameuses tâches importantes (Cause -> conséquence). CQFD

L’avantage de choisir 2 ou 3 tâches c’est ce que cela laisse souvent de la place pour le reste. Le fameux quotidien et les fameuses urgences. Cela aide à ce que vous restiez humain 🙂

Généralement, je choisis ces 2 ou 3 tâches et je commence par travailler sur ça. Dès que c’est terminé, ma journée est finie et je peux me consacrer au reste en toute sérénité : j’ai déjà réalisé ce qui était important pour l’avenir.

Il convient donc de faire la différence entre les tâches effectuées pour construire l’avenir et celles destinées à maintenir le présent.

Apprendre à prioriser

Manquer de temps n’est pas la bonne phrase. Il est préférable de dire « je n’ai pas priorisé mes activités ».

La prochaine fois qu’un collègue vous demande si vous avez eu le temps de travailler sur son dossier répondez :

« Désolé, ton dossier est en priorité basse et n’a pas pu être traité » ou « je n’ai pas établi mes priorités et je ne sais donc pas ce qui est important ou non », voilà ce qu’aurait dit le Terminator !

Nous ne manquons pas de temps, nous manquons de priorisation et de clarté. Je vous assure qu’il faut retirer cette phrase de votre vocabulaire !

Prioriser est un exercice qui demande de connaitre ses objectifs. Il s’agit de contribuer à ses objectifs long-terme au maximum tout en étant capable de faire face au quotidien. Si vous vous sentez submergé, c’est qu’il faut ajuster vos objectifs ou les tâches quotidiennes.

Ce dossier est ultra-urgent ? Vérifiez-le. Demandez des détails. Si cela est déjà arrivé, rappeler que l’urgence n’est pas une bonne manière de travailler. Tout le monde dira que ce qu’il attends est ultra-urgent mais dans la moitié des cas ce n’est pas vrai. Apprenez à discerner la véritable urgence de la simple injonction. Ne laissez pas les autres vous mettre inutilement la pression et bousculer la réalisation des tâches qui comptent pour le long terme.

C’est ce qu’aurait fait le Terminator !

 

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Commentaires 20

  1. Pingback: Nevermind sur Blogasty

  2. Thibaut De Saint Florent

    On manquera toujours de temps. Le point important c’est d’organiser et optimiser son temps afin d’en avoir plus à consacrer à sa famille et a ses plaisirs. Et c’est d’ailleurs ce que propose de plus en plus de services et produits permettant de gagner du temps.

    Sur http://www.desaintflorent.com je parle justement de la question de temps et des produits et entreprises qui nous en font gagner.

  3. Jonathan

    Salut,

    Tout à fait d’accord avec cet article ! Leo Babauta de Zen Habits recommande également une approche semblable : choisir trois tâches importantes à réaliser dans la journée dont une doit être en rapport avec votre rêve!

    Depuis quelques mois je suis cette recommandation : la première chose que je fais le matin (après le petit-déj), avant même d’ouvrir mon ordinateur, c’est de travailler à mon objectif unique pour cette année. Et ben je peux vous dire que jour après jour, pas à pas, ça avance !

    Jonathan

  4. Post
    Author
    Michael

    Merci pour ce retour concret !

    Je crois que l’exercice le plus délicat est d’arriver à rester concentré sur un objectif long terme et de sélectionner ce que l’on fait quotidiennement pour que ça contribue à la réalisation de cet objectif.

  5. Manutaust

    Bonjour,
    j’ai suivi votre méthode. Je suis allé voir mon professeur d’Anglais pour lui demander si l’expression écrite qui était à écrire pour aujourd’hui était si urgente que ça. Il m’a répondu que oui, mais, non convaincu, je lui ai demandé si cela ferait une différence dans 6 mois. Il m’a dit que probablement que non, vu qu’à ce moment-là, nous serions dans l’année scolaire suivante, et que le zéro qu’il m’a mis ne compterait plus dans ma moyenne à ce moment-là.
    J’ai dû expliquer à mon professeur d’économie, puis au proviseur, que les devoirs de SES, à faire pour aujourd’hui également, étaient en priorité basse et n’avaient pas été traités. Apparemment, il y avait quelque chose que Terminator avait et que je n’avais pas qui a fait que j’ai reçu un avertissement de conduite.
    En rentrant chez moi, j’ai eu envie d’aller aux toilettes, mais j’avais un devoir très important sur toute l’année et non-urgent à finir. Décrétant que cette envie d’uriner était urgente mais non-importante, je l’ai remise à plus tard. Le nettoyage du fauteuil en cuir m’a coûté deux heures de mon temps, et mon devoir est en retard.

    Toute cette petite mise en situation (hypothétique, je vous rassure)pour dire qu’il est malheureusement difficile de sortir d’un système horaire dans lequel tout le monde fonctionne. Bon, le système scolaire est peut-être plus axé sur le travail dans l’immédiat que sur des grands projets, mais il n’en demeure pas moins que quand on a des tâches urgentes, il faut bien les faire à un moment ou à un autre. Votre vision est certes intéressante, mais me fait un peu trop penser à ces histoires de « The Secret », du style « le matin, répétez-vous 100 fois que vous allez passer une excellente journée, et vous la passerez ». La volonté n’est pas toujours suffisante dans notre monde malheureusement, et je vois mal un sous-fifre expliquer à son boss qu’il a décidé que le dossier à rendre n’était pas important… N’importe qui ne peut pas se permettre ça.

    1. Post
      Author
      Michael

      Certes mais on ne parle pas de généralités mais de chacun d’entre nous : êtes-vous en mesure de faire ça ? Je n’ai jamais recommandé que vous vous fassiez dessus 😉 nous sommes d’accord pour dire que c’est contre-productif.
      Chaque personne, indépendamment de son niveau, à une marge de manœuvre, une bulle qu’elle doit étendre. La liberté n’est là que pour ceux qui l’exigent.
      Parfois le sous-fifre peut aider son boss à se rendre compte qu’il perd son temps.

  6. flo

    @manutaust

    je pense que justement la volonté est souvent suffisante.
    Le sous-fifre n’a sans doute pas à décider si le dossier est important ou non, certes, mais ce dont je suis sûr, c’est qu’il n’est pas obligé d’être sous-fifre.
    Ce qui change tout.

  7. Manutaust

    L’ennui, c’est que ce n’est pas si facile que cela pour tout le monde. La tendace actuelle enclave les gens dans leur rôle social, sans vraiment leur laisser le choix. Effectivement, il appartient à chacun de faire ces efforts, mais on ne peut pas tout faire. Je pense que sur le reste, je suis assez d’accord avec l’idée de base de l’article, je suppose que je n’ai donc plus grand chose à y développer.

  8. Adrien

    Comme le souligne Mickael, pour bien gérer son temps il convient de prendre du recul par rapport à nos objectifs journaliers afin de privilégier ceux qui auront un impact sur le long terme!

    A ce sujet, je vous conseil de vous pencher sur des outils d’analyses de vos activités comme RescueTime (qui analyse l’utilisation de votre temps sur votre ordinateur).

    Si vous souhaitez en savoir plus,

    http://www.business21.fr/comment-gagner-en-productivite-la-solution/

  9. Jonathan

    Oui, l’idée n’est pas de négliger les urgences quotidiennes, l’idée c’est de faire d’abord les tâches non urgentes qui auront un vrai impact sur le long terme. Après on passe aux choses urgentes.

  10. Guillaume - S'améliorer

    Très bon article.
    Ca recoupe aussi se que préconise Tim Ferris dans son livre : se forcer à ne pas lire ses emails avant d’avoir accompli ses 2 ou 3 tâches importantes de la journée.

    En tout cas, moins aussi j’ai parfois l’impression de manquer de temps et tes articles me motivent à apprendre à mieux prioritiser.

  11. Pingback: Ma voisine millionnaire » Blog Archive » Pourquoi les freelances ne s’ennuient jamais!

  12. giviz

    Très bon article, très intéressant.

    Dans le même ordre d’idée on retrouve le conseil à 25,000$ de Earl Nightingale dans « Lead the Field » :

    Chaque jour prendre les 6 tâches importantes à réaliser aujourd’hui puis les classer par ordre de priorité et s’attaquer à la première en oubliant les suivantes. Une fois terminée, passer dans l’ordre à la suivante.
    A la fin de la journée, si il reste des tâches à accomplir c’est que de toute façon nous n’aurions pas eu le temps de toutes les réaliser, mais au moins nous avons réalisé les plus importantes !

  13. skan

    bonjour,je m’appelle skander j’ai 11 ans je vie en tunisie à sfax .j’ai un exposer sur profiter de son temps libre et j’ai aimer votre article et peu etre que je prendrai quelque chose. by

  14. Brice

    Bonjour,

    Merci pour cet article. Je rajouterais à propos de la priorisation qu’il faut distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. En faisant cela, nous avons 4 catégories :

    Pas Important et pas Urgent : ce sont les distractions de tous les jours à éviter à tous prix.

    Pas Important et Urgent : Ce sont les petits tracas qu’il faut résoudre immédiatement, souvent le résultat d’une mauvaise anticipation, ou programmation. Tout faire pour déléguer ces tâches dans le futur.

    Important et Urgent : Souvent imprévisibles et très contraignantes ces taches ne doivent pas prendre plus de 20 % de notre temps, et c’est précisément le 20 % dont parle l’auteur dans son introduction qui nous permet de ne pas être submergé.

    Important et pas Urgent : Ce que j’appelle la ZONE de productivité. Vous travaillez sur la stratégie sans être pris par l’urgence, c’est là que vous planifiez le futur de votre entreprise.

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