Gestion du temps
50 astuces pour être plus productif
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Durant ma quête vers la sainte productivité j’ai découvert de nombreux trésors qui seront enseignés dans la formation que je mettrais en ligne. En attendant, voici 50 conseils pour être plus productif en un clin d’oeil !
Vous vous sentez peut-être occupé ou (je vais le dire) débordé. Bien, disons que votre état n’est pas définitif. Il est même facilement réversible.
1. Travaillez 4 heures par jour
Nous n’en sommes pas encore à la semaine de 4 heures mais essayez déjà 4 heures par jour !
L’une des astuces les plus simples et terriblement efficace pour être plus productif est simple : consacrez moins de temps à votre activité. La loi de parkinson entrera en action et automatiquement vous serez plus à même d’atteindre vos objectifs de la semaine. Si en lisant ceci vous pensez quelque chose du genre « ah bon, je n’y arrive déjà pas et Michael me conseille d’y passer encore moins de temps!» , lisez la suite.
Le niveau de productivité moyen d’une personne qui bosse 40 heures par semaine est en dessous de 50%, en ayant 2 fois moins de temps la productivité passera au-delà de 50%.
2. Arrêtez les jeux en ligne
On sait qu’ils sont parfois amusants mais ils ne servent à rien. Ils sont pervers car toujours à portée de main. Essayez de faire comme moi : supprimez vos comptes.
3. Arrêter les jeux tout court
Eux aussi. Moins pervers ils n’en sont pas moins peu utiles pour votre travail (sauf si c’est votre travail et dans ce cas vous avez un boulot de rêve!). Réservez ceci à des périodes bien précises !
4. Coupez la messagerie instantanée
MSN se lance au démarrage de Windows ? Vous êtes fou ! Désactivez tous les outils de chat (sauf si c’est dans votre travail et dans ce cas, vous avez peut-être un boulot de rêve).
5. Achetez un meilleur ordinateur
Écran de 15″, Windows 98… hum plus à jour hein ?
Prenez du matériel performant pour qu’il dure et soit efficace (comme ce bon Windows 98 hein!). Une fois dépassé, changez-en vite. Privilégiez un bon disque dur, de la mémoire vive en quantité et un bon processeur.
6. Utilisez du papier et un stylo
Bon, ce n’est pas parce qu’il est nouveau qu’il faut rester coller devant son ordinateur. Retrouvez les bénéfices du papier et du stylo pour réfléchir d’une autre manière : la traditionnelle. Au moins, vous ne perdrez rien à cause d’un écran bleu.
7. Prenez une meilleure connexion internet
La vidéo est de partout. Ne soyez plus limité par votre connexion. Si elle n’est pas au goût du jour, changez d’abonnement et profitez des bas prix qu’offre la France.
8. Aménagez votre espace de travail
Température idéale(pour cela il vous faut un bon thermomètre), luminosité parfaite, chaise confortable ahhh, je sais que tous ces petits détails font la différence. Ne les oubliez pas. Quelque chose vous embête actuellement ? Changez-le !
9. Récompensez-vous lorsque vous atteignez vos objectifs
Vous avez tenu un délai, terminé un projet ou atteint une étape significative ? Récompensez-vous !
Selon votre humeur, une bonne bière fait l’affaire, un massage aussi. Choisissez votre camp (et pourquoi pas les 2 à la fois).
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7 conseils pour doubler votre productivité à la maison
Le constat est simple. Depuis que je travaille de la maison, ma productivité est bien meilleure que lorsque j’étais dans un bureau. Cependant avec le temps, tout ce qui n’est pas entretenu perd de son efficacité. Voici des conseils pour doubler votre productivité à la maison que vous soyez nouveau dans cette pratique ou que vous soyez un freelance averti.
La plupart de ces conseils peuvent être adapté si vous travaillez dans un bureau.
Cet article fait partie d’une série consacrée au télétravail et au travail à la maison :
- Avantages du télétravail
- Inconvénients du télétravail
- Comment améliorer les conditions du télétravail ? 6 solutions à mettre en place facilement
1 – Trouver la structure qu’il vous faut
Structurer sa journée de travail en définissant des périodes. L’idéal c’est de pouvoir profiter de la souplesse qu’offre le travail à la maison pour être souple sur son emploi du temps. Être souple ne doit pas miner votre productivité, au contraire : vous devez profiter du fait que tout un tas de choses ne doivent plus être faite une fois à la maison.
Ainsi, pas besoin de passer 20 minutes à la machine à café ou d’aller montrer ce que vous avez fait à votre supérieur. Pas besoin d’assister à des réunions sans objectifs. Plus besoin de suivre le mouvement de foule pour aller manger à 12h et en pause à 15h.
J’avais modélisé ma procédure matinale dans un article appelé Comment se lever tôt ? pour m’aider à être régulier.
Pour le reste de la journée, il s’agit de définir une structure de référence.
8h15 – 9h30 : période pour traiter les choses les plus importantes (golden hour)
9h30 – 11h : 1 ère période de travail avec une pause « fruit et relaxation» au milieu
11h – 12h : 1ère période pour traiter les mails et autres activités demandant peu de réflexion
12h – 13h : Repas
13h – 16h30 : 2 ème période de travail avec une pause « fruit et sport» au milieu
16h30 – 16h45 : pause relaxation
16h45 – 17h15 : 2ème période pour traiter les mails
17h15 – 18h45 : 3éme période de travail avec pause relaxation et détente
18h45 – 19h : prévision des activités du lendemain
Ça vous parait strict ? Si vous travaillez depuis la maison vous savez à quel point le manque de structure peut être dur au début et il vaut mieux partir d’une structure un peu rigide et l’assouplir.
J’ai déterminé ce découpage en fonction des périodes de la journée où je suis le moins motivé. Typiquement avant le repas de 12h et vers 18h j’ai une baisse de régime. Je vous recommande fortement de passer une journée à définir, chaque heure, votre niveau d’énergie sur une échelle de 1 à 10. Ainsi, chaque heure pendant quelques jours, notez comment vous vous sentez. Êtes vous concentré ? Le temps vous parait-il long ? Avez-vous du mal à rester assis ?. Vous devez déterminer quelles sont vos meilleures heures de la journée.
A 18h j’ai une grosse baisse de régime mais vers 18h45 ça va beaucoup mieux. Je ne sais pourquoi mais c’est comme ça !
2 – Mettez des limites
Corollaire du point précédent déjà exprimé dans Comment améliorer les conditions du télétravail ? 6 solutions à mettre en place facilement, vous devez être absolument clair-voyant sur le temps que vous travaillez. Mesurez et définissez ce que vous voulez ! Il s’agit de définir les moments pendants lesquels vous n’acceptez pas les interruptions de vos amis/familles et des moments pendant lesquels vous n’acceptez pas les interruptions de vos clients. Les limites sont floues en télétravail alors soyez ferme.
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Comment gérer son temps comme le Terminator ?
Manquer de temps ?
Cela n’arrive pas au Terminator. En dépit d’être une machine redoutable, il possède une capacité qui nous fait souvent défaut : la priorisation.
Que celui qui pense manquer de temps lève la main !
Manquer de temps est un sentiment courant. Nous avons tous eu ce sentiment au moins une fois. Nous avons tous souhaité que les journées fassent 28 heures ou plus pour pouvoir y caser toutes nos activités. Pensez-vous que cela résoudrait le problème ?
Je pense que ça ne changerai absolument rien. C’est comme penser que l’on peux gagner plus d’argent en travaillant plus alors que le problème est ailleurs, dans le fondement de ce que l’on fait, et qu’il convient certainement de travailler mieux où de résoudre notre peur de l’argent.
C’est comme imaginez que donner un ordinateur à un incompétent le rendrait soudainement compétent ou que l’argent rendrait aimable quelqu’un qui se comporte comme un gros con en temps normal.
Je discutais encore récemment avec une amie qui me disait qu’elle se sentait submergée. Je peux vous assurer que c’est pourtant quelqu’un de très organisé et très efficace dans son travail.
Alors si ajouter plus d’heures à la journée ne changerait rien, comment faire ?
Comment ne plus manquer de temps ?
Partons des faits. Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. La manière dont ce temps est utilisé dépend de chacun. Vous vous sentirez submergé si vous voulez réaliser trop de choses en trop peu de temps, autrement dit si vous ne priorisez (du verbe gérer ses priorités!) pas.
Le meilleur moyen de ne pas manquer de temps est de planifier si peu de choses dans la journée que 24 heures suffisent largement. Bien sur, si vous souhaitez accomplir pas mal de choses, cela ne sera pas très efficace. Avec peu d’attentes, il y aura peu de déception.
L’autre solution, consiste à prioriser.
J’ai adopté au quotidien l’approche de Ricardo Semler, le PDG de Semco. Sa recommandation est de prévoir les 2 ou 3 choses importantes mais non-urgentes à faire dans la journée.
2 ou 3 choses peuvent paraitre un peu ridicule à faire mais on parle ici des 2 ou 3 choses importantes et non-urgentes. Ce sont ces fameuses choses que personne n’a jamais le temps de faire : envoyer une carte de remerciement, passer un coup de fil à un ancien prospect, remettre à plat la charte graphique…
Ce sont toutes les tâches décisives pour le long terme et que l’on reporte quotidiennement.
Pour identifier ces tâches, il y a une question en or : « Est-ce que cela fera la différence dans 6 mois ?»
Si le planning de la journée n’est rempli que de tâches urgentes en mode « pompier» , il y a fort à parier qu’elles ne contribuent pas à faire la différence dans 6 mois. Elles maintiendront simplement la situation (ce qui n’est pas si mal) mais ne ferons pas la différence. Si vous êtes en mode pompier, il y a fort à parier que c’est à cause de la négligence de ces fameuses tâches importantes (Cause -> conséquence). CQFD
L’avantage de choisir 2 ou 3 tâches c’est ce que cela laisse souvent de la place pour le reste. Le fameux quotidien et les fameuses urgences. Cela aide à ce que vous restiez humain 
Généralement, je choisis ces 2 ou 3 tâches et je commence par travailler sur ça. Dès que c’est terminé, ma journée est finie et je peux me consacrer au reste en toute sérénité : j’ai déjà réalisé ce qui était important pour l’avenir.
Il convient donc de faire la différence entre les tâches effectuées pour construire l’avenir et celles destinées à maintenir le présent.
Apprendre à prioriser
Manquer de temps n’est pas la bonne phrase. Il est préférable de dire « je n’ai pas priorisé mes activités» .
La prochaine fois qu’un collègue vous demande si vous avez eu le temps de travailler sur son dossier répondez :
« Désolé, ton dossier est en priorité basse et n’a pas pu être traité» ou « je n’ai pas établi mes priorités et je ne sais donc pas ce qui est important ou non» , voilà ce qu’aurait dit le Terminator !
Nous ne manquons pas de temps, nous manquons de priorisation et de clarté. Je vous assure qu’il faut retirer cette phrase de votre vocabulaire !
Prioriser est un exercice qui demande de connaitre ses objectifs. Il s’agit de contribuer à ses objectifs long-terme au maximum tout en étant capable de faire face au quotidien. Si vous vous sentez submergé, c’est qu’il faut ajuster vos objectifs ou les tâches quotidiennes.
Ce dossier est ultra-urgent ? Vérifiez-le. Demandez des détails. Si cela est déjà arrivé, rappeler que l’urgence n’est pas une bonne manière de travailler. Tout le monde dira que ce qu’il attends est ultra-urgent mais dans la moitié des cas ce n’est pas vrai. Apprenez à discerner la véritable urgence de la simple injonction. Ne laissez pas les autres vous mettre inutilement la pression et bousculer la réalisation des tâches qui comptent pour le long terme.
C’est ce qu’aurait fait le Terminator !
L’outil ultime pour trouver une date pour une réunion : Doodle
Doodle, le google de l'organisation de réunion ?
Voilà bien un outil qui pourrait changer votre vie.
Il est tellement simple que je ne devrais même pas perdre du temps à expliquer son fonctionnement. Il est tellement pratique que vous allez tout de suite comprendre : voici Doodle.
Voilà la situation : vous voulez organiser le pot de départ de dédé mais il y a 16 personnes à inviter : comment faire ?
Avant il y avait l’échange de mail. Comptez 15 à 50 mails pour trouver une date dans ce genre de situation (j’inclus les discussions annexes générées par les mails).
Maintenant il y a Doodle. Il n’y a même pas à créer de compte !
Comment ça marche ?
Vous allez sur le site : Doodle.ch.
Vous créer votre sondage. Si vous laissez un email, vous recevrez les mises à jour par email. Sinon un flux RSS est disponible : idéal pour l’intégrer sur un blog ou dans un lecteur de flux (Netvibes, google reader…).
Vous choisissez les jours et les heures que vous proposez.
Vous choisissez le nombre de participations d’une personne (réponse unique, multiple).
Vous validez et le site vous génère une adresse web que vous pouvez communiquer à vos amis.
Chacun vient ensuite répondre et peut laisser un commentaire.
C’est simple et efficace. En 5 minutes, vous vous épargnez des heures de gestion d’emails.
Cerise sur le gâteau, il est même possible de gérer plusieurs sondage en créant un compte.
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