GTD : retour d’expérience [Invité]

J’ai fait la connaissance d’Olivier Burg grâce à notre intérêt commun pour l’organisation personnelle et GTD en particulier. Si la pratique de GTD m’a aidé, je pense qu’Olivier en est un maitre ! Dans cet article, il vous propose un retour d’expérience après de longues années de pratique et la création de l’orgabook. Voici Olivier !

 

Getting Things Done (GTD) est bien plus qu’une méthode de gestion du temps.

Lorsque j’ai découvert cette méthode en 2006, l’ouvrage n’avait pas encore été traduit. J’avais besoin à cette époque de réaliser effectivement les tâches pour lesquelles je ne mesurais pas ni le nombre ni l’ampleur. Il était alors difficile de me défaire d’un sentiment de faible accomplissement malgré le temps passé et le nombre de choses faites.

Après avoir lu 4-hour week, de Tim Ferriss, Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, de Stephen Covey, Getting Things Done semblait une suite logique et s’inscrivait dans cette démarche d’avancer sur la réalisation. Enfin faire ! Et David Allen promettait en plus de se défaire du stress.

1er contact

La phase de collecte, qui consiste tout d’abord à réunir tout ce qui peut entraîner des actions, et à se vider la tête, est tout bonnement fantastique ! Il m’a fallu une journée entière pour tout collecter et une journée de plus pour tout écrire dans les différentes listes proposées par David Allen : Action, En attente (Waiting for), Projets, Altitudes, Un jour/Peut-être (Someday/May be).J’y ai ajouté les checklists, et décliné les listes Actions avec différents contextes (je n’utilise pas tous les contextes proposés par David Allen) : Bureau, Maison, Téléphone, Meeting (Réunions en groupe et individus), A déléguer, Courses

Après cela, quel sentiment de liberté !

J’en ai fait des choses le premier mois. Je m’étais créé un classeur dans lequel j’avais mis de simples feuilles avec des lignes pour gérer les listes. Disposer de ces listes m’a permis de me dégager l’esprit de la lourde tâche de tout retenir. C’est réel, ça se passe comme David Allen le décrit, c’est incroyable. Tous les matins, je passais en revue ma liste d’action, et je faisais. Vraiment. En fonction du lieu où j’étais, je pouvais ressortir mon classeur avec mes listes et agir, comme passer un coup de fil entre deux réunions.

 

1ère chute… et première reprise

Le classeur, au format A4, était lourd à trimballer partout. Les outils informatiques nomades, à l’époque, ni pratiques ni performants. Les habitudes, surtout, ont la vie dure, et je retombais rapidement dans ma routine.

Ma mémoire me rappelait de plus en plus fortement ce moment de grâce où je me sentais si libre. Au point que cette rechute ne dura que… 6 mois, et je repris le chemin de GTD avec une nouvelle phase de collecte. Et en structurant mieux cette fois-ci mon utilisation de la méthode avec un fichier Excel.

 

Rechutes et reprises

Fichier rapidement abandonné lui-même. Après un an de rechutes et reprises rapides, et différents tests d’outils infructueux, tant informatiques que papier, j’en arrivais à conclure 3 points majeurs.

Tout d’abord, rien ne me permettait de mettre pleinement en oeuvre GTD avec ce qui existait sur le marché : j’avais cherché de quoi m’aider, et je n’avais rien trouvé. Il fallait me débrouiller tout seul.

J’avais besoin, comme précisé dans la méthode d’ailleurs, de pouvoir impérativement stocker mes listes dans un endroit de confiance. Cet endroit devait être non seulement fiable mais facilement disponibles. Cette disponibilité est essentielle pour pouvoir réaliser les revues quotidiennes (pour déterminer les actions de la journée), hebdomadaires (pour revoir les projets, le calendrier de la semaine), mensuelles (pour revoir ce qui est à faire Un jour/Peut-être) et annuelles (la vision) correctement

Enfin, j’étais beaucoup plus performant avec des listes papiers. Non seulement les outils électroniques proposés à cette période n’étaient pas satisfaisant, mais je m’étais rendu compte de la puissance du système papier :

1. C’est un système toujours opérationnel et que je peux « dégainer » très rapidement.
2. Le cerveau ne gère pas du tout de la même manière les différentes actions physiques : il imprime très bien qu’une action est terminée lorsque je la raye, ou lorsque je jette une feuille qui contient toute une liste d’action. Sur ordinateur, faire la même chose avec une souris se fait dans le cerveau comme l’utilisation d’un doigt sur une souris : *clic* ; du coup, le sentiment de satiété, de réalisation est sans commune mesure avec les outils papiers, car on a vraiment le sentiment d’avoir fait quelque chose.
3. Bien qu’informaticien depuis l’âge de 8 ans, j’aime le papier : texture, odeur, couleurs, qualité, tout contribue à me donner envie d’utiliser le système. Comme le dit David Allen, faites-vous plaisir, ce sera d’autant plus efficace !

 

Conception de l’Orgabook

En 2007, je commençais à réfléchir à un cahier qui me servirait à titre personnel. Dans un classeur, je mis au point des fiches, avec un ami (Nicolas Stampf), que je testais et optimisait pendant 18 mois, passant d’un lourd classeur A4 à un cahier classeur A5 bien remanié (couverture découpée notamment).

Au fur et à mesure de la mise en place et du test de ces nouvelles fiches, l’idée de faire profiter de tous les afficionados de la méthode GTD de mon cahier émergea, et pris de plus en plus d’ampleur, pour rester malgré tout dans mon Someday/Maybe.

 

Lancement de l’Orgabook

La mort de mon père en 2009 fut un électrochoc, et j’accélérai encore les choses. Le lancement de l’entreprise Possture fut fait en janvier 2010, le lancement du site Orgacity en septembre 2010.

Au cours de cette période, j’ai utilisé la méthode GTD de manière plus rigoureuse, bien aidé par mon Orgabook. J’ai fait énormément de choses et avancé sur de nombreux projets. A l’heure où j’écris ces lignes, et par rapport à 2009, j’ai été promu, je suis entrepreneur, je blogue, je fini de faire construire une maison, j’ai eu un 3e enfant… Une vie riche pour un esprit riche. ;))

 

Le piège de la productivité

Plus vous êtes efficaces et productifs… plus on vous en demande et plus vous en faites. Je me suis alors laissé piéger et en juin 2011, j’ai eu un “coup de mou”.

Cet épisode, bref et sans séquelle finalement, m’a appris plusieurs choses :

– Faire c’est bien, mais comme le dit David Allen lui-même (et surtout comme le dit Stephen Covey), réaliser sans garder dans sa ligne de mire ses objectifs de vie est futile : vous en arrivez à vouloir tout faire au lieu de vous concentrer sur l’essentiel

– Un être humain a des limites ; je connais maintenant les miennes, ce qui fait que je vois maintenant arriver la ligne rouge et que je peux réordonnancer mes priorités pour ne plus la franchir

– J’ai réappris la valeur des revues et de l’altitude ; c’est un aspect primordial de la méthode GTD qui est dans 95% des cas que j’ai vu sous-exploité voire ignoré. Ne faites pas cette erreur !

 

GTD, c’est simple finalement

GTD tire sa force de sa simplicité : des listes, dans un endroit de confiance, à revoir périodiquement.

Je vous propose de tirer parti de mon expérience, et d’utiliser pleinement tout le potentiel de la méthode GTD.

Pour vous aider, voici une semaine type d’utilisation de GTD :

• Le lundi : Revue hebdomadaire (2h) + quotidienne (15 min) le lundi matin : aucune action n’est lancée pendant ces 2 heures. Je vérifie que les actions réalisées sont bien rayées, je passe en revue les projets pour identifier les « prochaines actions » (next actions) à réaliser, j’ajoute les actions auxquelles je pense, éventuellement aussi les nouveaux projets, je vérifie mon calendrier, je passe en revue ce qui est en attente et écrit dans les actions les relances à faire, je vide le contenu de mon bloc A7. Puis j’identifie 1 action à faire impérativement dans la journée, et je la fais. Je vide ensuite ma bannette et je m’occupe de ma liste d’action. Ce serait mieux de le faire le vendredi soir, mais j’ai remarqué que je n’avais jamais le temps le vendredi soir.
• Du mardi au vendredi : Je fais une revue rapide dans le train (15 min), et j’amende mes listes avec les notes prises dans mon bloc A7. Je définis l’action prioritaire à faire dans la journée, et je la prépare ou je la fais si possible. Le reste du trajet, je bouquine.
• Revues mensuelles (2h) : une fois par mois, je passe en revue tous les projets, et les fiches Un jour/Peut-être. Je les corrige, supprime, modifie, complète. Je relis mes altitudes, et je valide que mon parcours est en cohérence. Je me redonne de la perspective.
• Revue annuelle (4h) : en fait de revue annuelle, j’effectue une revue 2 fois par an. Je parcours d’abord la liste Un jour/Peut-être, et je supprime consciemment ce que je ne veux pas/plus faire. Puis je parcoure l’ensemble des altitudes en partant de la plus haute (la vision), j’y réfléchi et le cas échéant je la réécris. Cela me permet de m’aligner pour les 6 prochains mois dessus. Je descends ainsi jusqu’à la revue hebdomadaire puis quotidienne.

 

Et vous, comment faites-vous ? Quelle est votre expérience ?

Olivier Burg est responsable informatique dans une grande banque française. C’est aussi le créateur de la société Possture et distributeurs des produits d’organisation (GTD, todo-lists et cahiers à pages amovibles ADOC) depuis son site Orgacity. Il est l’auteur du blog associé et membre du cercle d’entrepreneurs Eskatrash.