Manquer de temps ?
Cela n’arrive pas au Terminator. En dépit d’être une machine redoutable, il possède une capacité qui nous fait souvent défaut : la priorisation.
Manquer de temps est un sentiment courant. Nous avons tous eu ce sentiment au moins une fois. Nous avons tous souhaité que les journées fassent 28 heures ou plus pour pouvoir y caser toutes nos activités. Pensez-vous que cela résoudrait le problème ?
Je pense que ça ne changerai absolument rien. C’est comme penser que l’on peux gagner plus d’argent en travaillant plus alors que le problème est ailleurs, dans le fondement de ce que l’on fait, et qu’il convient certainement de travailler mieux où de résoudre notre peur de l’argent.
C’est comme imaginez que donner un ordinateur à un incompétent le rendrait soudainement compétent ou que l’argent rendrait aimable quelqu’un qui se comporte comme un gros con en temps normal.
Je discutais encore récemment avec une amie qui me disait qu’elle se sentait submergée. Je peux vous assurer que c’est pourtant quelqu’un de très organisé et très efficace dans son travail.
Alors si ajouter plus d’heures à la journée ne changerait rien, comment faire ?
Partons des faits. Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. La manière dont ce temps est utilisé dépend de chacun. Vous vous sentirez submergé si vous voulez réaliser trop de choses en trop peu de temps, autrement dit si vous ne priorisez (du verbe gérer ses priorités!) pas.
Le meilleur moyen de ne pas manquer de temps est de planifier si peu de choses dans la journée que 24 heures suffisent largement. Bien sur, si vous souhaitez accomplir pas mal de choses, cela ne sera pas très efficace. Avec peu d’attentes, il y aura peu de déception.
L’autre solution, consiste à prioriser.
J’ai adopté au quotidien l’approche de Ricardo Semler, le PDG de Semco. Sa recommandation est de prévoir les 2 ou 3 choses importantes mais non-urgentes à faire dans la journée.
2 ou 3 choses peuvent paraitre un peu ridicule à faire mais on parle ici des 2 ou 3 choses importantes et non-urgentes. Ce sont ces fameuses choses que personne n’a jamais le temps de faire : envoyer une carte de remerciement, passer un coup de fil à un ancien prospect, remettre à plat la charte graphique…
Ce sont toutes les tâches décisives pour le long terme et que l’on reporte quotidiennement.
Pour identifier ces tâches, il y a une question en or : “Est-ce que cela fera la différence dans 6 mois ?”
Si le planning de la journée n’est rempli que de tâches urgentes en mode “pompier”, il y a fort à parier qu’elles ne contribuent pas à faire la différence dans 6 mois. Elles maintiendront simplement la situation (ce qui n’est pas si mal) mais ne ferons pas la différence. Si vous êtes en mode pompier, il y a fort à parier que c’est à cause de la négligence de ces fameuses tâches importantes (Cause -> conséquence). CQFD
L’avantage de choisir 2 ou 3 tâches c’est ce que cela laisse souvent de la place pour le reste. Le fameux quotidien et les fameuses urgences. Cela aide à ce que vous restiez humain 🙂
Généralement, je choisis ces 2 ou 3 tâches et je commence par travailler sur ça. Dès que c’est terminé, ma journée est finie et je peux me consacrer au reste en toute sérénité : j’ai déjà réalisé ce qui était important pour l’avenir.
Il convient donc de faire la différence entre les tâches effectuées pour construire l’avenir et celles destinées à maintenir le présent.
Manquer de temps n’est pas la bonne phrase. Il est préférable de dire “je n’ai pas priorisé mes activités”.
La prochaine fois qu’un collègue vous demande si vous avez eu le temps de travailler sur son dossier répondez :
“Désolé, ton dossier est en priorité basse et n’a pas pu être traité” ou “je n’ai pas établi mes priorités et je ne sais donc pas ce qui est important ou non”, voilà ce qu’aurait dit le Terminator !
Nous ne manquons pas de temps, nous manquons de priorisation et de clarté. Je vous assure qu’il faut retirer cette phrase de votre vocabulaire !
Prioriser est un exercice qui demande de connaitre ses objectifs. Il s’agit de contribuer à ses objectifs long-terme au maximum tout en étant capable de faire face au quotidien. Si vous vous sentez submergé, c’est qu’il faut ajuster vos objectifs ou les tâches quotidiennes.
Ce dossier est ultra-urgent ? Vérifiez-le. Demandez des détails. Si cela est déjà arrivé, rappeler que l’urgence n’est pas une bonne manière de travailler. Tout le monde dira que ce qu’il attends est ultra-urgent mais dans la moitié des cas ce n’est pas vrai. Apprenez à discerner la véritable urgence de la simple injonction. Ne laissez pas les autres vous mettre inutilement la pression et bousculer la réalisation des tâches qui comptent pour le long terme.
C’est ce qu’aurait fait le Terminator !
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