La triste loi des réunions au travail : pourquoi Superman n’en fait pas

photo credit: chanchan222

Superman ne fait pas de réunions parce qu’il a bien compris quelque chose : ce n’est pas efficace.

Je suis intimement convaincu que les réunions n’ont que peu d’intérêt dans l’atteinte des objectifs d’une entreprise car le temps y est mal utilisé et que le coût d’opportunité est important. Voici un article qui présente la liste des griefs des réunions en entreprise.

(note : réunion = plus de 3 personnes réunies. Faites la différence entre une réunion au sens commun et la rencontre entre quelques collaborateurs d’une même équipe)

1. Lorsqu’une réunion a lieu, c’est que quelque chose n’est pas clair

Il y a 2 types de réunions : celle où une personne veut faire passer un message au groupe et celle où le groupe essaie de répondre à une question.

Reconnaissons-le, la frontière n’est pas si claire et les genres sont parfois mélangés mais l’idée est simple, lorsque quelqu’un déclenche une réunion, c’est que quelque chose ne tourne pas rond et la personne qui organise la réunion espère que le sujet sera plus clair à la fin de la réunion. Bien souvent les gens viennent en réunion sans réellement savoir pourquoi et si par hasard ils le savent, le sujet est tellement vague qu’il est impossible de préparer quoi que ce soit de censé à dire. Les discussions risquent d’être vague et d’un niveau de détail bas : le résultat sera certainement décevant.

Il arrivera ainsi que le sujet initial soit rapidement mis de côté pour laisser place à l’ensemble des non-dits de l’entreprise ou pour parler du beau temps. Au moins, ce n’est pas comme la machine à café dans le couloir, ici on est bien assis à l’écart !

2. Chaque personne vient pour une raison différente

Les réunions sont souvent amusantes si l’on prend du recul. De nombreuses personnes viennent pour des raisons différentes et souvent sans aucune relation avec l’objectif (aussi flou soit-il) de la réunion.

C’est cette jeune chef de projet qui organise la réunion pour asseoir son autorité, le responsable commercial qui vient pour mettre la pression sur son équipe, l’ingénieur dont le seul objectif est de voir sa recommandation technique acceptée ou encore le stagiaire qui vient simplement voir quel est véritablement le niveau de collaboration dans l’équipe pour savoir s’il souhaite rester dans l’entreprise.

Vous allez être invité à une réunion d’information qui en fait sera une réunion où l’on vous reprochera une série de comportement. Vous allez organiser une réunion pour discuter d’un problème et l’on vous y informera que la question est déjà tranchée. Contrairement à l’apparence démocratique qu’elle donne, la réunion est souvent le moyen d’imposer une décision de manière publique et donc “incontestable”.

Il existe ainsi des réunions “bons points” où les meilleurs élèves sont récompensés comme il existe des réunions “punition” où les mauvais élèves sont conspués : les 2 ne servent à rien pour l’entreprise mais simplement à défouler quelqu’un.

3. Il y a toujours un “fou” dans la réunion

Vous vous souvenez de ce gars qui n’a pas voulu lâcher le morceau lors de la dernière réunion ? Il se souciait peu d’avoir pinaillé pendant 2 heures sur un point et d’avoir fait perdre du temps à l’ensemble des présents. Dans toutes les bonnes réunions, il y a un “fou” que personne ne remettra à sa place. Après tout, qui veut faire face à quelqu’un d’imprévisible ?

4. Elles sont souvent trop longue, avec trop de personnes et sans objectifs précis

Lorsque je démarrais ma carrière, j’étais en mission dans un grand groupe du CAC 40 où la pratique était de faire une réunion d’équipe chaque semaine. La question n’était pas de savoir s’il fallait en faire une ou ce que l’on allait dire : les réunions étaient une habitude et la responsable prenait une demi-journée à chaque personne de l’équipe pour simplement nous informer des discussions en cours sur le projet. Bien sûr il est quelque fois arrivé que nous ne soyons pas convié lorsque aucune actualité n’était à partager. Nous étions 7 personnes dans l’équipe et s’il était plaisant de consacrer tout ce temps à partager l’information je reste persuadé d’une chose : ce n’était ni nécessaire, ni efficace.

J’ai vécu de nombreuses autres situations similaires où les réunions étaient trop longues, ne comportaient aucun objectif précis et trop de personnes qui n’avaient rien à dire ou à prendre.

5. Les réunions occupent souvent des espaces de travail “à haute productivité”

Simple constatation : comme les réunions doivent pouvoir correspondre à plusieurs agendas différents, les moments commun dans ces agendas sont souvent les périodes 10h-12h ou 14h-16h. En fait ce sont les moments de la journée où nous sommes généralement les plus productifs. En plus de n’être que peu efficace, les réunions monopolisent des périodes de haute productivité et possèdent donc un autre coût que le temps consacré : le coût d’opportunité. Le coût de ce qui n’a pas été fait pendant ce moment. Réfléchissez-y sérieusement car c’est le coût le plus important, bien au delà du coût horaire.

En plus de cela, vous devez couper votre journée et donc modifier votre rythme et votre niveau de productivité.

Demain nous verrons comment, malgré tout, organiser une réunion efficace