photo credit: Beard Papa
J’ai précédemment parlé de l‘inefficacité des réunions en entreprise voyons désormais comment faire pour malgré tout créer une réunion efficace. En fait, je n’ai pas été précis, si Superman ne fait jamais de réunion car c’est un gros solitaire, Batman est parfois obligé de réunir Robin, la fille du Commissaire Gordon et Catwoman pour discuter de leurs objectifs stratégiques.
Voici comment il fait :
Pour faire en sorte que la réunion soit efficace, le meilleur moyen est encore qu’elle n’ai pas lieu. Si vous êtes l’organisateur de la réunion, il est de votre responsabilité de voir comment éviter la réunion : est-ce qu’une discussion avec une ou deux personnes de l’équipe ne suffit pas ?
Si vous êtes invité faites ceci, il est de votre responsabilité d’utiliser correctement votre temps : prévenez que vous avez une contrainte et que vous ne pourrez pas rester sans donner plus de détails. Durant les 10 premières minutes de la réunion vous allez très vite voir si cela va donner quelque chose ou si tout le monde est là pour savoir quoi mettre sur son rapport d’activité. Dès que vous commencez à déprimer, c’est le moment de s’excuser et de partir en laissant vos collègues partager ce moment de communion. Ce sera certainement le moment pour vous pour accomplir les tâches importantes et non-urgentes que vous n’avez jamais le temps de faire à cause de l’interruption fréquente de vos collègues.
Si vous devez discuter d’un point précis, rien de vaut une réunion debout. L’avantage ? Personne n’est confortablement assis et cela forcera les participants à aller droit au but. Les “stand-up meetings” font partis des outils utilisés dans les méthodes agiles de développement informatiques et cela produit des miracles !
L’équipe comporte des gens qui veulent s’asseoir ? Réglez un minuteur sur 30 minutes. Au delà, l’intérêt de la réunion doit être remis en cause.
Au delà de 2 heures, faites interner l’organisateur, particulièrement si la réunion déborde sur l’heure du repas.
Si vous êtes invité, le conseil précédent est applicable.
Éliminez, éliminez, éliminez. Tous ceux qui n’ont rien à apporter n’ont rien à faire dans la réunion. Vous avez besoin de l’avis d’une personne durant la réunion ? Demandez lui d’être joignable pour lui poser la question le moment venu, pas besoin qu’elle soit présente.
Plus vous serez nombreux moins ce sera facile d’obtenir un bon résultat. Les personnes intéressées recevront un compte-rendu avec les points clés.
Si vous êtes invité, demandez ce que celui qui vous invite attends de vous. Si vous n’en voyez pas l’intérêt, trouvez un prétexte ou utilisez le conseil N°1.
Ok, vous n’avez pas le choix et vous devez réunir ces personnes. Faites en sorte que chacun sache exactement le résultat attendu à la fin de la réunion. S’il y a un livrable, décrivez-le.
Si vous êtes invité et que l’objectif n’est pas clair, évitez la réunion à tout prix.
Voici un outil redoutable que j’utilise en tant que consultant. Bien souvent, derrière les choix prétendument logiques et rationnels se cachent des enjeux politiques ou des gueguerres entre départements. Bien évidemment, cela saute surtout aux yeux des personnes externes comme le consultant que je suis.
Ainsi, il m’est arrivé de recommander une solution dans une réunion et de la voir refusée sans raison par la personne en face. Il est de mon devoir de conseiller au mieux mon client mais je dois agir selon les contraintes du milieu et il est parfois difficile de savoir ce qui se cache derrière un refus.
Il est aussi facile pour la personne qui refuse de rejeter ensuite la faute sur celui qui a fait la proposition (particulièrement lorsque c’est un consultant!) aussi, voici l’arme absolu pour désamorcer ces manœuvres et ainsi aller à l’essentiel :
lorsque vous recommandez un choix de bon sens et que celui-ci est refusé sans raison dites ceci : “Très bien, mais je veux que mon désaccord avec le choix effectué ainsi que ma recommandation soient notés au compte-rendu.”
La personne en face devra ainsi assumer toute seule la responsabilité du choix et ne pourra se dédouaner sur quelqu’un d’autre (et en tous cas pas vous…).
Redoutable.
Le jour J, commencez exactement à l’heure annoncée. Débutez en rappelant le résultat attendu et le timing souhaité. Facilitez les discussions entre l’ensemble des présents. Désamorcez les confrontations entre les personnalités. Ecartez les sujets hors propos. Concluez la réunion en décrivant le résultat obtenu.
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