Essayer de vous rappeler l’une de ces journées : c’est la fin de la journée et vous vous sentez psychologiquement fatigué mais physiquement en forme. Vous essayez de repenser à ce que vous avez fait dans la journée mais seulement voilà : vous n’y arrivez pas. Vous n’arrivez à donner la liste précise des tâches réalisées et votre journée vous semble confuse. Si ça vous ai déjà arrivé cette article pourrait vraiment améliorer votre productivité et donc certainement votre vie !
Pour travailler de manière efficace il est important d’être concentré. La concentration est l’élément clé d’une journée productive. En fait s’il n’y avait qu’une seule chose à laquelle vous devez faire attention c’est à maintenir et entretenir votre concentration.
Mais voilà, la concentration est fragile et les occasions de la casser ne manquent pas tout au long de la journée : interruptions, multi-tâche, problèmes émotionnels…
Si vous pensez être quelqu’un capable de faire plusieurs choses à la fois, vous DEVEZ lire l’article que j’ai consacré à cette fausse croyance. En résumé, une étude scientifique a montré que être multitâche affecte plus votre capacité de réflexion que de fumer de la marijuana. Incroyable non?
Parmi les problèmes que j’évoque il y en a un en particulier que vous devez maîtriser : l’email.
Une étude a mesuré à plus d’une minute le temps nécessaire pour se re-concentrer après la lecture d’un email et 40% des salariés reçoivent plus de 100 emails par jour. En d’autres mots, leur boulot consiste à… traiter des emails (3 minutes de traitement + 1 minute de re-concentration).
L’email est devenu un problème. C’est un problème car nous n’avons pas appris à l’utiliser, nous ne l’avons pas intégré de manière réfléchie dans notre travail. Certaines personnes l’utilise pour discuter alors que le téléphone/chat serait adapté.
“Mais je ne peux pas travail sans !”
Devez-vous supprimer tous vos comptes mails et reprendre l’habitude d’envoyer des lettres manuscrites ? Je ne pense pas ! Comme le courrier postal à son époque et le téléphone un peu plus tard, l’email est l’outil de communication du moment et il n’est pas question de ne plus l’utiliser. Il faut poser des barrières.
Cependant comme tous les conseils que l’on peut donner sur l’auto-discipline, il s’agit souvent plus d’une question personnelle que d’une question de logique. Avec l’email, chaque élément reçu est une surprise qui attire notre attention. Lorsqu’on reçoit une réponse à un précédent email, on attends avec impatience que la personne réponde par la positive. Nous espérons être reconnu et voir notre égo flatté. Il y a quelque chose de très humain dans la manière dont est utilisé l’email : l’email est utilisé comme un outil d’auto-récompense.
Vous pouvez imaginer un accro à la recherche de sa dose ? C’est un peu ça. Chaque dose perd peu à peu son effet et une spirale se met en place pour atteindre le plus rapidement possible la dose suivante.
Ceci étant dit, voici les conseils pragmatiques à appliquer 🙂
Voici ce que je vous recommande :
– Utilisez un bon filtre anti-spam. Selon les dernières analyses au niveau mondial 92,3% des emails circulants sont du spam. Je suis intervenu dans une entreprise qui n’était pas équipée avec un bon anti-spam et où les gens passaient 30 minutes par jour à trier les emails. C’est tout simplement intolérable ! Si vous voulez le meilleur anti-spam gratuit utilisez Gmail. Vous pouvez même faire suivre tous vos mails vers Gmail et utiliser GMail pour répondre à partir de votre adresse d’origine.
– N’installer aucune alerte vous prévenant d’un nouveau message : tous les pop-ups vous avertissant qu’un nouveau message est arrivé sont désastreux pour votre concentration. Si vous avez des extensions et/ou plug-in qui font ça enlevez-les !!
– Définissez votre politique de gestion des emails. Je vous recommande de consulter le moins possible (en fonction de vos obligations professionnelles) votre boite mail. L’idéal est de consulter vos mails 2 fois par jour durant les périodes de la journée où vous avez des baisses d’énergie. S’il le faut mettez en place un auto-répondeur pour expliquer votre politique à vos interlocuteurs. (Voir La semaine de 4 heures)
– Désinscrivez-vous de toutes les newsletters que vous ne lisez pas. Je pense aussi à toutes les alertes en provenance des réseaux sociaux (facebook en tête).
– Évitez d’envoyer des mails pour ne rien dire : plus vous en envoyez, plus vous en recevrez.
– Ne faites pas de conversation par email (sauf si plusieurs personnes sont concernées). Si au bout de 3 échanges vous n’avez pas résolu le problème, préférez le téléphone.
Et vous, comment gérez vous vos emails ?
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Commentaires 7
Bonjour Michael,
Je partage ton constat, si le mail est un formidable outil collaboratif c’est aussi devenu une plaie possible.
Pour réduire le volume qui m’arrive chaque jour, en compléments des méthodes que tu as déjà cité mon expérience m’a montré que les points ci dessous étaient primordiaux
1. Eduquer ses collaborateurs et collatéraux : dès que je considère que je n’ai rien à faire dans une conversation e-mail j’appelle une des personnes impliquées et je lui demande de faire une réponse ne me retirant de la liste de distribution (et je motive la raison).
2. Dans le même esprit être en copie de trop de conversations traduit parfois (souvent) un problème de définition des responsabilités. Faire l’effort de le remettre à plat une fois évite souvent de nombreux mails futurs.
3. Je met sur pied avec mes collaborateurs un formalisme commun des “objet” de mail. Cela me permet lors de mes consultations périodiques de faire rapidement le tri entre l’essentiel et l’accessoire.
4. L’e-mail est devenu “la preuve” par excellence dans l’entreprise. Je ne cherche plus à avoir un écrit sur tout et n’importe quoi. Si on me sollicite par mail, je réponds souvent par téléphone (ça va plus vite, ça permet parfois de regrouper plusieurs sujets qui concernent le même interlocuteur, cela permet aussi de lever des ambiguites/omission qui sont propres à la communication écrite)
Le paradoxe est que dans une entreprise il faut être au courant d’un peu tout et l’e-mail y contribue pour bcp…
En espérant avoir apporté des éléments constructifs
Cdt
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Bonjour,
merci pour cet article fort intéressant qui reprend l’essentiel.
Les faux positifs de gmail sont un fux arguments, il suffit de temps a autre de prendre la peine de vider la corbeille ou dans les rares cas détectés de passer l’expéditeur en “autorisé” pour limiter la casse.
il existe aussi des possibilités d’étiqueter ou de classer les mails en fonction de leur importance.
Les news de complaisances peuvent être classées dans un dossier spécifique de même que les réponses aux commentaires sur les blogs ou les réseaux sociaux pour reprendre votre exemple …
La majorité des clients de messagerie permettent d’utiliser des plusieurs comptes. Il suffit de créer un compte annexe pour les messages de seconde zone …
(confirmation, blog, news) et ne relever cette boite que tous les 2 ou 3 jours voir seulement lors du créneau planifié pour les réponses 😉
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Bonjour,
Pour améliorer votre productivité et notamment la gestion de vos emails vous pouvez utiliser Boomerang et The Email Game.
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