Comment doubler la productivité de sa journée ?

Il est très courant de commencer sa journée en ayant plein de choses à faire et la meilleure volonté du monde pour les réaliser. On arrive à 9h tout frais et on commence par ouvrir sa boite mail. Il est aussi très courant de ne pas accomplir la moitié de ce que l’on avait prévu de faire. Pourquoi ?

Les raisons sont nombreuses : en consultant ses emails on découvre que notre collègue a soulevé une question qui nous concerne, on reçoit une demande de support d’un autre service, le périmètre du projet dont on est responsable est modifié ou encore on reçoit toutes les mises à jour des réseaux sociaux auxquels on est abonné, nos collègues viennent nous proposer d’aller prendre un café ou ont besoin d’aide sur leur projet…

Rapidement, il est midi et c’est l’heure d’aller manger. L’après midi fuse aussi vite que la matinée et c’est avec un certain désespoir (contenu) que l’on quitte le bureau.

Alors évidemment, le travailleur du savoir que vous êtes ne peut pas s’isoler dans une tour d’ivoire pendant 8 heures. Il doit collaborer, participer mais aussi produire.

Dans l’ensemble des techniques qui existent, je voudrais en partager une très simple pour doubler le nombre de choses que vous pouvez faire dans votre journée. Cette technique est en fait un processus et donc comporte plusieurs étapes qui peuvent être résumées par : définition, réalisation, libération.

Prenons quelques hypothèses de départ : vous avez une todo list et vous savez quelles sont vos priorité du jour.

Sur l’ensemble des tâches “prioritaires” il va vous falloir sélectionner les quelques tâches absolument nécessaires. Ce que je veux dire par là, c’est que ces tâches doivent (par opposition à devraient) être réalisées à la fin de la journée. Si ça n’est pas le cas, vous vous forceriez à rester tant qu’elles ne le sont pas.

Vous créez donc une short-list de tâches qui sont à accomplir coûte que coûte. A ce stade de la journée, il est généralement très tôt et vous n’avez pas encore allumé votre ordinateur. Si vous allumez votre ordinateur avant de faire ce travail, le résultat sera beaucoup moins probant.

Autrement dit, c’est la première action de la journée. Dans nos métiers, les priorités peuvent changer d’une semaine à l’autre mais plus rarement d’un jour sur l’autre. La journée est donc la granularité parfaite pour revoir ses priorités.

Ensuite, comme les tâches que l’ont doit faire nécessitent de l’interaction, vous allez planifier votre journée. Le test le plus flagrant se trouve dans un livre qui s’appelle “Le pouvoir de l’engagement total” (une merveille pour moi!) : plusieurs expériences sont étonnantes. Ils ont par exemple demandé à un groupe étant en cure de désintoxication de réaliser une action : écrire un essai avant 17h. Le premier groupe à qui rien de particulier n’a été dit n’a rien fait. Le second à qui on a demandé où et quand l’on fait à 80 %.

D’autres exemples similaires existent et la règle que vous pouvez en tirer pour vous est simple : plus je décris précisément les conditions dans lesquelles je vais réaliser une action, plus il y a de chances que j’arrive à le faire.

Deuxième phase : réalisation. Simple ? Non, en fait c’est le plus compliqué. Nous savons tous ce que nous devrions faire chaque jour à notre poste mais très souvent nous n’arrivons pas à le réaliser. Les principales raisons à ça ? Les distractions, les interruptions et tous nos malaises internes.

Les éléments sur lesquels vous avez un contrôle immédiat sont les distractions et les interruptions. A ce moment, vous allez donc volontairement couper toutes les sources de distractions et les interruptions (la liste est parfois longue) : internet, emails, messagerie instantanée, Twitter (eh oui!), téléphone, visite des collègues…

Vous êtes maintenant comme Tom Hanks dans Seul au monde. L’étape suivante c’est de faire. Réaliser. Imaginez que vous n’allez pas lever le nez de votre écran tant que vous n’avez pas accompli votre tâche.

Troisième et dernière étape : libération. Dans une journée on peut rarement passer plus d’une demie-journée tout seul dans son coin (plus vous êtes haut placé, plus c’est vrai), vous allez garder le reste de la journée pour les autres.

L’ordre est important ici car il s’agit surtout de se servir en premier sur son temps et son énergie pour planifier et réaliser.

Je résume le processus : Définissez les quelques tâches à accomplir dans la journée, faites-les en vous isolant au maximum, rendez-vous disponible. Au besoin, mixer ces moments dans la journée.

Testez ça et venez partager vos résultats ! Vous avez d’autres techniques ?

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