photo credit: Dawn Ashley
Oh, laissez-moi devinez : vous ne la consultez pas, elle est ouverte toute la journée.
Peut-être recevez-vous directement vos emails sur votre téléphone ?
Ou peut-être que vous avez même un son ou un message qui vous préviens de l’arrivée d’un nouveau message !
Ne paniquez pas, cette maladie se soigne. Cela pourrait s’appeler le syndrome du manque affectif numérique ou le MAN.
Archivez sans classer et recherchez
Je ne constate pas vraiment d’amélioration autour de moi. Les boites de réception sont toujours pleines et les réponses à mes demandes très rapides.
Dans le cas où l’approche de votre boite mail provoque des tremblements et des sueurs, vous devriez relire cet article Email : la plus importante source de distraction ayant jamais existé
J’ajoute qu’il est vraiment rassurant de vider sa boite mail régulièrement. Pourquoi la plupart des gens gardent tous leurs emails dans la boite de réception ? C’est quelque chose que je ne comprends pas !
Aussi, videz, archivez (sous Gmail) et évitez de perdre du temps à classer. Je connais des pros du label, de la règle de filtrage et du classement. Honnêtement c’est peut être l’un des systèmes les plus compliqués à modéliser tant il y a de règles 🙂
Si classer vos emails est amusant, peut-être qu’une reconversion comme documentaliste vous rendrait plus épanoui(e) ! Préférez la fonction recherche.
Imaginez le temps que vous passez ou que passent vos collaborateurs à classer des emails. Ce n’est pas très « core business » ça. Pire, ça ne détend personne (sauf les documentalistes) et donc ne peux même pas être considérée comme une activité positive… au mieux c’est un trouble compulsif ou l’application de méthode de classement papier au courrier électronique.
Pratique de la boite mail VIDE
Je pratique le vidage systématique de ma boite mail et je peux vous dire que je n’ai jamais perdu un mail parce qu’il était archivé. La seule raison : Paix de l’esprit. Je n’ai plus peur d’ouvrir ma boite mail.
La fonction de recherche m’a toujours permis de retrouver ce que je cherchais très rapidement. Le plus étonnant ? Cela ne m’arrive que très rarement : rien qui ne justifie que mon attention soit happée par l’énorme liste de mails reçus.
Ce que je fais, et qui n’est pas optimal, c’est de conserver dans ma boite de réception les mails qui attendent une action supérieure à 2 minutes de ma part. Consultez la méthode GTD pour en savoir plus.
La prochaine habitude que je dois donc cultiver est celle-ci :
N’ouvrir ma boite mail que 2 fois par jour : 11h30 et 16h
Dernière précaution pour les boite mails en ligne : sauvegardez vos messages. Voici un exemple de procédure de sauvegarde de votre compte sous gmail.
Répondez donc à ce sondage !
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