photo credit: Dawn Ashley
Oh, laissez-moi devinez : vous ne la consultez pas, elle est ouverte toute la journée.
Peut-être recevez-vous directement vos emails sur votre téléphone ?
Ou peut-être que vous avez même un son ou un message qui vous préviens de l’arrivée d’un nouveau message !
Ne paniquez pas, cette maladie se soigne. Cela pourrait s’appeler le syndrome du manque affectif numérique ou le MAN.
Archivez sans classer et recherchez
Je ne constate pas vraiment d’amélioration autour de moi. Les boites de réception sont toujours pleines et les réponses à mes demandes très rapides.
Dans le cas où l’approche de votre boite mail provoque des tremblements et des sueurs, vous devriez relire cet article Email : la plus importante source de distraction ayant jamais existé
J’ajoute qu’il est vraiment rassurant de vider sa boite mail régulièrement. Pourquoi la plupart des gens gardent tous leurs emails dans la boite de réception ? C’est quelque chose que je ne comprends pas !
Aussi, videz, archivez (sous Gmail) et évitez de perdre du temps à classer. Je connais des pros du label, de la règle de filtrage et du classement. Honnêtement c’est peut être l’un des systèmes les plus compliqués à modéliser tant il y a de règles 🙂
Si classer vos emails est amusant, peut-être qu’une reconversion comme documentaliste vous rendrait plus épanoui(e) ! Préférez la fonction recherche.
Imaginez le temps que vous passez ou que passent vos collaborateurs à classer des emails. Ce n’est pas très “core business” ça. Pire, ça ne détend personne (sauf les documentalistes) et donc ne peux même pas être considérée comme une activité positive… au mieux c’est un trouble compulsif ou l’application de méthode de classement papier au courrier électronique.
Pratique de la boite mail VIDE
Je pratique le vidage systématique de ma boite mail et je peux vous dire que je n’ai jamais perdu un mail parce qu’il était archivé. La seule raison : Paix de l’esprit. Je n’ai plus peur d’ouvrir ma boite mail.
La fonction de recherche m’a toujours permis de retrouver ce que je cherchais très rapidement. Le plus étonnant ? Cela ne m’arrive que très rarement : rien qui ne justifie que mon attention soit happée par l’énorme liste de mails reçus.
Ce que je fais, et qui n’est pas optimal, c’est de conserver dans ma boite de réception les mails qui attendent une action supérieure à 2 minutes de ma part. Consultez la méthode GTD pour en savoir plus.
La prochaine habitude que je dois donc cultiver est celle-ci :
N’ouvrir ma boite mail que 2 fois par jour : 11h30 et 16h
Dernière précaution pour les boite mails en ligne : sauvegardez vos messages. Voici un exemple de procédure de sauvegarde de votre compte sous gmail.
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Commentaires 9
Je travaille dans le conseil, genre de profession ou l’on est accroche au Blackberry. Notre entreprise nous a forme a la gestion optimale de notre temps, qui comme tu l’indiques fait une large place a la gestion du email. Nous avons même eu un livre sur la gestion du temps.
Effectivement la recommandation était de n’ouvrir le email que deux fois par jour.
La contradiction cependant c’est que les gens s’attendent toujours a recevoir des réponses dans les 2 heures prochaines. De plus, si je ne regarde pas mon email en continu, je ne suis pas au courant des dernières demandes ni en mesure d’ajuster mes priorités de façon fluide, alors qu’elles changent en continu.
Au total donc, je suis d’accord avec la théorie, mais j’ai du mal avec la pratique.
Que ce soit ma boite pro ou perso je les aient quasiment en permanence sous les yeux (blackberry pour la pro quand je suis pas au bureau).
Par contre je pratique la boite mail vide dans les 2. Pas tous les jours mais régulièrement j’archive ou je supprime jusqu’à que mon Inbox soit (quasi) vide.
Depuis la fin 2008 je pratique la boite de réception vide et le “check” automatique de mes mails toutes les heures (boite pro) au lieu de toutes les minutes. Par contre mon soft de messagerie reste ouvert en permanence et quand j’ai un moment je force aussi le check “entre” ces périodes d’une heure.
Mon métier (100% tourné autour du web) et surtout l’attitude des gens autour de moi font que j’ai besoin d’être un minimum au courant et je passe déjà pour un extra terrestre a ne pas avoir lu mes mails dans les 5 minutes.
Par contre le coup de la boite vide c’est vrai que c’est très agréable, les 2 plus grosses difficultés pour moi sont :
1- savoir quoi archiver et quoi jeter. Un mail parait utile à conserver sur le moment mais perd parfois tout intérêt dans les 3 jours qui suivent.
2- gérer sa boite d’envois. En effet dans cette boite tout reste, que ce soit le mail de forward de blague marrante 30 secondes ou le mail méga super important au big boss.
Pour le point 1, j’ai créé une boite “archives temporaires” sur laquelle j’ai appliqué une règle de conservation d’un mois. J’y met tout dont je risque d’avoir besoin dans les jours qui suivent mais qui j’en suis sûr n’auront plus d’intérêt par la suite. C’est très pratique mais ne règle pas toujours la question sur le moment : important à long terme ou pas ?
Pour le second point par contre je n’ai à l’heure actuelle pas l’ombre d’une idée : aller refaire le même processus que pour la boite de réception dès qu’on envoie un email : hop je vais dans la boite d’envoi je clique sur le mail que je viens d’envoyer et je l’archive ou efface ? Ca parait un peu lourd non ?…
De votre côté, comment faites-vous ?
Author
Pour la question des archives, je trouvais que GTD est très bien : effacer le message ou l’archiver.
L’archive temporaire doit compliquer un peu ta gestion. Pour ne pas avoir une seule archive ?
Quoi jeter : tout ce dont tu es certain que ça ne pourra pas servir comme les publicités. Personnellement je n’efface rien, je ne fais qu’archiver avec Gmail. Cela m’évite de me poser cette question justement 🙂
Pour les envois, j’ai l’impression que tu compliques les choses. Tu voudrais avoir la boite d’envoi vide si je comprends bien.
Dans mon cas Gmail garde une copie des mails envoyés, je ne me pose pas plus de questions ! Je ne fais rien pour la vider, c’est beaucoup moins important que la boite de réception.
Alors Pourquoi l’archive temporaire ?
Parce que pas mal d’email de mon boulot sont par exemple des échanges autour de la résolution d’un problème (ou d’un projet d’ailleurs).
Tant que le problème n’est pas résolu c’est pratique de pouvoir récupérer les infos d’un email précédent. Une fois le problème réglé ou le projet bouclé, tout ça n’a plus d’importance et donc plus de raison d’être archivé.
Pourquoi ne pas tout archiver ? Parce que tous ces échanges professionnels + des rapports quotidiens et pas mal d’autres trucs utiles représentent environ 8 000 à 12 000 emails par an ! Hors les logiciels de messagerie traditionnels (outlook, thunderbird…) gèrent tout ça à base de fichiers textes à plat.
Généralement quand on dépasse un certain seuil (ça dépend beaucoup de la taille des emails mais je dirais entre 6 000 et 15 000 emails à la louche) dans une même boîte (donc un même fichier) on commence à prendre des risques.
Ca m’est arrivé 2/3 fois de lancer mon soft de messagerie, de cliquer sur ma boite d’archives et d’avoir un joli message d’erreur et/ou une boite totalement vide…
Idem pour faire des recherches dans le corps des messages, les performances deviennent mauvaises avec la somme grandissante des emails.
Pour sauvegarder une boite, c’est pareil on en vient à archiver des fichiers de 5 go… pas top.
Bref tout ça milite à mon avis pour un premier tri avant archivage.
Pour la boîte d’envois la problématique est un peu pareille : conserver des emails qui prennent de la place, compliquent les recherchent et risquent de tout faire planter.
Après peut-être qu’avec Gmail la problématique se pose moins qu’avec une application traditionnelle. N’empêche que sur le principe j’ai un peu de mal à envisager conserver des trucs inutiles, ça vaut pour la vie réelle (objets inutiles) mais aussi pour la “vie électronique”.
Author
Bonne remarque en effet.
Disons pour tu peux soit :
– gérer tes mails avec une solution plus simple comme Gmail (promis, je ne travaille pas pour Google!). C’est tout à fait possible de le faire sans modifier le fonctionnement de ton client mail actuel et en branchant Gmail par dessus le reste (méthode que je pratiquais dans mon ancienne entreprise).
– adopter différentes règles comme archiver les messages anciens (plus de 6 mois ?) pour éviter les problèmes de performance et ainsi pouvoir rechercher facilement les conversations en cours.
Je n’aime pas l’idée de trier avant d’archiver à cause du temps que ça prend et de la véritable raison qui te pousse à faire ça : palier au manque de performance de l’outil.
Au final, le client mail limite vraiment la simplification de la gestion des emails de ce point de vue. J’ai gardé des souvenirs mitigé de Thunderbird en dépit du fait qu’il soit très bien réalisé. Je connais beaucoup de pro de la règle de routage et du filtre qui essaient de palier aussi aux manques des clients mails !
Tu devrais faire l’essai pendant deux semaines avec Gmail !
Moi je dis… gmail powa je travaille pas non plus pour google mais que de temps et d’efficacité gagnés, maintenant que que le mode offline marche il n’y a plus d’excuse pour continuer à se coltiner outlook…
Ptit conseil en prime: activer les fonctionalités labs : superstars, quicklinks et multiple inboxes… et comme ça on peut appliquer (presque) la méthode GTD …
++
Gmail n’a pas encore réussi à me convaincre pour les raisons suivantes (en vrac) :
– support des mails en HTML/CSS assez pauvre (newsletters)
– pas d’affichage “liste des mails + leur aperçu en dessous” (ou alors c’est bien caché)
– le côté un peu pénible des comptes multiples (j’aime bien les avoir séparés et pas forcément tous selon l’ordi sur lequel je suis (boulot, maison, ordi portable, tel portable)
– pas de sélection de paquets de mails simplement (genre pas tous et pas tous à côté).
– gestion des “dossiers” un peu étrange sous forme de libellés, qui n’ont pas de hiérarchie (je ne suis pas fou de l’arborescence de dossiers, mais j’ai pas mal de règles pour classer et marquer comme lu (automatiquement) des emails récurrents (rapports, bilans, …) que je reçois régulièrement et que je ne vais lire qu’en cas de besoin/problème.)
– à priori pas de règles de conservation (durée avant effacement automatique)
– peu de raccourcis claviers ou assez bizarres
– pas de cliquer-glisser
– difficulté de sauvegarde… ET de restauration (outils spécifiques et gros transferts en cas de grosse boite)
– “googlodépendance”, pub, confidentialité (même si c’est très relatif en réalité)
– …
En fait Gmail me semble un outil puissant qui résout une partie des problèmes des logiciels type thunderbird, mais qui introduit au passage des nouveaux problèmes, en particulier en terme de confort de manipulation… bref ce qu’on gagne d’un côté on le perd de l’autre.
J’y viendrais peut-être un jour, mais pour l’instant j’avoue être assez attaché à mon thunderbird. Je comprends sans souci l’intérêt de Gmail pour les personnes SOF (sans ordinateur fixe) où le Webmail (et uun bon webmail) est un énorme avantage, mais j’avoue qu’un vrai client lourd me parait beaucoup plus complet et efficace au quotidien.
Tous les mails polluants, c’est direct un filtre anti spam et spam. Cela va à la corbeille et les fois suivantes, ces mêmes mails le sont envoyés directement..