50 astuces pour être plus productif

Durant ma quête vers la sainte productivité j’ai découvert de nombreux trésors qui seront enseignés dans la formation Efficacité Zen. En attendant, voici 50 conseils pour être plus productif en un clin d’oeil !

Vous vous sentez peut-être occupé ou (je vais le dire) débordé. Bien, disons que votre état n’est pas définitif. Il est même facilement réversible.

1. Travaillez 4 heures par jour

Nous n’en sommes pas encore à la semaine de 4 heures mais essayez déjà 4 heures par jour !

L’une des astuces les plus simples et terriblement efficace pour être plus productif est simple : consacrez moins de temps à votre activité. La loi de parkinson entrera en action et automatiquement vous serez plus à même d’atteindre vos objectifs de la semaine. Si en lisant ceci vous pensez quelque chose du genre “ah bon, je n’y arrive déjà pas et Michael me conseille d’y passer encore moins de temps!”, lisez la suite.

Le niveau de productivité moyen d’une personne qui bosse 40 heures par semaine est en dessous de 50%, en ayant 2 fois moins de temps la productivité passera au-delà de 50%.

2. Arrêtez les jeux en ligne

On sait qu’ils sont parfois amusants mais ils ne servent à rien. Ils sont pervers car toujours à portée de main. Essayez de faire comme moi : supprimez vos comptes.

3. Arrêter les jeux tout court

Eux aussi. Moins pervers ils n’en sont pas moins peu utiles pour votre travail (sauf si c’est votre travail et dans ce cas vous avez un boulot de rêve!). Réservez ceci à des périodes bien précises !

4. Coupez la messagerie instantanée

MSN se lance au démarrage de Windows ? Vous êtes fou ! Désactivez tous les outils de chat (sauf si c’est dans votre travail et dans ce cas, vous avez peut-être un boulot de rêve).

5. Achetez un meilleur ordinateur

Écran de 15″, Windows 98… hum plus à jour hein ?

Prenez du matériel performant pour qu’il dure et soit efficace (comme ce bon Windows 98 hein!). Une fois dépassé, changez-en vite. Privilégiez un bon disque dur, de la mémoire vive en quantité et un bon processeur.

6. Utilisez du papier et un stylo

Bon, ce n’est pas parce qu’il est nouveau qu’il faut rester coller devant son ordinateur. Retrouvez les bénéfices du papier et du stylo pour réfléchir d’une autre manière : la traditionnelle. Au moins, vous ne perdrez rien à cause d’un écran bleu.

7. Prenez une meilleure connexion internet

La vidéo est de partout. Ne soyez plus limité par votre connexion. Si elle n’est pas au goût du jour, changez d’abonnement et profitez des bas prix qu’offre la France.

8. Aménagez votre espace de travail

Température idéale (pour cela il vous faut un bon thermomètre), luminosité parfaite, chaise confortable ahhh, je sais que tous ces petits détails font la différence. Ne les oubliez pas. Quelque chose vous embête actuellement ? Changez-le !

9. Récompensez-vous lorsque vous atteignez vos objectifs

Vous avez tenu un délai, terminé un projet ou atteint une étape significative ? Récompensez-vous !

Selon votre humeur, une bonne bière fait l’affaire, un massage aussi. Choisissez votre camp (et pourquoi pas les 2 à la fois).

10. Punissez-vous lorsque vous ne les atteignez pas

Vous vous attrapez en train de vous mentir ou en train de faire une promesse que vous n’allez pas tenir ? Punissez-vous ! Envoyez un mail à un ami en lui disant que si vous n’avez pas terminé ceci à la date prévue, vous lui donnez 10 euros. Recommencez la semaine suivante.

11. Arrêtez de lire les infos

Question : qu’avez-vous appris de la lecture intensive des informations ? Réponse : absolument rien de productif. Certes, il est sympa de se sentir informé et terrorisé par les médias mais cela ne vous apporte rien d’autre qu’un sujet de conversation à la machine à café. Laissez les autres vous prévenir des nouvelles importantes.

12. Définissez ce que vous souhaitez atteindre

Qu’est-ce que vous essayez d’accomplir au juste ? Ne perdez pas l’objectif de vue. Soyez précis dans vos attentes. N’accomplissez que ce qui est cohérent avec l’objectif.

13. Concentrez vos efforts sur quelques projets clés

Voici une recette pour augmenter son niveau de stress : lancez pleins de projets en même temps et vous engageant auprès de plusieurs personnes et ne tenez aucun objectif. Ne vous dispersez pas (c’est normalement réservé à ceux qui explosent). La concentration sur quelques projets clés est essentielle pour produire un résultat.

14. Donnez-vous le droit d’oublier les projets que vous ne finirez jamais

Vous avez dit oui trop vite ? Renégociez avec vous-même le droit de tout laissez tomber. Prenez le téléphone et dites que vous n’êtes plus dans le projet.

15. Arrêter d’acheter de la merde

Caleçon qui gratte, clavier qui abime les articulations, cahiers qui se déchirent, téléphone avec 1 heure d’autonomie, écran flou, ordinateur lent… la liste est longue.

Prenez peu mais prenez de la qualité. Donnez-vous de l’importance et de la tranquillité d’esprit.

16. Parlez moins

Vous n’en n’avez pas marre de parler ? Peut-être que c’est le cas de vos collègues. Personne n’osera vous le dire (surtout si vous êtes le chef, ce qui vous fera passer encore plus pour un glandeur). Arrêter de parler autant pour ne rien dire. A quand remonte la dernière fois où vous avez pu “lâcher le morceau” en moins de 10 minutes ?

17. Apprenez à déléguer

Savoir déléguer n’est pas évident. Apprenez à le faire et ne tomber pas dans toutes les peurs irrationnelles que cela peut entrainer. Je vous donne une réponse à une question qui m’a longtemps dérangé : oui, quand on délègue, le résultat n’est souvent pas ce que l’on aurait produit nous-même (souvent en mal).

18. …et déléguez !

Faites un test sur une tâche simple et commencer à vous décharger de tout ce qui n’est pas votre spécialité. Ne remplissez pas le temps obtenu par du travail mais à vous développer et à vous reconstruire.

19. Arrêtez de poster dans des forums qui n’ont rien à voir avec votre travail

Tirez un trait sur tous les forums qui ne vous aident pas ! Pourquoi continuer à poster sur le forum de geek que vous consultiez lorsque vous étiez ado ?

20. Apprenez à lire plus rapidement

Soyez consciemment en constante recherche d’amélioration de votre vitesse de lecture.

21. Faites vos des fiches mnémotechniques

Créez des fiches avec les choses que vous devez faire de manière régulière mais dont vous oubliez tout le temps les détails : déclaration impôts, passage d’une commande particulière, réponse à un client, mise en route du serveur…

22. Définissez vos routines de travail

Catégorisez vos jours entre ceux qui sont productifs et ceux qui servent à l’administratif. Faites la différence entre vos différences routines et exécutez les sur des jours prévus à cet effet.

23. Débarrassez-vous des mauvaises routines

Vous avez pris de mauvaises habitudes ? Apprenez à vous en débarrasser en les remplaçant par de biens meilleures habitudes.

24. Écrivez les choses

Votre cerveau n’est pas un entrepôt de données. En fait, plus vous y stockez de choses, plus cela vous demandera de l’énergie pour vous en souvenir et surtout vous rappeler du contexte et de l’importance d’un projet. Déchargez-vous de tout ce qui n’est pas à traiter tout de suite.

25. Définissez un système de gestion qui vous convient

Pour se décharger l’esprit, choisissez une méthode simple et pratique en laquelle vous avez confiance. Vous devez tout le temps l’avoir sur vous et pouvoir l’utiliser facilement. Vous avez les classiques agendas, PDA ou organiseur logiciel. Prenez-en un seul (pas de combinaisons PC/papier ou téléphone et agenda).

26. Utilisez le système

Si vous avez un système, utilisez-le ! Profitez de sa mise en place pour vous libérer.

27. Entretenez le système

Prévoyez des moments pour nettoyer et remettre en ordre votre système (pour les geeks, il faut défragmenter votre système). Une liste de 500 éléments n’est pas humaine sauf si elle est classée de manière consciente.

28. Déléguez la gestion de vos emails

Pour l’immense majorité des gens, 95% des emails :

– ne nécessitent pas de réponses

– après 2 heures ne nécessitent plus de réponses

– après 2 jours ne nécessitent plus de réponses

Déléguer la gestion de ses emails est l’un des moyens les plus efficaces pour retrouver beaucoup de temps et ne plus dépenser beaucoup d’énergie à interagir avec un système.

29. Prenez un bon anti-spam

Bon, vous n’êtes pas prêt à déléguer la gestion de vos emails ? Rendez-vous au moins un service : ne gérez plus vos spams. Un anti-spam moderne (de 2009) est un anti-spam qui laisse rien passer et ne filtre pas vos vrais messages (les faux positifs). Croyez-moi, ça existe !

30. Apprenez des raccourcis clavier

Ouvrir un document, changer de fenêtre ou d’onglet, copier/coller (si si, y’en a encore qui ne connaisse pas)…

Apprenez à gagner du temps sur les petits détails comme l’utilisation de l’ordinateur. Sans devenir un malade du raccourcis, rendez-vous compte de la différence entre quelqu’un qui sait effacer ses mails au clavier et celui qui fait 2 ou 3 clics pour chaque opération. Inutile de passer du temps que les tâches de ce type.

31. Affrontez vos peurs et ne reportez pas la prise de décision

Votre petite voix intérieure vous dira si vous essayez de reporter une décision qui doit pourtant être prise. Essayez d’identifier chaque semaine, une peur et affrontez-là. Effets garantis.

32. Commencer avec la fin en tête

Stephen Covey dans son livre en parle très bien : savoir où l’on veut aller est un excellent moyen pour prendre le chemin le plus court.

33. “Est-ce que je suis productif ou simplement occupé?”

Est-ce que je remplis mes journées pour avoir l’air occupé ou est-ce que je suis vraiment productif ?

34. “Quelles sont les 3 tâches qui feront la différence dans un an ?”

Parmi toute ma liste de choses à faire, de quoi je me souviendrai dans un an ?

35. “Qu’est-ce qui consume actuellement mon énergie malgré moi?”

Quelles sont les petites choses qui me préoccupent mais que j’essaie d’ignorer ?

36. Faites des pauses relaxantes

5 à 10 minutes pour se régénérer, utilisez-les biens !

Quelques recommandations de choses à éviter : démineur, dire du mal du chef avec son voisin, passer des ordres en bourse pour arbitrer son portefeuille, jouer en ligne, répondre dans des forums….

Quelques idées qui marchent bien.

37. Ne laissez plus jamais les autres gaspiller votre temps

Si l’on vous vole votre portefeuille, vous allez peut-être essayer d’arrêter le voleur. Si l’on vous vole votre temps, tuez le voleur (pas littéralement!) car le temps est votre bien le plus précieux.

Organisez des réunions efficaces.

38. Ne gaspillez pas le temps des autres

Selon le bon vieil adage, ne faites pas autres…

Ils vous en seront reconnaissants et vous serez perçu comme une personne efficace et occupée.

39. Ne vérifier les emails que 2 fois par jour

La pire journée de travail pour moi, c’est commencer par vérifier mes emails dès que j’allume mon ordinateur. Automatiquement, je vais trouver des mails à lire, à traiter et à supprimer. Réduisez au maximum la distraction que provoquent les mails.

40. Utilisez des outils qui mesurent l’utilisation de votre temps

Passez un peu de temps à analyser ce que vous faites vraiment. Rien de plus faux que l’impression que l’on a si elle n’est pas épaulée par des données mesurées. L’une des meilleures solutions qui existe s’appelle RescueTime et collecte automatiquement les informations. En l’installant, c’est la fin des mensonges à soi-même.

41. Automatisez un maximum de choses

Virement d’argent, sauvegarde, envoi de courriers,

42. Apprenez à taper plus rapidement au clavier

Un point un peu délicat à améliorer mais pour l’utilisateur lambda, une amélioration de 25 % est possible. Imaginez le temps que vous économiseriez en tapant 25 % plus vite.

Voir les logiciels possibles.

43. Maintenez une paix intérieure

Prenez le temps de vous ressourcer et de retrouver une paix intérieure. Prenez le temps de respirer, de faire le vide.

44. Ne soyez pas un maniaque du contrôle

Laisser tomber est parfois la meilleure solution. Parce que même avec les meilleurs systèmes et la meilleure organisation vous ne pourrez jamais (et vous ne devez) tout contrôler.

45. Trouvez une ou deux bonnes raisons de vous démener aujourd’hui

Parfois, notre productivité peut faire des bons spectaculaires si l’on décide que notre journée sera marquée par le sceau sacré de la productivité.

46. Restez ouvert et serein

Une personne stressée n’est pas à son niveau maximum de productivité. Restez ouvert aux nouveautés, évoluez avec votre temps. Ayez confiance en vous, croyez en votre avenir.

47. Planifiez du temps libre

Le problème lorsqu’on commence à vouloir tirer le maximum de son temps, c’est que l’on commence à tout analyser sur l’angle productif/non-productif. Pour essayer de contre-balancer ce phénomène, planifiez votre temps libre dans votre agenda comme une obligation : aller jouez au foot, jouer au tennis avec son fils…

48.Revoyez votre organisation au travail

Des initiatives intéressantes existent. Qu’est-ce qui marche pour vous ? Est-ce que votre système est optimal ?

49. Arrêtez le multi-tâche

Quelqu’un qui est sous influence de la marijuana est plus intelligent que quelqu’un qui fait du multi-tâche.

50.  Arrêtez de lire des listes débiles

Allons !

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