Voici un outil qui m’a (presque) sauvé la vie et me permet d’avoir un bureau sans papier

Michael Ferrari Devenez plus efficace 29 Commentaires

Paperless Office

Vous connaissez tous la rengaine du zéro papier et du tout virtuel ?

Pourtant dans notre quotidien nous avons encore trop souvent du papier pour encombrer nos bureaux et nos armoires alors que rien ne nous retient pour passer au virtuel.

Il y a 2 intérêts principaux :

  • gain de place (utilisateurs de Kindle, vous savez de quoi je parle!)
  • accès rapide et immédiat à tous vos documents

La cerise sur le gâteau ? C’est un petit geste écologique.

Nous imprimons des tonnes de papier, nous ouvrons des centaines de courriers chaque année et nous continuons à gaspiller ces ressources. Combien de temps passez-vous à faire cela au lieu de vous concentrer sur ce qui compte vraiment ? Votre famille, produire du résultat pour vos clients ?

Je me souviens d’une discussion que j’avais eu avec le dirigeant d’une PME il y a plusieurs années de cela. Il m’expliquait en quoi consistait son activité : il devait consacrer au moins une matinée de son week-end à traiter la paperasse. J’étais horrifié. Serait-on encore en 1970 ? Etait-ce le quotidien de tous les dirigeants ? Heureusement non. Il y a ceux qui aiment bien porter leur croix et se rappeler quotidiennement que le monde est dur et il y a les autres.

Dans ma quête de l’efficacité personnelle, je teste continuellement de nouvelles méthodes ou de petits changements pour me simplifier la vie. Voici un changement que j’ai effectué il y a bien longtemps et que je n’ai jamais partagé sur ce blog : le (presque) zéro papier.

Et oui, presque, car pour un certain nombre d’établissements le papier reste un moyen de communication de choix et parce que parfois il faut aussi répondre par papier mais je vais vous montrer comment ce genre de situation peut être une exception et non la règle.

En appliquant ce type de changement vous allez pouvoir augmenter de 4432 € votre revenu, ne travailler que 1h15 par semaine et toujours obtenir la meilleur table au restaurant*. Il arrive parfois que certains utilisent ce temps retrouvé pour égorger des petits chats, battre leur conjoint et vendre de la drogue à des enfants mais je ne pourrais ne être tenu pour responsable…

…ou vous allez simplement consacrer moins de temps à ces activités ennuyeuses !

Pour accomplir ce changement il vous faut plusieurs choses : des outils et une méthode. Les outils sont importants pour faciliter votre tâche au maximum. Pour le tout numérique, il vous en faut en fait 3 maximum.

Les outils

Voici ce que j’utilise pour supporter mon système sans papier.

Le premier, c’est un scanner mais pas n’importe lequel. Vous vous souvenez peut être de l’horreur qu’étaient les premiers scanner à main ? Vous avez eu le temps de regarder la trilogie du seigneur des anneaux en utilisant certains scanner à plat et numérisant les pages une à une ? Tout ceci est fini depuis bien longtemps. Ce qu’il vous faut, c’est un scanner rapide et précis. Ma solution, c’est un Canon P150.

Il scanne les pages recto/verso, est très rapide, supprime automatiquement les pages blanches et peut numériser les tickets de caisse et cartes de visite. La fonction que j’adore ? Il envoie directement le document numérisé vers ma base documentaire. Il existe d’autres modèles mais celui-ci est mon préféré car il est performant, peu encombrant et léger (9,5 x 28 x 4 cm ; 971 g ).

Ne classez pas, archivez !

Pour épauler votre scanner et éviter de faire l’une des 2 grosses erreurs avec vos fichiers : ne rien ranger du tout et ne rien retrouver ou passer du temps à tout ranger et ressembler à Rain Man, il vous faut un autre outil qui indexe automatiquement vos documents. Cet outil, c’est evernote. Il existe en version gratuite et payante.

Ce qu’il permet notamment, c’est de retrouver un document d’après l’un des mots qu’ils contient (même une image). Un outil idéal pour contenir votre base de documents et y accéder depuis n’importe quel périphérique.

Ne perdez rien

Le risque avec le tout numérique, c’est évidemment la perte de données. Ce risque existait bien entendu pour le papier mais ce n’est pas une raison pour être prudent. Pour palier à cela, il faut sauvegarder régulièrement mais vous savez comme moi que si c’est manuel, nous ne sauvegardons rien. C’est comme penser à épargner VS automatiser ses finances : 5 ans plus tard le premier se demande comment il n’a pu économiser 5 000 € alors que le second peut payer cash sa prochaine voiture (d’occasion bien sûr). Si vous avez déjà assisté à l’une de ces réunions où le responsable se rend compte que le beau système de sauvegarde en place n’a jamais été utilisé, vous voyez de quoi je parle.

Il y a 2 options qui s’offre à vous : une sauvegarde en ligne via Dropbox (ou un autre système) ou une sauvegarde locale. Idéalement, une combinaison des deux.

Pour la sauvegarde locale, j’ai choisi de prendre un NAS (voici un excellent modèle : Synology – DS-212J). C’est simplement un mini-serveur accessible depuis tous mes ordinateurs. Il contient tous mes fichiers et offrent de nombreuses capacités supplémentaires. Ce serveur est sauvegardé sur un autre disque chaque semaine et les données les plus importantes sont répliquées sur Dropbox chaque jour.

La méthode

Assez parlé outil, ce qui est intéressant, c’est de voir comment vous pouvez utiliser ce système.

Etape 1 : Trier votre courrier papier

Jeter tout ce qui ne doit pas être conservé et tout ce qui est inutile. Si vous avez un doute sur l’utilité d’un document, utilisez une boite de transition dans laquelle vous regroupez tous les documents sur lesquels vous avez un doute et que vous videz au bout de 6 mois / un an.

Etape 2 : Numériser

Mon système consiste donc à numériser tous les courriers entrants qui ont un intérêt, cela représente essentiellement les documents officiels. L’opération prend quelques minutes chaque mois.

Je numérise également tous les justificatifs de dépense pour ma société. Mon comptable est heureux, il ne reçoit plus de grosse boite de chaussure mais un beau fichier. L’opération prend également quelque minutes chaque mois.

Je numérise tout ceci une seule fois à la fin du mois pour gagner du temps. Pour numériser, c’est simple : j’ouvre le scanner (il est rangé le reste du temps). Je positionne les documents et je lance la numérisation. Lorsqu’elle est terminée, j’enregistre le fichier directement dans Evernote car le logiciel du scanner est malin et propose une fonction « Scan to evernote ».

Je peux ajouter des tags si nécessaire.

Etape 3 : Décider quoi faire de l’original

Une fois numérisé, il convient de décider quoi faire du document papier. Ma règle de conduite en résumé : je conserve les documents envoyés par les organismes officiels, je détruis le reste.

C’est fini.

—————–

*Résultats non garantis

Crédit photo Prozac74
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Commentaires 29

    1. Post
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  1. Christophe

    Entièrement d’accord toi contre ce monde du « tout papier »! Je travaille dans un grand groupe bancaire dans les RH, et c’est incroyable le temps perdu à traiter, trier, classer et détruire la paperasse! Depuis mon arrivée il y a un an et demi, je m’efforce d’optimiser les process notamment de ce côté…
    Et dire qu’on recevait chaque mois les 700 fiches de salaire en format papier, dont la seule destinée était d’être trouées puis mises dans un classeur, avant d’être archivées deux ans plus tard! Aujourd’hui: merci le pdf!

    Pour les écolos dans l’âme, j’ai publié un article intitulé « Comment faire des économies grâce à l’écologie » au lien suivant: http://christophe-voirand.suite101.fr/comment-faire-des-economies-grace-a-lecologie-a23598

    Bien vu, le coup du mini-serveur, mais comme tu le sais, il est difficile de faire changer les habitudes des gens! 😉

    Merci pour ce blog toujours très intéressant.

    Christophe

  2. Bastien

    J’utilise un Nas Synology depuis 2 ans environ. Il m’a coûté un peu cher à l’achat mais il vaut largement son prix. Tout est très simple grâce à l’interface d’administration web très bien faite.

    Je le recommande fortement.

  3. SRG

    Je frais pratiquement pareil.

    J’utilise un FUJITSU ScanSnap S1500 dont je suis très content (vraiment très rapide, 1 seconde par page recto/verso environ), et il y a des fonctions vraiment pratiques (qui sont peut-être / sans doute aussi sur le Canon, genre « cette pile de feuilles va donner un seul .pdf ou bien chaque feuille va donner un .pdf séparé », zapper les pages planches, faire de l’OCR, envoyer le .pdf scanné sur son compte email pour un backup supplémentaire, etc.).

    Je suis adepte du « je ne classe rien du tout », donc je scanne, tout est en vrac dans un répertoire, nommé par date de scan, et c’est tout.

    Les fichiers sont OCRisés automatiquement pour être cherchables, çà permet de retrouver certains documents facilement ainsi.

    Pour les autres, je les recherche – çà reste peu fréquent au final – visuellement (grandes vignettes dans l’explorateur, sous Linux, très rapide à la génération).

    Je backupe tout en local sur un HDD 2.5″ et en ligne sur internet (sur une partition cryptée d’un serveur perso).

    J’ai jetté des mètres de papier, depuis : c’est un des autres avantages de cette méthode, çà économise beaucoup de place, surtout si on vit en appart.

    Certains docs numérisés dataient de 8-10 ans et pour certains, l’encre n’était déjà parfois plus toujours très lisible.

    L’investissement initial n’est cependant pas anodin : achat du scanner (coût), mise en place du système (nécessite temps et organisation), numérisation initiale (temps).
    J’ai bien mis deux mois à tout numériser au départ petit à petit. Je dois avoir 4~5GO de .pdf numérisés ainsi maintenant.

    Ensuite par contre çà ne coûte plus très cher (le scanner Fujitsu est donné pour 50000 numérisations, j’en suis à moins de 20000), ni en temps.
    J’ai un box « à scanner  » et un « à détruire ».
    Je scanne les documents du box « à scanner » quand il est plein (environ une fois par mois, ou à peine un peu plus), et je mets les documents dans le « à détruire ».
    Je détruis le « à détruire » également quand il est plein.
    Ainsi j’ai encore la version papier pendant 2 mois au cas où j’aurais besoin de l’original (facture par ex. – çà me permet de représenter l’original et çà m’évite de devoir l’imprimer).

    Clairement mes motivations étaient (dans le désordre) : avoir une version numérique toujours prête, conservation dans la durée (en cas d’incendie je ne perds rien ou presque de ce côté là), gros gain de place, sauvegarde du contenu (pas d’altération contrairement au papier), ne plus avoir à classer mes papiers dans N trieurs.

    Je garde aussi en version papier seulement certains documents administratifs (fiches de paye, retraites, impots notamment).

  4. laurent de 500K

    J’ai lu un digest de la méthode Trapec (qui doit être déposée il me semble) et j’ai juste suivi quelques conseils en me disant que j’allais m’y tenir (le papier n’est pas mon fort)

    Depuis 3 mois, mon bureau est net, deux banettes : une à traiter rapidement, une à lire quand j’aurais le temps. Je classe mes papiers (j’en jette le max et pourtant, 90% pourrait être encore jetés…) et mes fichiers selon la même arborescence et je m’y retrouve bcp mieux (presque plus de perte de temps à trouver de l’info stockée).

    Je vois mes collègues overbookés de dossiers sur leur bureaux et ce que je décode maintenant, c’est : « t’as vu tout le taff que j’ai, ne me donne pas de travail en plus, je ne m’en sors déjà pas … » et je souris quand je vois des collègue imprimer… des mails !

    Reste à faire ça à la maison, mais là c’est un peu plus la flemme…

  5. Michel

    Bonjour,

    Pas grand chose à ajouter, si ce n’est que je complète avec un destructeur de documents « Fellow PS-67CS », qui se remplis tous les mois environs – c’est fou tout ce qu’on peut recevoir encore comme paperasse.

    Rappelons que la prescription civile est passée de 30 ans à 5 ans depuis la loi no 2008-561 du 17 juin 200, autant de raison de supprimé les documents qui n’ont plus de valeur juridique.

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  6. ben

    Bon article.

    En revanche concernant les outils technologiques, le coût énergétique de fabrication est équivalent sinon plus destructeur pour l’environnement. Des études scientifiques l’ont prouvé.

    Je me pose donc cette question, peut-on trouver une énergie qui respecte l’environnement?

    Je suis pas écologiste et j’ai horreur de ces idées, mais la vérité scientifique c’est qu’il coûte plus en énergie de fabriquer les technologies avec du pétrole que de fabriquer du papier.

    Oui les technologies sont pratiques, non elles consommes plus d’énergie à la production (pétrole, électricité, impact sur l’environnement)

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      Michael

      Que la production de matériel consomme de l’énergie, on s’en doutait bien. Ce que je vois surtout c’est l’incitation que cela créé pour soi-même mais surtout autour de nous (valeur d’exemple) pour privilégier l’électronique et non le papier (refus de recevoir mais aussi d’envoyer du papier) qui me semble bien plus prometteuse qu’un attentisme face à la multiplication des courriers et des échanges.

  7. Stéphane Zenef

    Bonjour Michael,

    J’aurais structuré l’article dans l’autre sens. D’abord la méthode ensuite les outils.

    Je m’explique : la plupart des gens ne réfléchissent pas à leurs besoins et prennent un outil parce qu’il est cool ou recommandé, et finalement sont déçus car cet outil ne leur convient pas. Pour moi il est donc toujours INDISPENSABLE de d’abord cerner finement et honnêtement ses propres besoins, puis après seulement de chercher l’outil qui y répondent le mieux.

    On voit moultitude d’exemples tous les jours, au niveau privé ou professionnel. Malheureusement.

    SInon, pour le contenu, j’abonde 100% dans ton sens. C’est un très bon article.

    A bientôt

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      Michael

      Je suis tout à fait d’accord avec l’importance du pourquoi, l’aborder par les outils est plus concret à mon sens – le besoin étant exprimé dès le départ.

  8. [email protected]

    Bonjour Michael
    Je suis 100 % d’accord avec ces methodes ,c’est un bon moyen de lutter contre la polution et protéger l’envirronement.

  9. freespirit

    Totalement d’accord sur le concept que j’essaye d’appliquer autant que possible… Mais j’ai la même remarque concernant la nécessité de conserver la majorité des documents papier.

    En gros ce qu’on a besoin de scanner ce sont les documents importants… et ce sont les mêmes qu’on a encore besoin de conserver parce que si on en a besoin il nous faudra produire les originaux.

    Je ne parle pas que des fiches de paye ou autres documents comptables mais de trucs beaucoup plus bêtes : vous scannez le ticket de caisse du supermarché ou vous avez acheté un bidule électronique à 99 euros… 2 mois plus tard un problème, direction le supermarché avec une impression du scan… et on vous refuse la garantie car il faut présenter « l’original du ticket de caisse ».

    Du coup est-ce la peine de passer du temps scanner le ticket de caisse ? Ne vaut-il mieux pas le mettre en vrac dans une chemise en carton (éventuellement 1 par an) et ne passer du temps que si on en a besoin ?

    Je scanne beaucoup de documents importants plus par sécurité et facilité de les ressortir pour un usage courant (ça va du passeport à la « facture justificatif de domicile ») mais j’avoue que pour le reste je suis mitigé même si je rêve moi aussi de pouvoir virer toute cette paperasse inutile.

  10. julien

    Merci pour ce très bel article.

    Concernant le scanner, est-il fourni avec un logiciel de reconnaissance de caractères ?

    Je souhaiterai,en effet, faire l’acquisition d’un scanner pour numériser des ouvrages de ma bibliothèque.
    Féru de minimalisme, je ne souhaite un objet trop volumineux tout en ne voulant faire aucun compromis sur l’efficacité.

    Que penses tu de ce scanner pour scanner un ouvrage découpé, le numériser et en faire un fichier texte après reconnaissance de caractère ?

    Merci.

    1. Autre piste

      Si tu ne veux pas découper ton ouvrage (c’est quand même un peu dommage sinon …) il existe un scanner pour scanner les livres sans les abimer : les OpticBook de Plustek (3600 / 4600). Pas donnés par contre. Et plus lent par contre, il faut scanner les pages une par une alors que sur ces scanners à plat (le canon ou le fujitsu), il est possible de prendre en une passe une 50aine de pages.

      Concernant la reconnaissance optique de caractère : celle du driver Fujitsu est correcte mais sans plus.
      De toutes façons tu peux faire la reconnaissance après acquisition avec ce que tu veux (Tesseract sous linux, etc.). Sous Windows la meilleure et plus simple manière de faire de l’OCR est d’utiliser Adobe Acrobat (version complète, pas le reader), qui a une fonction d’OCR pour un .pdf composé d’images qui marche pas trop mal à la condition expresse que les pages scannées au départ soit propres (droite, fond blanc, caractère bien découpé).

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  11. Freespirit

    A propos de scan de bouquins, pour info les gens qui font ça souvent et/ou qui ont besoin de scanner des grandes quantités de pages n’utilisent pas de scanner (trop lent) mais un appareil photo sur trépied, réglé en mode manuel (exposition et mise au point, pas de flash) avec éventuellement un support et une vitre posée sur la page. Ils photographient toutes les pages paires puis changent de sens et font toutes les pages impaires. En vitesse de croisière ça doit tourner à 1 a 3 secondes par page maxi.

      1. Post
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        Michael

        Très intéressant !

        Je me sers parfois de mon téléphone pour scanner des documents (il y a des applis qui améliorent la photo).

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