The unwritten laws of business – Avis et résumé

Les lois non-écrites du monde des affaires

Les lois réputées non écrites dans le monde des affaires (The unwritten laws of business) sont nombreuses. Beaucoup de jeunes mettent des années à les apprendre avant de pouvoir être efficaces. Certains ne les comprennent jamais. Pour réussir et durer dans le monde des affaires, il faut être performant dans nos relations avec nos supérieurs, nos équipes et nos clients. Si se repérer dans une entreprise est comme se déplacer dans une forêt pour vous, ce livre sera votre boussole.
Il condense l’ensemble de ces règles dans un format très synthétique qui sera facile à lire et à relire.

Le livre est découpé en 3 parties :
– ce que le débutant doit savoir
– relation avec les managers
– considérations personnelles et professionnelles

J’aurais aimé que l’on me recommande ce livre pendant mes études. J’y ai trouvé des leçons que j’ai apprises plus tard et par moi-même.
Les premiers conseils sont simples mais peu appliqués pour autant.

Ce que le débutant doit savoir

“Quelle que soit la tâche, faites du mieux possible.”
S’il y a une chose que j’ai apprise, c’est celle-ci. Toute tâche doit être effectuée du mieux possible. Typiquement lorsqu’on débute, nous avons tendance à vouloir faire de grandes choses et les tâches à faible valeur ajoutée nous intéressent peu : nous les faisons donc à reculons et nous ne sommes pas forcément fier du résultat.
Il vaut mieux bien réaliser une petite tâche et laisser une bonne impression que faire moyennement une tâche de niveau plus élevé.

“Démontrez votre capacité à réaliser”
Vous connaissez l’histoire de celui qui commence pleins de choses et qui ne fini jamais ?

“Dans tout projet, n’attendez pas des autres qu’ils respectent leurs engagements et soyez derrière eux”
Rare sont les gens qui vous donnent en temps et en heure ce que vous attendez d’eux.

“Confirmez par écrit les accords oraux”
Il n’y a pas d’évidences. Oubliez le bon sens. J’ai vraiment découvert que ceci était essentiel. Même en ayant travaillé avec des gens dans la même équipe pendant plusieurs années, il m’est arrivé de voir que les non-dits étaient interprétés différemment selon les gens, selon les situations et les préoccupations de chacun.
Mettez toujours par écrit ce que vous vous êtes dit à l’oral et s’il vous arrive de penser “Oh pour ce cas, ça n’en vaut pas la peine” c’est typiquement le genre de choses qui va merder plus tard.
Faites simple : envoyez un email récapitulant ce que vous avez compris et ce à quoi chacun s’est engagé en précisant autant d’éléments que possibles : date, format du livrable, conditions…

“Soyez précis et concis dans vos écrits”
Êtes-vous du genre à écrire des pavés pour expliquer que le projet sera terminé à temps ?
Alternative minimale : faites une conclusion à tous vos écrits (même les emails) si vous n’êtes pas capable d’être synthétique. Si vous y arrivez, effacez le texte au dessus de la conclusion : ça y est, vous êtes concis 🙂

“Soyez enthousiaste”
Vous ne voulez pas être surnommé “Droppy”, non ? Les personnes tristes ou qui râlent en permanence sont peu agréables à côtoyer et n’ont certainement pas le respect des autres pour pouvoir les inspirer.

“Soyez très précis dans vos affirmations”
Il vaut mieux dire que vous ne savez pas plutôt que de répondre une connerie. La confiance s’érode avec les erreurs et les approximations. Votre capital confiance est une allumette, une fois brûlée, elle disparait.

Les relations avec votre supérieur

Tous les managers doivent savoir exactement ce qu’il se passe dans leur département et en tant que membre d’une équipe l’une de vos fonctions de base est d’informer votre manager de l’avancement de vos projets. Même si vous travaillez pour une grande entreprise, une branche et un département ce qu’il reste à la fin c’est que vous travaillez pour celui qui vous évalue. Soyez donc cohérent avec ce fait en respectant mais surtout en sélectionnant votre manager.

Les relations avec vos collègues

Respectez les territoires. Ne proposez jamais quelque chose à quelqu’un qui est rattaché à une autre business unit sans avoir demandé l’accord de son responsable. De la même manière, n’engagez pas les moyens d’une autre business unit sans avoir demandé une autorisation.
Prenez l’habitude de demandez l’avis de vos collègues mais seulement si vous comptez en tenir compte.
Soyez toujours en mesure de fournir une estimation du planning. Personne n’est capable de définir précisément un planning mais vous devez être en mesure de donner une estimation pour que tout le monde puisse s’organiser.
Typiquement prenez en compte des facteurs comme le nombre de personnes, la nouveauté pour l’entreprise ou l’importance du projet. Plus ces éléments sont importants, plus il faudra augmenter votre estimation. Il s’agit de se connaître. Si vous êtes optimiste, ajoutez toujours 50 % au temps et au coût. Si vous êtes pessimiste, 20 % sera plus adapté.
Si quelqu’un d’un autre département n’est pas au niveau, faites lui directement la remarque et laissez lui une chance de faire mieux avant d’aller voir son responsable. Il n’y a rien de pire pour quelqu’un que de recevoir une remarque de son supérieur émise par un collègue de travail qui n’a pas eu le courage de lui dire directement.

Relation avec les managers

Tous les managers doivent se tenir informé de ce qui se passe dans leur domaine. Ils doivent aussi apprendre à déléguer au maximum leurs tâches. Idéalement un département devrait pouvoir tourner pendant quelques temps en son absence, si ça n’est pas le cas c’est peut-être qu’il ne sait pas déléguer. De la même manière, un manager doit avant tout faire ce pour quoi il est ici avant de s’intéresser aux détails opérationnels. Il doit démontrer une capacité à avoir une vision d’ensemble et à résumer une problématique en quelques mots simples.
Toujours avoir les faits et décider à partir de ceux-ci sera plus simple. La prise de décision peut-être facilité en définissant ou en suivant des principes. Faire des erreurs fait parti du jeu et rarement une décision rendra tout le monde heureux en même temps. Ne négligez pas la diplomatie, particulièrement lorsque des décisions ou des changements importants sont à faire.

Gestion de projet

Planifiez tout, le plus précisément possible et attendez-vous à ce que ça dérape. Soyez méfiant et n’imaginez pas qu’en essayant de la jouer “sûre” vos problèmes seront résolus : ils n’en seront que plus grands. Sachez arrêtez un projet lorsque les résultats sont suffisants. Suivez l’avancement régulièrement pour pouvoir décider de la suite.

Structures organisationnelles

Définissez les postes de travail et les fiches de poste. Chacun doit savoir ce qu’il a à faire. Une personne peut être rattachée à une unité fonctionnelle, à un projet ou aux 2 à la fois. Chaque personne doit avoir le niveau hiérarchique suffisant afin d’accéder aux ressources nécessaires pour accomplir sa fonction.

L’une des tâches essentielles d’un manager est d’évaluer le travail de son équipe et d’attribuer les mérites aux bonnes personnes. Si vous trouvez un incompétent dans votre équipe 2 questions sont à poser : “Pourquoi ai-je mis si longtemps à le découvrir ?” et “Pourquoi je n’ai pu faire progresser cette personne ?”
Chaque personne doit parfaitement savoir ce que l’on attends d’elle. Le manager doit faire en sorte de réunir l’intérêt personnel et l’intérêt de l’entreprise pour chaque personne de son équipe.
N’empêchez jamais un employé de partir pour une meilleure opportunité mais au contraire soyez prêt à cette situation.
En tant que manager ne court-circuitez pas vos employés. Laissez les agir. Informez les membres de votre équipe régulièrement. Ne critiquez pas un membre de l’équipe devant ses collègues.
Ne ratez jamais une occasion de récompenser votre équipe pour une mission bien réalisée. Montrez constamment votre intérêt et prenez toujours la responsabilité de ce qui se passe même si votre équipe pose problème.
Prenez, autant que possible, en compte la vie privée de votre équipe en leur rendant la vie facile (typiquement lors de déplacements professionnels pénalisez le moins possible la vie de famille ou prévoir un peu de temps libre sur place pour visiter). Celui qui use et abuse de son pouvoir finira par le perdre.

Considérations personnelles et professionnelles

La dernière partie contient d’autres conseils plus généraux sur les traits de caractères qui favorisent l’ascension dans l’entreprise. Parmi ces caractéristiques on retrouve la capacité à s’entendre avec n’importe quel type de personne. Cela passe par quelques habitudes comme le fait de mettre l’accent sur les qualités de quelqu’un plutôt que sur ses défauts ou le fait de ne pas perdre patience à la moindre provocation. Soyez juste en toutes circonstances et prenez d’abord en compte l’intérêt de l’équipe ou du projet avant votre propre intérêt. Ne vous prenez pas au sérieux et donnez toujours le bénéfice du doute aux gens en partant du principe qu’ils sont aussi compétents et intelligents que vous.

Le monde des affaires est une compétition. Elle sera entre entreprises ou entre départements d’une même entreprise mais elle existera. Faites en sorte qu’elle soit propre et saine.

Votre intégrité est l’un des actifs les plus importants que vous ayez. Ne la compromettez pas pour tirer un avantage temporaire. Une fois qu’elle est remise en cause, votre réputation fondra comme neige au soleil.
N’en venez pas à croire que votre responsabilité est protégée par votre entreprise car à la fin il s’agit toujours de vous.

Soignez votre apparence selon l’adage “L’habit fait le moine” et évitez d’être grossier au bureau. Faites attention à vos écrits car ils vous engagent. Attention à toute utilisation des ressources de votre entreprise pour votre intérêt personnel : tôt ou tard cela vous cause du tord. Nous avons tous imprimé quelques documents au bureau et certains font vraiment pire. Dans tous les cas cela nous vous rend pas service.

Conclusion – The unwritten laws of business

J’ai beaucoup aimé le livre. Je trouve qu’il contient de nombreuses vérités que l’on a tendance à ignorer ou à réfuter lorsqu’on démarre dans le monde des affaires.

Si j’avais un bémol à porter, ce serait sur le contexte du livre. Écrit en 1944 et actualisé en 2001, il est à mon goût malgré tout parfois un peu vieillot lorsque il exhorte les personnes à faire aveuglement et prioritairement ce que demande le manager.
Pour quelqu’un de la “génération Y” c’est une idée saugrenue. Les personnes de ma génération tendent à vouloir comprendre et souscrire ce qu’ils font même si la demande est exprimée par son supérieur. Aucun leader sérieux ne souhaite imposer une idée mais sait plutôt qu’il doit la vendre à son supérieur mais aussi à ses équipes.

Le livre évoque assez peu la gestion du temps, ressource pourtant critique pour toute personne occupée. S’il contient de nombreuses informations utiles, il reste cependant incomplet sur les aspects relations humaines.
De plus, des phrases comme “un manager doivent avoir un maximum d’informations” étaient peut-être vraies en 1944 mais notre problème actuellement est au contraire de limiter et de qualifier l’information.
L’autre point, concerne le ton du livre. Il est bien différent des livres récents que l’on trouve sur le même sujet en se contentant de donner de simples recommandations de quelques lignes, c’est à la fois une force mais aussi une faiblesse pour ceux qui souhaitent avoir des exemples ou des conseils plus précis. Sa concision lui donne un côté biblique qui le rendra facile à relire.
Hormis quelques points de cette nature, c’est un véritable guide de survie pour le débutant et une petite bible des affaires pour le carriériste. J’en recommande la lecture (non traduit à ce jour).

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