Esprit Riche : Un esprit riche pour une vie riche

Votre environnement est-il fertile ?

Posted on 19. juin, 2009 by Michael.

Tout le monde à (au moins) un talent. Parfois il est exploité et nous avons conscience d’utiliser notre talent mais pour la plupart d’entre nous, c’est une quête inachevée. Un talent peut-être défini comme une activité que l’on arrive à faire facilement alors qu’elle est difficile pour la plupart des gens. Lorsqu’on la réalise, elle nous fait sentir bien et l’on entre facilement dans un état de concentration intense. Nous perdons quelque fois la notion du temps et lorsqu’on arrête de travailler, on éprouve un sentiment positif de devoir accompli et parfois même de renouvellement intérieur.

Nous avons tous, en nous, une source qui alimente ce talent. Cette source est sensible et doit être entretenue. Il existe de très nombreux facteurs qui l’influence comme par exemple notre état d’esprit, nos émotions ou encore les gens que l’on côtoient. La source est fragile mais aussi persistante : dans l’adversité ou après de terribles épreuves le talent est toujours présent, comme une flamme permanente.

Aujourd’hui, je voudrais m’intéresser à l’un de ces facteurs : l’environnement. Votre environnement peut tuer ou démultiplier votre talent. Il peut alimenter ou contenir la flamme de votre talent.

L’environnement détermine qui vous êtes et ce que vous faites. Si vous ne me croyez pas, regardez du côté des groupes et de la manière dont quelqu’un est capable de changer son comportement selon ou qu’il soit dans un groupe. Typiquement, nous avons tous fait l’expérience qui consiste à voir 2 visages chez une même personne selon qu’on soit seul avec elle ou qu’on soit en groupe.
Si la plupart des gens ne s’en rendent pas compte, quelques personnes réalisent que leur comportement change malgré eux. C’est certainement dans le regard des autres que l’on peut le plus facilement repérer ces changements et prendre conscience de ce que nous faisons.

L’environnement influence votre comportement que vous l’acceptiez ou non. Il impose des règles sociales auxquelles il faut se conformer tant bien que mal mais surtout les gens vous étiquette d’une certaine manière. L’étiquetage est un phénomène social qui a été observé et testé par les sociologues comme dans le Petit traité de Manipulation où l’on découvre que le fait d’étiqueter quelqu’un le rend plus à même enclin à avoir le comportement associé. Si l’on est ensemble en train de discuter et que je dis de vous que vous êtes très souriant, cela va avoir tendance à renforcer ce comportement. Aussi, dans un groupe prenez conscience de quelque chose de fondamental : vous ne pourrez devenir que ce qu’attendent les membres du groupe.

C’est un phénomène social très puissant et nous avons souvent tendance à penser que l’on est au-dessus de cela mais retenez ceci : nous avons tendance à répondre aux aspirations des membres des groupes que l’on fréquentent (amis, famille, travail…).

Si vous cherchez à améliorez votre productivité ou à franchir une étape importante dans votre vie, regardez qui vous soutient activement.

Certaines personnes ont la capacité de créer des environnements favorables à l’éclosion de talents : ces gens valent de l’or. Beaucoup d’entreprises se battent pour les avoir dans leurs équipes car sans un équilibre unique, une équipe peut rapidement être un désastre. Ces personnes arrivent à réunir et à faire collaborer efficacement d’autres personnes ensemble.

Vous aurez parfois noter qu’en arrivant dans une équipe (sportive, professionnelle ou autre) vous vous sentez productif et intégré assez rapidement ou vous ne vous sentez pas à votre place. Je généralise un peu ici mais l’idée est simple : notre environnement joue un rôle très important sur notre productivité.

D’un point de vue personnel, je suis assez sensible à mon environnement. J’ai vécu des situations où j’avais la « baraka » : tout était facile. J’arrivais de bonne humeur, il n’y avait pas de frictions avec les autres, les objectifs étaient clairs et motivant et tout se passait bien. Dans d’autres situations, parfois en ajoutant une seule personne, le groupe se disloque et les membres éprouvent de grandes difficultés à être performant.

Aussi, la question du jour est : est-ce que votre environnement est fertile ? Est-ce qu’il vous soutient dans l’atteinte de vos objectifs ? Est-ce qu’il vous aide ?

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Email : la plus importante source de distraction ayant jamais existé

Posted on 18. sept, 2008 by Michael.

Image via CrunchBase, source unknown

Essayer de vous rappeler l’une de ces journées : c’est la fin de la journée et vous vous sentez psychologiquement fatigué mais physiquement en forme. Vous essayez de repenser à ce que vous avez fait dans la journée mais seulement voilà : vous n’y arrivez pas. Vous n’arrivez à donner la liste précise des tâches réalisées et votre journée vous semble confuse. Si ça vous ai déjà arrivé cette article pourrait vraiment améliorer votre productivité et donc certainement votre vie !

Pour travailler de manière efficace il est important d’être concentré. La concentration est l’élément clé d’une journée productive. En fait s’il n’y avait qu’une seule chose à laquelle vous devez faire attention c’est à maintenir et entretenir votre concentration.

Mais voilà, la concentration est fragile et les occasions de la casser ne manquent pas tout au long de la journée : interruptions, multi-tâche, problèmes émotionnels…

Si vous pensez être quelqu’un capable de faire plusieurs choses à la fois, vous DEVEZ lire l’article que j’ai consacré à cette fausse croyance. En résumé, une étude scientifique a montré que être multitâche affecte plus votre capacité de réflexion que de fumer de la marijuana. Incroyable non?

Parmi les problèmes que j’évoque il y en a un en particulier que vous devez maîtriser : l’email.

Une étude a mesuré à plus d’une minute le temps nécessaire pour se re-concentrer après la lecture d’un email et 40% des salariés reçoivent plus de 100 emails par jour. En d’autres mots, leur boulot consiste à… traiter des emails (3 minutes de traitement + 1 minute de re-concentration).

L’email est devenu un problème. C’est un problème car nous n’avons pas appris à l’utiliser, nous ne l’avons pas intégré de manière réfléchie dans notre travail. Certaines personnes l’utilise pour discuter alors que le téléphone/chat serait adapté.

« Mais je ne peux pas travail sans ! »

Devez-vous supprimer tous vos comptes mails et reprendre l’habitude d’envoyer des lettres manuscrites ? Je ne pense pas ! Comme le courrier postal à son époque et le téléphone un peu plus tard, l’email est l’outil de communication du moment et il n’est pas question de ne plus l’utiliser. Il faut poser des barrières.

Cependant comme tous les conseils que l’on peut donner sur l’auto-discipline, il s’agit souvent plus d’une question personnelle que d’une question de logique. Avec l’email, chaque élément reçu est une surprise qui attire notre attention. Lorsqu’on reçoit une réponse à un précédent email, on attends avec impatience que la personne réponde par la positive. Nous espérons être reconnu et voir notre égo flatté. Il y a quelque chose de très humain dans la manière dont est utilisé l’email : l’email est utilisé comme un outil d’auto-récompense.

Vous pouvez imaginer un accro à la recherche de sa dose ? C’est un peu ça. Chaque dose perd peu à peu son effet et une spirale se met en place pour atteindre le plus rapidement possible la dose suivante.

Ceci étant dit, voici les conseils pragmatiques à appliquer

Voici ce que je vous recommande :

- Utilisez un bon filtre anti-spam. Selon les dernières analyses au niveau mondial 92,3% des emails circulants sont du spam. Je suis intervenu dans une entreprise qui n’était pas équipée avec un bon anti-spam et où les gens passaient 30 minutes par jour à trier les emails. C’est tout simplement intolérable ! Si vous voulez le meilleur anti-spam gratuit utilisez Gmail. Vous pouvez même faire suivre tous vos mails vers Gmail et utiliser GMail pour répondre à partir de votre adresse d’origine.

- N’installer aucune alerte vous prévenant d’un nouveau message : tous les pop-ups vous avertissant qu’un nouveau message est arrivé sont désastreux pour votre concentration. Si vous avez des extensions et/ou plug-in qui font ça enlevez-les !!

- Définissez votre politique de gestion des emails. Je vous recommande de consulter le moins possible (en fonction de vos obligations professionnelles) votre boite mail. L’idéal est de consulter vos mails 2 fois par jour durant les périodes de la journée où vous avez des baisses d’énergie. S’il le faut mettez en place un auto-répondeur pour expliquer votre politique à vos interlocuteurs. (Voir La semaine de 4 heures)

- Désinscrivez-vous de toutes les newsletters que vous ne lisez pas. Je pense aussi à toutes les alertes en provenance des réseaux sociaux (facebook en tête).

- Évitez d’envoyer des mails pour ne rien dire : plus vous en envoyez, plus vous en recevrez.

- Ne faites pas de conversation par email (sauf si plusieurs personnes sont concernées). Si au bout de 3 échanges vous n’avez pas résolu le problème, préférez le téléphone.

Et vous, comment gérez vous vos emails ?

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Faire plusieurs choses à la fois est pire que fumer de la marijuana

Posted on 25. juil, 2008 by Michael.

Oui vous avez bien lu : faire plusieurs choses en même temps diminue, de manière plus importante, vos capacités cérébrales que le fait de fumer de la marijuana. On ne discute pas de la qualité de la marijuana ici mais voici ce que l’on soupçonnait depuis longtemps : être multitâche est (généralement) mauvais pour votre efficacité personnelle. Le mot provient du monde de l’informatique en référence aux microprocesseurs. L’étude qui a marqué le pas dans cette prise de conscience provient du Journal of Experimental Psychology, en 2001.

Il y a quelques années, nous avions tendance à dire que certaines personnes sont capables de faire plusieurs choses à la fois et d’autres pas. Puis nous avions eu tendance à penser que les femmes étaient plus disposées à faire plusieurs à la fois que les hommes (ce qui est peut être toujours vrai) sans que cela affecte l’efficacité.

L’exemple le plus simple est celui qui consiste à conduire et à téléphoner en même temps. Même avec un kit mains libres, l’attention du conducteur diminue. Si vous êtes au téléphone avec votre femme et qu’elle vous demande de rapporter du pain, il est bien possible que cela n’arrive jamais

Vous n’êtes pas une machine

Voyez votre cerveau comme un ordinateur. L’analogie est parfaite. L’ordinateur a été créé à l’image de l’homme (ou de ce qu’on imagine) et il reflète souvent les mécanismes du corps humain.

Par exemple (avant les micros-processeurs avec plusieurs cœurs) votre ordinateur est capable de faire plusieurs choses en même temps. Ainsi, vous pouvez surfer sur Esprit Riche tout en regardant le seigneur des anneaux et en écoutant le Black Album de Metallica.

L’ordinateur donne l’impression de tout traiter en même temps mais à la base, dans le détail, à l’intérieur du microprocesseur, il n’y a qu’un seul morceau de temps que le microprocesseur peut traiter à un instant donné.

Autrement dit, il donne l’illusion qu’il fait tout en même temps alors qu’il fait tout de manière séquentielle mais très rapidement. Du coup on ne voit pas qu’il n’a qu’un seul cerveau. Pire que ça (et c’est là où il y a un rapport avec le sujet!), pour traiter chaque élément de différente nature, le blog, le film et la musique, il doit à chaque fois restaurer le contexte, traiter une ou plusieurs instructions, sauvegarder le contexte et passer au suivant.

La restauration et la sauvegarde rendent le coût du multitâche très élevé

Bien souvent, l’ordinateur passe plus de temps à restaurer et sauvegarder le contexte qu’à effectivement traiter de l’information. Et bien votre cerveau fonctionne grosso modo de la même manière mais en beaucoup plus lent et donc ça se voit ! Il apparaît que pour restaurer un contexte (reprendre une activité après une interruption), il nous au bas mot environ 15 minutes.

L’article comparant les effets du multitâche et la marijuana est apparu sur le blog de Tim Ferriss sous son étiquette productivité personnelle. Il cite le résultat d’une étude (pour le lecteur paranoïaque, non ce ne sont pas les vendeurs de marijuana qui ont financé l’étude !) rapportant ce résultat surprenant :

En 2005 un psychiatre a effectué des tests de QI sur 3 groupes ; le premier était le groupe témoin et n’avait rien reçu de particulier ; le second était dérangé par des sonneries de téléphone et par des emails et le troisième avait fumé de la marijuana.

Sans surprise, le premier groupe était le plus performant avec un résultat à 10 points. Le second groupe a fait pire que les fumeurs de marijuana avec un résultat à 6 points.

Comment faire en 2 heures quelque chose qui en prends 30 minutes ?

Allumer MSN, Skype, votre téléphone portable, votre boîte mail, laissez la porte du bureau ouverte et demandez à vos collègues de discuter entre eux. J’arrête là

Pour toutes tâches qui demandent un peu de concentration, chaque interruption va rallonger de manière considérable le temps qu’il vous faut pour réaliser la tâche.

Effet secondaire : votre inefficacité génère un certain stress et ce stress peut s’avérer grave (insomnies..).

Le cas le plus courant de multitâche : avoir sa boîte email ouverte toute la journée et traiter les mails lorsqu’ils arrivent. Cette seule action peut diminuer de manière drastique votre efficacité. Multitâche et interruption sont très liées. La perte d’efficacité est estimée à 40% sur les tâches demandant de la concentration.

Plan d’action pour ne plus subir les interruptions : divisez votre journée !

Il y a plusieurs écoles à ce sujet : la première recommande de définir des périodes de 1h ou 1h30 et la deuxième recommande simplement de regrouper les interruptions à des moments choisis de la journée.

Je vous recommande fortement la deuxième qui est beaucoup plus souple à mettre en œuvre.

Le conseil qui revient souvent et que j’applique au maximum c’est de ne consulter sa boîte mail que 2 fois par jour ou éventuellement lorsque vous attendez un document mais ne laissez pas votre boite ouverte en fond vous avertir par un pop-up de l’arrivée de chaque message !

Il y a très peu de métiers nécessitant d’avoir sa boîte mail ouverte en permanence.

Faites-le !

Si votre métier le permet (c’est-à-dire si vous ne sauvez pas des vies par mail), faites le test. Si votre chef ou certains collègues ont pris l’habitude d’avoir une réponse de votre part dans les 5 minutes, prévenez-les de votre nouvelle politique en expliquant que vous perdez énormément de temps à cause des interruptions. Vous pouvez même leur donner le lien vers cet article (On apprécie toujours un collaborateur ayant l’esprit riche!).

Votre première sensation sera certainement de retrouver une certaine quiétude. Celle de pouvoir prévoir des périodes de travail plus intense et donc plus productive. Vous n’aurez plus l’impression d’être sous la pression des mails.

Un truc important qui m’a déjà économisé du temps est le suivant : faites passer le message, une fois que votre politique est connue que pour les choses urgentes, il faut vous téléphoner. Vous verrez qu’il y aura très peu de choses urgentes. Après tout, il est assez rare qu’une chose ne puisse pas attendre quelques heures.

Imaginez-vous comme un centre de service. Imaginez comment vous optimiseriez un centre de service.

Je ne suis pas un adepte du travailler plus mais du travailler mieux. Arrêter le multitâche est un facteur clé de succès pour travailler mieux. Il vaut mieux avoir 3 ou 4 périodes de travail intense dans la journée plutôt que d’avoir une production moyenne tout au long de sa journée.

En résumé :

- Déterminez 2 moments dans la journée pour consulter vos emails

- Prévenez et expliquez à votre entourage votre dispositif

- Identifiez votre niveau d’énergie durant les différents moments de la journée

- Identifiez votre « golden hour » et utilisez-la pour les tâches critiques

- Réservez les activités qui sollicitent peu votre attention pour les moments où vous avez peu d’énergie

Alors vous commencez quand ? Venez partager vos résultats !

Articles de CNN

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Mesurez votre niveau de stress avec l’ergostressie

Posted on 14. mai, 2008 by Michael.

Ergostressie ? Uh ?

La société évolue. Nous sommes passés de l’ère industriel à l’ère de l’information.

Les outils et les indicateurs que nous utilisions pour mesurer la charge de travail ne sont plus adaptés.

Partant de ce constant un consultant et chercheur, Yves Lasfargue, a élaboré une méthode pour mesurer cela.

Cette chose, baptisée ergostressie, a plusieurs objectifs :

• être adaptée à la réalité du terrain,
• mesurer le niveau de stress de manière objective.

Dans la société de l’information : 12 tendances dans l’évolution du travail et des métiers

ABSTRACTION

INTERACTIVITÉ

ABONDANCE

CHRONOPHAGIE

VULNÉRABILITÉ

LOGIQUE CONTRACTUELLE

QUALITÉ TENDUE

RÉSEAUX ET ÉQUIPE VIRTUELLE

NOMADISME ET INTERPÉNÉTRATION VIE

PROFESSIONNELLE/VITE PRIVÉE

TRANSPARENCE ET INSTANTANÉITÉ

AUTONOMIE ET CONTRÔLE

CYBER HIÉRARCHIE

1) Vers un travail de plus en plus ABSTRAIT: le travail s’effectue sur la représentation de la réalité apparaissant sur l’écran informatique (en général, textes écrits) et non plus sur la réalité.

2) Vers un travail de plus en plus INTERACTIF: le travail consiste en un « dialogue » homme /machine pendant une grande partie de la journée (40% des utilisateurs de micro-ordinateurs restent plus de 4 heures par jourdevant un écran).

3) Vers un travail exigeant une gestion de l’ABONDANCE de plus en plus complexe. Nous savons tout numériser vite et pas cher, et le nombre de données numérisées5 mises à notre disposition augmente chaque jour:

des milliards de pages sont déjà accessibles sur Internet, et ce nombre croît régulièrement.

4) Vers un travail exigeant une GESTION DU TEMPS de plus en plus délicate, car les innovations technologiques donnent la possibilité de travailler plus rapidement. Ceci rejoint la demande des clients et des citoyens qui est de diminuer en permanence les délais de traitement et de réponses.

5) Vers un travail sur des systèmes de plus en plus VULNÉRABLES. , d’où la nécessité de savoir gérer les nombreux aléas (pannes, intrusions, virus, attaques frauduleuses,…) et de savoir lutter contre les fraudes.

6) Vers un travail en LOGIQUE CONTRACTUELLE, car tous les logiciels informatiques sont des outils de « logique contractuelle ».

7) Vers un travail en QUALITÉ « TENDUE »: il faut gérer l’ensemble « flux tendu + qualité totale + flexibilité ».

8 ) Vers un travail en RESEAUX et en équipes VIRTUELLES à distance.

9) Vers un travail exigeant une GESTION DE L’ESPACE de plus en plus délicate:

10) Vers un travail exigeant la gestion de la TRANSPARENCE et de l’INSTANTANÉITÉ car toute activité effectuée sur un réseau électronique peut être enregistrée à distance.

11) Vers un travail reposant sur une AUTONOMIE croissante (gestion par objectifs), mais accompagnée de CONTROLES de plus en plus nombreux et de plus en plus permanents.

12)Vers une CYBER HIÉRARCHIE, car le rôle des cadres est remis en question.

Toutes ces évolutions ont des conséquences sur les personnes.

Les conditions de travail qui autrefois étaient dures pour le physique sont désormais plus mentales.

Ainsi la charge de fatigue mentale est rarement évaluée.

La douleur physique elle, a évoluée.

La fatigue ressentie étant une combinaison de fatigue physique, de fatigue mentale et de stress, n’est souvent plus proportionnelle au temps de travail, mais dépend de facteurs beaucoup plus variés comme les conditions de

travail, le type de management, le comportement de la ligne hiérarchique et de l’équipe de travail, la charge ou

l’intensité du travail. Depuis une quinzaine d’années de nombreuses études montrent que « l’intensité » du travail

augmente: objectifs plus élevés à atteindre par le salarié, responsabilité plus grande en cas d’erreur,… Cette

nécessité de la mesure de la charge, de la densité ou de l’intensité apparaît aussi dans toutes les enquêtes sur les

effets de la réduction du temps de travail.

C’est pourquoi, aujourd’hui, dans la société de l’information, la mesure du travail devrait répondre à trois

objectifs prioritaires correspondant à 3 nouveaux indicateurs.

1. Indicateur « Temps de travail complet » : du fait de la disparition des frontières entre activités, il faut que chacun puisse évaluer l’ensemble de ses activités professionnelles.

2. Indicateur « Répartition des temps des activités » : cet indicateur permet analyser la répartition de ses activités entre les différents lieux de vie. A chacun de vérifier en fonction de ses propres objectifs que certaines activités, en particulier les activités familiales et locales, ne sont pas submergées par les activités professionnelles.

3. Indicateur « charge de travail ressentie » : il faut essayer de mesurer les effets sur la santé et le bien être des nouveaux types de travail induits par les activités de la société de l’information en évaluant la charge de travail.

L’approche est à la fois pertinente et intéressante.

Dans la mouvance des personnes qui prônent le régime de l’information (information diet) et la réduction des stimulations, Yves Lasfargue propose de mesurer les 4 différents temps de la vie d’une personne.

• Le temps professionnel
• Le temps personnel
• Le temps social
• Le temps familial

L’un des objectifs de ce kit de mesure c’est d’être lucide sur la réalité de la répartition de notre temps.

L’ERGOSTRESSIE est la charge ressentie par un individu, obtenue en tenant compte de la charge physique, de la charge mentale et cognitive, du stress et du plaisir liés aux activités professionnelles et extra – professionnelles.

Elle mesure la pénibilité du travail sur une « échelle d’ergostressie » qui s’étend du niveau 0 au niveau 10.

4 éléments viennent influencer le niveau d’ergostressie :

1. Ergostressie induite par les caractéristiques du POSTE DE TRAVAIL (postures et manipulations, environnement du poste de travail, risques professionnels, déplacements,…)

2. Ergostressie induite par l’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE (intérêt du travail, responsabilité,statut, hiérarchie, relations avec les clients, méthodes de gestion, …)

3. Ergostressie induite par l’AMBIANCE GENERALE, liée à l’environnement (métier, entreprise,région,…)

4. Ergostressie induite par les ACTIVITES EXTRA PROFESSIONNELLES familiales et locales, caron ne peut isoler l’ergostressie liées aux activités professionnelle et l’ergostressie liées aux activitésextra professionnelles se combinent.

Un kit de mesure de votre niveau d’ergostressie est disponible gratuitement ici.

Le kit est un test à faire qui est assez long (env. 2h) mais que je vous recommande (sinon je n’en parlerai pas!).

Il peut vous permettre de mieux comprendre ce qui vous apporte le plus de stress dans votre métier.

Autre ressources :

Site officiel de l’ergostressie

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