Getting Things Done est davantage une méthode d’organisation personnelle qu’une méthode de gestion du temps. C’est une méthode connue et reconnue. Autrement dit c’est de la bonne ! 🙂
Je pourrais d’ailleurs plutôt traduire le titre par « Faire en sorte que les choses soient faites » mais c’est un peu trop long, d’où le choix de « Prêt pour l’action ». Vous m’avez compris. Le titre officiel en français c’est “S’organiser pour réussir”.
Force est de constater que l’organisation personnelle est souvent… non optimisée. Le manque d’organisation peut vraiment réduire votre efficacité.
Dans les conseils qui ont vécu on trouve, par exemple, la To-do-list. La to-do-list (simple liste des choses à faire) est un peu ce qu’est l’huile d’olive à une salade : indispensable mais très vite limité.
L’auteur se fait un plaisir de démonter les mythes sur l’organisation personnelle mais la méthode GTD propose d’aller plus loin que ça. C’est une véritable remise à plat du fonctionnement quotidien.
David Allen, son auteur, est un coach qui a développé et surtout appliqué sa méthode dans de nombreuses entreprises et sur de nombreux managers. Il travaille dans ce domaine depuis une vingtaine d’années.
Cette méthode n’est pas nouvelle dans le sens où elle est déjà connue aux États-Unis mais son application est toujours délicate. Il n’est jamais évident de changer de mode de fonctionnement d’un coup, surtout lorsque le contexte ne s’y prête pas (projet en cours, mise en production imminente…).
La méthode GTD se définit par des principes très simple et assez facile à appliquer. Il nous explique qu’il change complètement le mode de fonctionnement d’un manager en 1 à 2 jours (souvent à l’occasion d’un week-end). Getting things done vous propose d’en finir avec l’urgence et le rôle de pompier.
Ce que j’ai retenu de la méthode :
– elle ne s’appuie pas sur une technologie, vous pouvez l’appliquer quelque soit votre outillage (PDA, papier…),
– vous pouvez en appliquer les principaux conseils rapidement,
– la méthode s’occupe du “comment” mais jamais du “pourquoi”. Il est parfois beaucoup plus efficace de vérifier le pourquoi avant de se demander comment le faire.
Je ne vais pas vous faire un résumé du livre qui est assez dense, j’ai plutôt choisi de vous présenter les quelques éléments que j’applique tous les jours.
Lors de la réception d’email, la méthode GTD propose de suivre une série de questions afin de traiter rapidement vos mails. Le but c’est de prendre rapidement une décision. Encore une fois, la méthode ne parle pas de réduire ses mails mais de comment les traiter rapidement. Si vous recevez 200 mails par jour, GTD améliorera peut être votre triste sort mais il faudra surtout songer à réduire le nombre de mails !
L’un des éléments que conseil David Allen, c’est de régulièrement vider votre boîte mail. Pour beaucoup d’entre vous cette idée peut paraître saugrenue mais je vous assure que le fait d’avoir sa boîte mail vide permet d’avoir un sentiment de contrôle incroyable : vous n’aurez plus l’impression de crouler sous les mails et cela vous obligera à prendre une décision sur chacun de vos mails.
Je vide complètement ma boite au moins une fois par semaine (si par hasard des choses s’y sont accumulés).
Chaque vendredi soir, je pars avec l’ensemble de mes mails traités et je suis beaucoup plus serein !
SI un mail prends moins de 2 minutes, traitez-le. Inutile de garder en tête le fait qu’une réponse doit être donnée si vous avez déjà la réponse.
J’en avais parlé dans un article pompeusement appelé “La puissance d’un cahier” mais ce simple conseil peut vraiment faire la différence : ayez toujours à disposition un carnet afin d’y noter vos idées. Je n’ai pas d’agenda et j’utilise un cahier que je trouve beaucoup plus souple.
Le but c’est de ne pas garder ce que David Allen appelle des boucles ouvertes “Open loop”. Une boucle ouverte est une idée ou une chose que vous devez faire et à laquelle vous pensez régulièrement :
– “je dois passer poster ma lettre”,
– “je dois prendre rendez-vous chez le médecin”.
Ces boucles consomment votre énergie et votre attention. Le seul moyen pour arrêter ça c’est de l’écrire sur un support auquel vous faites confiance. Typiquement, inutile de prendre un PDA si vous n’êtes pas familier des outils technologiques et que vous hésiterez à vous en servir. Restez simple.
Cette question peut vraiment être significative. Combien de fois une réunion ou une discussion se termine sans que personne ne sache ce qu’il faut faire.
Cela produit un effet dramatique (j’exagère à peine!). A la réunion suivante, il y a toujours quelqu’un qui s’attend à ce que les choses soient faites… sauf que rien n’a été clairement défini.
Pour chacun de vos mails, chacune de vos réunions, demandez-vous : quelle est la prochaine action ?
David Allen parle bien d’action physique, pas d’étape.
Par exemple, ne mettez pas “m’occuper du jardin” mais “aller chercher de l’essence pour la tondeuse”. L’action doit être précise.
GTD est la méthode d’organisation personnelle de référence. Si vous sentez que vous êtes un peu submergé, je vous recommande de creuser le sujet en suivant ce que dit le livre.
GTD est disponible en français sous le nom :”s’organiser pour réussir”. N’attendez plus !
Ressources :
Getting Things Done sur Wikipedia
Remember the milk : gestion de to-do-list
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