GTD : retour d’expérience [Invité]

Michael Ferrari Développement personnel, Devenez plus efficace 16 Commentaires

J’ai fait la connaissance d’Olivier Burg grâce à notre intérêt commun pour l’organisation personnelle et GTD en particulier. Si la pratique de GTD m’a aidé, je pense qu’Olivier en est un maitre ! Dans cet article, il vous propose un retour d’expérience après de longues années de pratique et la création de l’orgabook. Voici Olivier !

 

Getting Things Done (GTD) est bien plus qu’une méthode de gestion du temps.

Lorsque j’ai découvert cette méthode en 2006, l’ouvrage n’avait pas encore été traduit. J’avais besoin à cette époque de réaliser effectivement les tâches pour lesquelles je ne mesurais pas ni le nombre ni l’ampleur. Il était alors difficile de me défaire d’un sentiment de faible accomplissement malgré le temps passé et le nombre de choses faites.

Après avoir lu 4-hour week, de Tim Ferriss, Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, de Stephen Covey, Getting Things Done semblait une suite logique et s’inscrivait dans cette démarche d’avancer sur la réalisation. Enfin faire ! Et David Allen promettait en plus de se défaire du stress.

1er contact

La phase de collecte, qui consiste tout d’abord à réunir tout ce qui peut entraîner des actions, et à se vider la tête, est tout bonnement fantastique ! Il m’a fallu une journée entière pour tout collecter et une journée de plus pour tout écrire dans les différentes listes proposées par David Allen : Action, En attente (Waiting for), Projets, Altitudes, Un jour/Peut-être (Someday/May be).J’y ai ajouté les checklists, et décliné les listes Actions avec différents contextes (je n’utilise pas tous les contextes proposés par David Allen) : Bureau, Maison, Téléphone, Meeting (Réunions en groupe et individus), A déléguer, Courses

Après cela, quel sentiment de liberté !

J’en ai fait des choses le premier mois. Je m’étais créé un classeur dans lequel j’avais mis de simples feuilles avec des lignes pour gérer les listes. Disposer de ces listes m’a permis de me dégager l’esprit de la lourde tâche de tout retenir. C’est réel, ça se passe comme David Allen le décrit, c’est incroyable. Tous les matins, je passais en revue ma liste d’action, et je faisais. Vraiment. En fonction du lieu où j’étais, je pouvais ressortir mon classeur avec mes listes et agir, comme passer un coup de fil entre deux réunions.

 

1ère chute… et première reprise

Le classeur, au format A4, était lourd à trimballer partout. Les outils informatiques nomades, à l’époque, ni pratiques ni performants. Les habitudes, surtout, ont la vie dure, et je retombais rapidement dans ma routine.

Ma mémoire me rappelait de plus en plus fortement ce moment de grâce où je me sentais si libre. Au point que cette rechute ne dura que… 6 mois, et je repris le chemin de GTD avec une nouvelle phase de collecte. Et en structurant mieux cette fois-ci mon utilisation de la méthode avec un fichier Excel.

 

Rechutes et reprises

Fichier rapidement abandonné lui-même. Après un an de rechutes et reprises rapides, et différents tests d’outils infructueux, tant informatiques que papier, j’en arrivais à conclure 3 points majeurs.

Tout d’abord, rien ne me permettait de mettre pleinement en oeuvre GTD avec ce qui existait sur le marché : j’avais cherché de quoi m’aider, et je n’avais rien trouvé. Il fallait me débrouiller tout seul.

J’avais besoin, comme précisé dans la méthode d’ailleurs, de pouvoir impérativement stocker mes listes dans un endroit de confiance. Cet endroit devait être non seulement fiable mais facilement disponibles. Cette disponibilité est essentielle pour pouvoir réaliser les revues quotidiennes (pour déterminer les actions de la journée), hebdomadaires (pour revoir les projets, le calendrier de la semaine), mensuelles (pour revoir ce qui est à faire Un jour/Peut-être) et annuelles (la vision) correctement

Enfin, j’étais beaucoup plus performant avec des listes papiers. Non seulement les outils électroniques proposés à cette période n’étaient pas satisfaisant, mais je m’étais rendu compte de la puissance du système papier :

  1. C’est un système toujours opérationnel et que je peux « dégainer » très rapidement.
  2. Le cerveau ne gère pas du tout de la même manière les différentes actions physiques : il imprime très bien qu’une action est terminée lorsque je la raye, ou lorsque je jette une feuille qui contient toute une liste d’action. Sur ordinateur, faire la même chose avec une souris se fait dans le cerveau comme l’utilisation d’un doigt sur une souris : *clic* ; du coup, le sentiment de satiété, de réalisation est sans commune mesure avec les outils papiers, car on a vraiment le sentiment d’avoir fait quelque chose.
  3. Bien qu’informaticien depuis l’âge de 8 ans, j’aime le papier : texture, odeur, couleurs, qualité, tout contribue à me donner envie d’utiliser le système. Comme le dit David Allen, faites-vous plaisir, ce sera d’autant plus efficace !

 

Conception de l’Orgabook

En 2007, je commençais à réfléchir à un cahier qui me servirait à titre personnel. Dans un classeur, je mis au point des fiches, avec un ami (Nicolas Stampf), que je testais et optimisait pendant 18 mois, passant d’un lourd classeur A4 à un cahier classeur A5 bien remanié (couverture découpée notamment).

Au fur et à mesure de la mise en place et du test de ces nouvelles fiches, l’idée de faire profiter de tous les afficionados de la méthode GTD de mon cahier émergea, et pris de plus en plus d’ampleur, pour rester malgré tout dans mon Someday/Maybe.

 

Lancement de l’Orgabook

La mort de mon père en 2009 fut un électrochoc, et j’accélérai encore les choses. Le lancement de l’entreprise Possture fut fait en janvier 2010, le lancement du site Orgacity en septembre 2010.

Au cours de cette période, j’ai utilisé la méthode GTD de manière plus rigoureuse, bien aidé par mon Orgabook. J’ai fait énormément de choses et avancé sur de nombreux projets. A l’heure où j’écris ces lignes, et par rapport à 2009, j’ai été promu, je suis entrepreneur, je blogue, je fini de faire construire une maison, j’ai eu un 3e enfant… Une vie riche pour un esprit riche. ;))

 

Le piège de la productivité

Plus vous êtes efficaces et productifs… plus on vous en demande et plus vous en faites. Je me suis alors laissé piéger et en juin 2011, j’ai eu un « coup de mou ».

Cet épisode, bref et sans séquelle finalement, m’a appris plusieurs choses :

– Faire c’est bien, mais comme le dit David Allen lui-même (et surtout comme le dit Stephen Covey), réaliser sans garder dans sa ligne de mire ses objectifs de vie est futile : vous en arrivez à vouloir tout faire au lieu de vous concentrer sur l’essentiel

– Un être humain a des limites ; je connais maintenant les miennes, ce qui fait que je vois maintenant arriver la ligne rouge et que je peux réordonnancer mes priorités pour ne plus la franchir

– J’ai réappris la valeur des revues et de l’altitude ; c’est un aspect primordial de la méthode GTD qui est dans 95% des cas que j’ai vu sous-exploité voire ignoré. Ne faites pas cette erreur !

 

GTD, c’est simple finalement

GTD tire sa force de sa simplicité : des listes, dans un endroit de confiance, à revoir périodiquement.

Je vous propose de tirer parti de mon expérience, et d’utiliser pleinement tout le potentiel de la méthode GTD.

Pour vous aider, voici une semaine type d’utilisation de GTD :

  • Le lundi : Revue hebdomadaire (2h) + quotidienne (15 min) le lundi matin : aucune action n’est lancée pendant ces 2 heures. Je vérifie que les actions réalisées sont bien rayées, je passe en revue les projets pour identifier les « prochaines actions » (next actions) à réaliser, j’ajoute les actions auxquelles je pense, éventuellement aussi les nouveaux projets, je vérifie mon calendrier, je passe en revue ce qui est en attente et écrit dans les actions les relances à faire, je vide le contenu de mon bloc A7. Puis j’identifie 1 action à faire impérativement dans la journée, et je la fais. Je vide ensuite ma bannette et je m’occupe de ma liste d’action. Ce serait mieux de le faire le vendredi soir, mais j’ai remarqué que je n’avais jamais le temps le vendredi soir.
  • Du mardi au vendredi : Je fais une revue rapide dans le train (15 min), et j’amende mes listes avec les notes prises dans mon bloc A7. Je définis l’action prioritaire à faire dans la journée, et je la prépare ou je la fais si possible. Le reste du trajet, je bouquine.
  • Revues mensuelles (2h) : une fois par mois, je passe en revue tous les projets, et les fiches Un jour/Peut-être. Je les corrige, supprime, modifie, complète. Je relis mes altitudes, et je valide que mon parcours est en cohérence. Je me redonne de la perspective.
  • Revue annuelle (4h) : en fait de revue annuelle, j’effectue une revue 2 fois par an. Je parcours d’abord la liste Un jour/Peut-être, et je supprime consciemment ce que je ne veux pas/plus faire. Puis je parcoure l’ensemble des altitudes en partant de la plus haute (la vision), j’y réfléchi et le cas échéant je la réécris. Cela me permet de m’aligner pour les 6 prochains mois dessus. Je descends ainsi jusqu’à la revue hebdomadaire puis quotidienne.

 

Et vous, comment faites-vous ? Quelle est votre expérience ?

Olivier Burg est responsable informatique dans une grande banque française. C’est aussi le créateur de la société Possture et distributeurs des produits d’organisation (GTD, todo-lists et cahiers à pages amovibles ADOC) depuis son site Orgacity. Il est l’auteur du blog associé et membre du cercle d’entrepreneurs Eskatrash.

Commentaires 16

  1. L’organisation c’est super important.

    Je ne vais pas aussi loin que toi, mais les listes de tâches me sont extrêmement utiles. Et le fait de noter pour se libérer l’esprit est super important. Pour ça j’utilise mon téléphone car je n’ai pas toujours un papier avec moi.

    On parle souvent de GTD comme difficile à mettre en place, est-ce vrai ?

  2. Merci Olivier pour ce retour d’experience sur l’organisation tres intéressante. Je suis moi même en train d’apprendre à m’organiser.

    Tu as raison de souligner qu’il faut faire des révisions periodiques. Moi, j’en fait une tous les vendredi soirs afin de plannifier la semaine prochaine. Avant ca prenait beaucoup de temps mais maintenant que j’ai mis en place des routines c’est plus rapide.

    Et vive le papier! Moi j’ai un petit classeur A5. Ce que j’aime c’est que je peux le réorganiser a volonté et je n’ai pas peut d’arracher une page!
    Michael

    1. Bonjour Michaël,

      Je confirme tout à fait : les routines sont essentielles.
      Sans elles, pas de maintien de la cohérence du système.

      Le format A5 est également celui qui a ma préférence (je ne vends que ce format sur mon site d’ailleurs). Quand à arracher les pages du cahier, j’ai opté pour un système de pages amovibles qui me permet aussi de réorganiser les pages comme dans un classeur. Je trouve cela plus confortable.

  3. Bonjour,
    Je pratique GTD depuis plusieurs années. Comme je ne suis pas trop « papier » je lui préfère « remember the milk » disponible en web et smartphone (RTM pour les intimes).

    Pour ma part, j’ai éliminé la notion d’échéance pour les taches.En fait je ne crois plus dans le « programmation forcé » d’une tache à une date (sauf rdf mais cela fini dans l’agenda). Car chaque jour, nous n’avons pas les memes capacités, envies,.. Alors me concentre sur ce qui me plait

    PS : il y a une variante de la méthode ZTD (Zen)

    1. Bonjour Odenis,

      Personnellement, j’aime identifier 1 action majeure que j’estime comme devant être faite dans la journée.
      Et quand je peux, je commence par elle pour être sûr de la réaliser.
      David insiste bien sur différents points dans GTD :
      – les actions : ce qui doit être fait
      – le temps : chaque action nécessite un certain temps ; toutes les actions ne peuvent donc pas être faites tout le temps
      – l’énergie : chaque action nécessite plus ou moins d’énergie pour être réalisée
      – le contexte : beaucoup d’actions ne peuvent être réalisées que dans un contexte précis

      Certaines fois, je n’ai pas l’énergie de réaliser ce que j’ai prévu voire même… envie. Alors je réalise une « tâche facile », une action rapide qui me redonne un peu d’énergie : un sentiment de réalisation même bénin est parfois très important. Puis je réalise une tâche qui nécessite un peu plus d’énergie, et ainsi de suite jusqu’à pouvoir réaliser la tâche prévue.
      Souvent, dans ce cas, je n’arrive pas à faire cette tâche. Elle retourne donc dans ma banette ou retrouve sa place dans mon Orgabook.
      Elle sera donc réalisée au prochain temps « action » disponible.

  4. très bon article,
    ce qui est super avec cette méthode c’est qu’on peut facilement l’adapter à sa situation propre. Je suis étudiant en master d’économie et je l’utilise depuis maintenant près de 6 mois (je crois d’ailleurs l’avoir découverte sur ce blog), alors certes je n’ai pas autant d’obligations, de responsabilité et d’action à faire qu’un cadre supérieur ou qu’un entrepreneur, et c’est d’ailleurs pourquoi ma méthode est beaucoup plus simple mais terriblement efficace à mon niveau. Même une mère au foyer, un chômeur ou un étudiant ont des dizaines de petites choses à faire par semaines et des centaines qui auraient due êtres faite depuis longtemps. Dans mon cas ça sert énormément pour la gestion et la réalisation de tout ce qui est d’ordre administratif (logement, sécu, inscription, recherche de stage, orientation…) et aussi pour toutes ces petites choses que l’on doit faire dans la vie de tout les jours. maintenant dès que je pense à qqchose que je dois faire je l’écrit immédiatement sur la feuille d’un bloc note (qui est toujours avec moi) et ensuite je range ces feuilles dans un casier à 10 tiroirs avec écrit a faire: « dans la journée », « 2-3 jours », »semaine », »2-3 semaines »,’mois » , « 2-3 mois », « +de 6 mois ». c’est fou, aujourd’hui tout est fait en temps et en heure et bien plus rapidement qu’avant et en effet ça libère l’esprit.

    1. Bonjour Clément,

      Merci de partager avec nous ta méthode.
      Je comprends que tu ranges dans ton casier en fonction des dates. Il manque une précision sur le « cycle de vie » de ton casier.
      Je suppose que tous les matins/soirs tu effectues une revue de ton casier. Tu changes alors de tiroir les éléments qui doivent être faits à une date donnée.

      Est-ce bien cela ?

  5. Bonjour à tous,

    Je n’ai pas encore lu GTD, mais je l’ai mis sur ma todo list et c’est le prochain ! Ce très bon article me confirme dans mon choix 😉

    Concernant le support, je viens de passer à Windows 7 et il y a une nouvelle application Microsoft Office qui s’appelle OneNote. Je ne l’ai pas encore utilisée, mais de ce que j’en ai vu, cette appli pourrait être très utile pour s’organiser (système de classeurs et onglets).

    Si certains d’entre vous l’on déjà utilisée, j’aimerai bien avoir leur retour !

    Merci d’avance,

    Caroline

    1. Bonjour Caroline,

      Je travailles régulièrement avec Microsoft et j’ai pu tester cette application en avance de phase.
      Je pense que c’est un bon outil pour commencer.

      Personnellement, j’ai trouvé que OneNote dans sa version actuelle imposait beaucoup de restriction d’utilisation. Le papier étant très rapide pour moi d’utilisation (j’ai même fait des courses avec des amis, eux avec leur smartphone et moi avec mon bloc A7 et mon crayon ; devinez qui a gagné ?), je n’ai du coup pas pris le temps de spécifier des modèles OneNotes plus complexes.

      Je serai intéressé par un retour d’expérience lorsque tu auras testé le système. N’hésites pas à m’envoyer ton retour d’expérience par mail 🙂

  6. @Charles
    Bonjour Charles,
    GTD est basé sur des principes très simples :
    – se vider la tête dans un endroit digne de confiance (quand je suis en mobilité, j’ai toujours un cahier A7 et un crayon sur moi, le reste du temps j’ai l’orgabook),
    – (ré)viser régulièrement les listes pour conserver la confiance dans ses listes (et éviter que tout ne revienne dans la tête)
    – et surtout décider, pour agir efficacement.

    Bien que reposant sur ces principes élémentaires, la difficulté de toute méthode (GTD comme les autres) c’est qu’elle demande une rigueur d’exécution pour être efficace. La difficulté réside donc plutôt dans la mise en place de cette rigueur que dans la méthode elle-même.
    Pour faciliter les choses, je conseille de mettre en place des rituels : je bloque personnellement toujours le lundi matin pour ma revue hebdomadaire par exemple. Et ma journée de retour de vacances est toujours grisée dans mon agenda.
    On dit d’un rituel qu’il faut 21 jours pour en faire une habitude. Je confirme que tenir 21 jours n’est pas évident 😉

  7. @olivier.
    c’est exactement cela, je déplace mes bouts de papier tous les soirs, ça prend pas plus de 20 secondes et je prends ceux que je doit faire le lendemain pour les mettre à coté de mes clefs, pas de risque de les oublier le lendemain matin.
    C’est vrai que je n’applique qu’une petite partie de la GTD et je n’ai pas vraiment besoin d’utiliser le reste pour le moment.
    Pour ce qui est des projets à plus long terme (en ce moment c’est apprendre l’anglais, taper à dix doigts, faire du sport…) je tiens une sorte de petit calendrier, je m’impose 30 min de ces exercices par jours et je coche quand c’est fait, si j’en fait une heure de chaque je coche deux fois etc. Le but étant d’arriver à 3,5 heure de chaque par semaine.
    J’ai cherché pendant des années un moyen simple et efficace de faire ce que je devait faire et de réaliser ce genre d’objectif sans procrastiner et je doit dire que la combinaison de ces deux astuces me convient parfaitement, j’ai par exemple déjà appris l’allemand et lu des dizaines de livres pour mes cours de cette façon sans réellement avoir besoin de me forcer. C’est juste une habitude à prendre.

    1. Merci Clément.
      Ta méthode m’interpelle, le point pour lequel j’ai le plus de difficulté c’est le « 43-folder ».
      Je vais tenter une variante de ta méthode tiens…

      1. Clément, pourrais-tu m’envoyer un mail (va sur mon blog : blog.orgacity.com pour mes coordonnées), que je rende à César ce qui appartient à César lorsque j’aurai testé ce système ?

  8. Je suis une adepte de l’organisation. J’ai acheté le GTD mais pas encore eu le temps de le lire (forcément en ayant déjà en lecture 4 livres en même temps…). personnellement j’utilise l’application Astrid sur mon smartphone android. Je ne peux plus m’en passer…je consulte ma liste plusieurs fois par jour, update mes tâches ou rajoute des infos..très utile et comme ça je n’oublie jamais rien ^^

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