Dans “Comment être plus libre dès aujourd’hui : Apprenez à dompter votre boite email“, Julien m’a posé cette question dans les commentaires : “Que conseillerais tu pour avoir une boite mail vide chaque fin de semaine ?”. Voici ma méthode en 3 points.
Dans l’article que je cite, je réalisai à quel point l’email était devenu ennuyeux dans ma vie car sa place était devenue trop importante. Le premier point, c’est donc de vous intéresser à ce qui rentre dans votre boite email avant de chercher à optimiser la manière dont vous allez traiter le contenu. C’est une erreur que l’on commet souvent et où l’on se lance à la recherche de techniques alors qu’il faut commencer par questionner le système dans son ensemble. Pour vous donner une image, c’est comme si une entreprise envoyait tous ses chefs de projet en formation parce que les projets terminent en retard et hors budget (la technique) alors que ce qu’il manque peut être se trouve au niveau supérieur : une stratégie claire, des objectifs concrets et des décisions rapides.
Pour filtrer ce qui rentre, le plus simple est d’ouvrir une nouvelle boite email et de faire suivre le courrier qui est absolument nécessaire vers cette boite. En observant ce qui transite sur une période d’une semaine, vous aurez un très bon aperçu des courriers / adresses que vous souhaitez garder accessibles et vous pourrez définir quelques règles de renvoi pour faire suivre les emails vers votre nouvelle adresse. C’est une solution radicale qui marche à merveille car forcément : vous partez de 0. Si vous avez peur de perdre des emails, vous pouvez mettre un message automatique indiquant votre numéro de téléphone et précisant qu’il faut absolument vous appeler sans quoi vous n’aurez pas accès à l’email.
Si vous êtes moins kamikaze que ça ou si vous avez, au fond de vous, une peur de ne plus exister (ne pas être joignable, c’est ne plus exister), vous pouvez garder votre adresse actuelle mais préparez-vous à vous désinscrire ou à créer des règles classant en spam ou en archive lue les courriers que vous recevez le plus. Ceci vous permettra de traiter le courrier non-sollicité mais vous continuerez d’être joignable et donc à la merci de tous vos contacts. S’ils sont trop nombreux ou s’ils ont, par le pur fruit du hasard, l’idée de vous solliciter en même temps, passons à l’étape 2.
La seconde étape de la fusée, c’est de mettre de la distance entre votre boite email et votre cerveau. N’est-ce pas ce que l’on a déjà fait à l’étape 1 ? Pas vraiment. Dans l’étape 1 nous avons simplement changé le circuit, maintenant nous allons changer votre proximité avec votre boite email.
Pour beaucoup de gens, la boite email est devenu un prolongement du corps tout comme le smartphone l’est pour nos cadres les plus stressés. Ces technologies, qui sont extraordinaires, sont pour certains devenue des plaies à tel point que celui qui n’avait ni email ni téléphone il y a 10 ans était un pauvre blaireau désargenté (en plus d’avoir un gros désavantage pour trouver une copine) et il est maintenant un sage conscient de la valeur du temps faisant des économies (et sort avec un top model ayant 10 ans de moins). Je peux vous dire que ce ne sont pas les “esprit riche” que l’on voit scotchés à leur mobile et poursuivis par leurs emails, connectés en permanence mais déconnectés de leur vie 🙂
Bref !
Il y a 2 éléments clés pour mettre de la distance une fois que vous avez réduit le flux entrant. Le premier c’est de ne pas utiliser l’email comme un chat. Lorsque cela arrive j’ai envie de me jeter dans les escaliers du métro. Comment sait-on que c’est un chat ? Les messages sont courts (une phrase ou deux) et on en échange plusieurs par jour. Lorsque cela arrive prenez votre téléphone et résolvez la situation. Nous sommes tous tentés de répondre à un email par un email et ainsi rester devant notre petit ordinateur à s’imaginer que l’on écrit vite et que l’on va gagner du temps ainsi. La plupart du temps, ce n’est pas le cas. Avec certaines personnes, cela peut être un mode de communication dans le sens où c’est une conversation “permanente” et la personne n’attends pas une réponse sous 24/48h, du moment que cela reste exceptionnel, pourquoi pas !
L’autre aspect en lien avec le premier, c’est de ne pas répondre vite aux emails qui semblent problématiques. Pas trop vite, cela veut dire y répondre en mettant beaucoup plus de temps que la normale (plus de 3 jours) simplement pour temporiser la chose et le temps de trouver un moment adéquat pour le traiter et problématique cela concerne ces emails qui n’ont pas une demande précise : 90 % du temps cela fini en chat.
Le dernier aspect, c’est de ne pas consulter sa boite trop souvent. Le trop souvent dépend de votre activité mais l’idéal c’est de la consulter une ou deux fois par jour. La plupart des gens accepte plus facilement de se faire arracher une dent que de n’ouvrir leurs emails qu’une fois par jour.
Lorsque vous recevez un email qui n’est pas problématique, répondez immédiatement (seulement quand vous consultez votre boite, pas lorsque la popup vous rappelle que vous avez un ami) en étant aussi précis que possible pour éviter un autre échange / email.
Pour terminer la semaine avec une boite email vide, vous pouvez garder le vendredi après-midi pour répondre à tous les emails en attente et ainsi finir la semaine le coeur léger et le sentiment du devoir accompli… jusque dans 20 minutes quand vos interlocuteurs vous répondrons avec de nouvelles questions…
——————
Comment faites-vous ? Quelle technique appliquez-vous ?
Partagez-les, je lis tous les commentaires !
Ce site utilise des cookies