Comment trouver une boite email vide à la fin de chaque semaine ?

Michael Ferrari Développement personnel, Devenez plus efficace, Psychologie de l'argent 13 Commentaires

Dans « Comment être plus libre dès aujourd’hui : Apprenez à dompter votre boite email« , Julien m’a posé cette question dans les commentaires : « Que conseillerais tu pour avoir une boite mail vide chaque fin de semaine ? ». Voici ma méthode en 3 points.

Garbage in, garbage out

Dans l’article que je cite, je réalisai à quel point l’email était devenu ennuyeux dans ma vie car sa place était devenue trop importante. Le premier point, c’est donc de vous intéresser à ce qui rentre dans votre boite email avant de chercher à optimiser la manière dont vous allez traiter le contenu. C’est une erreur que l’on commet souvent et où l’on se lance à la recherche de techniques alors qu’il faut commencer par questionner le système dans son ensemble. Pour vous donner une image, c’est comme si une entreprise envoyait tous ses chefs de projet en formation parce que les projets terminent en retard et hors budget (la technique) alors que ce qu’il manque peut être se trouve au niveau supérieur : une stratégie claire, des objectifs concrets et des décisions rapides.

Pour filtrer ce qui rentre, le plus simple est d’ouvrir une nouvelle boite email et de faire suivre le courrier qui est absolument nécessaire vers cette boite. En observant ce qui transite sur une période d’une semaine, vous aurez un très bon aperçu des courriers / adresses que vous souhaitez garder accessibles et vous pourrez définir quelques règles de renvoi pour faire suivre les emails vers votre nouvelle adresse. C’est une solution radicale qui marche à merveille car forcément : vous partez de 0. Si vous avez peur de perdre des emails, vous pouvez mettre un message automatique indiquant votre numéro de téléphone et précisant qu’il faut absolument vous appeler sans quoi vous n’aurez pas accès à l’email.

Si vous êtes moins kamikaze que ça ou si vous avez, au fond de vous, une peur de ne plus exister (ne pas être joignable, c’est ne plus exister), vous pouvez garder votre adresse actuelle mais préparez-vous à vous désinscrire ou à créer des règles classant en spam ou en archive lue les courriers que vous recevez le plus. Ceci vous permettra de traiter le courrier non-sollicité mais vous continuerez d’être joignable et donc à la merci de tous vos contacts. S’ils sont trop nombreux ou s’ils ont, par le pur fruit du hasard, l’idée de vous solliciter en même temps, passons à l’étape 2.

Vous n’êtes pas votre boite email

La seconde étape de la fusée, c’est de mettre de la distance entre votre boite email et votre cerveau. N’est-ce pas ce que l’on a déjà fait à l’étape 1 ? Pas vraiment. Dans l’étape 1 nous avons simplement changé le circuit, maintenant nous allons changer votre proximité avec votre boite email.

Pour beaucoup de gens, la boite email est devenu un prolongement du corps tout comme le smartphone l’est pour nos cadres les plus stressés. Ces technologies, qui sont extraordinaires, sont pour certains devenue des plaies à tel point que celui qui n’avait ni email ni téléphone il y a 10 ans était un pauvre blaireau désargenté (en plus d’avoir un gros désavantage pour trouver une copine) et il est maintenant un sage conscient de la valeur du temps faisant des économies (et sort avec un top model ayant 10 ans de moins). Je peux vous dire que ce ne sont pas les « esprit riche » que l’on voit scotchés à leur mobile et poursuivis par leurs emails, connectés en permanence mais déconnectés de leur vie 🙂

Bref !

Il y a 2 éléments clés pour mettre de la distance une fois que vous avez réduit le flux entrant. Le premier c’est de ne pas utiliser l’email comme un chat. Lorsque cela arrive j’ai envie de me jeter dans les escaliers du métro. Comment sait-on que c’est un chat ? Les messages sont courts (une phrase ou deux) et on en échange plusieurs par jour. Lorsque cela arrive prenez votre téléphone et résolvez la situation. Nous sommes tous tentés de répondre à un email par un email et ainsi rester devant notre petit ordinateur à s’imaginer que l’on écrit vite et que l’on va gagner du temps ainsi. La plupart du temps, ce n’est pas le cas. Avec certaines personnes, cela peut être un mode de communication dans le sens où c’est une conversation « permanente » et la personne n’attends pas une réponse sous 24/48h, du moment que cela reste exceptionnel, pourquoi pas !

L’autre aspect en lien avec le premier, c’est de ne pas répondre vite aux emails qui semblent problématiques. Pas trop vite, cela veut dire y répondre en mettant beaucoup plus de temps que la normale (plus de 3 jours) simplement pour temporiser la chose et le temps de trouver un moment adéquat pour le traiter et problématique cela concerne ces emails qui n’ont pas une demande précise : 90 % du temps cela fini en chat.

Le dernier aspect, c’est de ne pas consulter sa boite trop souvent. Le trop souvent dépend de votre activité mais l’idéal c’est de la consulter une ou deux fois par jour. La plupart des gens accepte plus facilement de se faire arracher une dent que de n’ouvrir leurs emails qu’une fois par jour.

Décidez vite, soyez précis

Lorsque vous recevez un email qui n’est pas problématique, répondez immédiatement (seulement quand vous consultez votre boite, pas lorsque la popup vous rappelle que vous avez un ami) en étant aussi précis que possible pour éviter un autre échange / email.

Pour terminer la semaine avec une boite email vide, vous pouvez garder le vendredi après-midi pour répondre à tous les emails en attente et ainsi finir la semaine le coeur léger et le sentiment du devoir accompli… jusque dans 20 minutes quand vos interlocuteurs vous répondrons avec de nouvelles questions…

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Comment faites-vous ? Quelle technique appliquez-vous ?

Partagez-les, je lis tous les commentaires !

 

Commentaires 13

  1. gunday

    Je fais effectivement la technique indiqué : quand j’ai un creux dans le boulot (ça arrive de temps en temps), j’en profite pour faire un lot de réponse à tout les mails en attente.

    Pour la quotidien, je ne gère que les mails urgents : en gros ceux qui entraineront le déplacement de quelqu’un pour te demander de faire si tu ne réponds pas! 😉

  2. Stéphane Zenef

    Ah… les emails. La plaie du 21e siècle 🙂

    Depuis plusieurs années j’ai le même email : gmail
    Et c’est simple : je filtre!
    – C’est une newsletter qui ne m’intéresse plus? je me désabonne
    – C’est une newsletter dont je ne peut pas me désabonner? je dit à gmail que c’est du spam
    – C’est un mail qui m’informe de quelque chose dont je souhaite être informé (commentaires de blog, newsletter, rappels,…) je crée un filtre qui envoie tout dans un dossier nommée « monitoring ».
    – C’est en lien avec un projet? des références? … je classe (à la main si besoin) dns le dossier adéquat.

    Résultat : moins de 10 mails par jour dans ma boite de réception, autant dans mon dossier monitoring (que je traite quand je le souhaite car par définition il ne contient jamais rien d’urgent).
    Bref : zen et efficace 🙂

    Un point non mentionné dans l’article et que j’utilise beaucoup: certains logiciels permettent de planifier l’envoi d’un mail. Outlook p.ex., pour ceux qui ont ce logiciel. Du coup, on peut traiter le mail maintenant et planifier son envoi à la dernière minute. Vous êtes zen car le travail est fait et la personne ne vous harcèlera pas avec des détails de seconde importance parce qu’il « y a encore le temps ».

    Merci pour l’article 🙂

    1. Post
      Author
      Michael

      Effectivement Gmail est un outil clé pour moi aussi.
      Le tout est d’avoir les idées claires sur la manière de traiter chaque email.
      J’ai cherché en vain même dans le labs mais ça n ‘existe pas dans Gmail, j’adorerai pouvoir programmer l’envoi d’emails 🙂

      1. Stéphane Zenef

        Yep, aussi bon soit-il un outil n’est jamais rien de plus qu’un outil (j’ai écrit un article là-dessus sur mon blog).

        Quant à Gmail : si on ajoute l’envoi différé et l’accusé de réception, il sera 100% aligné sur mes besoins 🙂

  3. Arnaud

    Répondre rapidement, être succinct , et surtout ne pas toujours regarder sa boite mail est un bon moyen d’économiser de son temps.

    Ne pas répondre rapidement peut-être une bonne alternative.

    Classer les mails importants pour mieux les retrouver.

  4. Pingback: Comment trouver une boite email vide à la fin de chaque semaine ? | Communauté du développement personnel

  5. Grégory

    Oui je confirme aussi l’efficacité d’une bonne gestion par Gmail.

    Une astuce pour s’aider à ne consulter ces mails que 2 fois par jours et de le faire à heure fixe.
    Cela introduit de la discipline et évite la dispersion compulsive dès que l’esprit (riche :-)) s’égard de la tâche qu’il est en train de faire !

  6. Julien

    Le mail utilisé comme un chat je connais bien moi qui suit en relation tous les jours avec des équipes localisées dans différentes agences. La bande passante du téléphone est bien meilleure que celle du mail…

    Comme beaucoup j’utilise les filtres de Gmail. Je dois avoir une dizaine de dossiers et sous-dossiers qui me permettent de trier mes mails. En plus je suis très peu sujet au spam, ça m’arrange bien. D’ailleurs j’ai jamais compris comment on pouvait se retrouver avec des tonnes de mail de spam chaque jour. Faut vraiment donner son mail n’importe où !

    J’ai aussi plusieurs boites mails que je fais en partie transférer sur mon compte principale avec une fois de plus des filtres.

    Une fois que tout en classé automatiquement on visualise rapidement si y’a du mail important où si ça peut attendre.

    1. Post
      Author
      Michael

      Gmail est extrêmement bon pour identifier les spams mais je connais des personnes qui ne veulent pas l’utiliser et qui effacent 20 /30 messages chaque jour 🙂

  7. Investisseur-Moderne

    La semaine de 4h aborde le problème, il me semble.
    De toutes les manières en consultant ses mails en permanence, on fragmente sa journée et l’on devient moins efficace pour d’autres tâches (perturbées par les mails).

    Donc, se trouver un rythme du genre une ou deux fois par jour (voire moins si on n’a pas un besoin urgent de mail), ça me paraît pas mal.

    Et optimiser ses mails pour éviter d’avoir un échange sur quinze mails (pour dire quelque chose qu’on aurait pu dire en deux) peut aussi être une bonne chose.

  8. Michel

    Bien que le sujet soit intéressant, la méthode proposée n’est pas adaptée à tous les contextes professionnels.

    Se réserver des plages de lecture de mails : Ok.

    Prendre le téléphone : indispensable pour régler certains problèmes ou éviter les « chat mails », mais inadapté à l’escalation ou l’information de tiers ou la demande officielle de prise de position. Et je ne parle pas des cas d’équipes distribuées sur différents sites avec des agendas surchargés.

    Ne pas répondre vite aux mails problématiques, c’est proche de la procrastination… À nouveau celà peut dépendre de votre contexte, mais pour moi problématique rime avec SLA ou délais à tenir pour la résolution du problème. S’il n’y a pas de délais, il n’y a pas de risque donc pas de problème. Bref s’il y a un mail annoncé comme problématique, évaluez le risque et la priorité, et agissez de suite en répondant quand vous allez traiter le point (1h, 1jour, 1semaine). Exigez la même chose de vos interlocuteurs.

    Réserver le vendredi après midi pour répondre aux mails est une proposition sympathique, mais irréaliste parfois et surtout inefficiente. En tout cas dans un contexte lean / agile. P.ex. mes vendredis sont déjà pris par des séances de rétrospective de sprint, revue de sprint (une semaine sur deux), alignement et pre-planning ainsi que formalisation de SOPs (procédures standard) (une semaine sur deux). J’ai mieux à faire que traiter des mails.

    Dans un contexte lean / agile, la question n’est pas de finir la semaine avec une boite vide, mais bien de faire en sorte qu’elle ne se remplisse jamais. Cela passe par une discipline quotidienne et des limites posées clairement (y.c. à la hiérarchie)

    P.ex. :
    – annonce qu’aucun mail ne sera checké ni traité après 16:00 ni avant 9:00 (c’est fou comme cela pousse les gens à s’organiser… Un bon exemple est service après vente d’IBM: ils étaient surchargés les week ends à cause des commandes de pièces serveur arrivant les vendredi soir à 18:00, pour éviter le travail du WE ils ont annoncé à tous leurs clients que le SAV et service technique serait fermé du jeudi soir au lundi, résultat les clients se sont organisés, ont réparti les commandes en début de semaine et IBM à pu les traiter jusqu’au vendredi soir)
    – annonce qu’aucun mail n’est checké le week-end ni en vacances (je suis organisé, débrouillez-vous pour l’être aussi)
    – pas de mail échangés au sein de l’équipe
    – afin d’éviter au maximum les interrogation du type « on fait comment » et d’assurer le business continuity (questions pouvant arriver par mail ou téléphone en cas d’absence) action proactive de création, et maintien des procédures standard de travail (selon priorité)
    – chaque personne a un remplaçant clairement identifié
    – pas de mails envoyés à une personne donnée, mais à un rôle (pouvant être endossé par différentes personnes en cas de surcharge)
    – pour les communications globales, l’équipe a un point de contact unique qui dispatch l’information si nécessaire (il suffit qu’une personne se prenne la tête)
    – aucune demande par mail faite à l’équipe, mise en place d’un système de tickets permettant de connaître les demandes leur état, l’historique, attachements, priorité, permettant d’assigner à la volée et surtout de ne pas devoir répondre à des téléphones et mails du type « c’en est où »
    – chaque jour chaque membre de l’équipe annonce lors du stand up du matin (10 min) ce qu’il à fini, ce qu’il va faire, ses problèmes à régler, et les sujets sur lesquels elle peut aider les autres. Tout le monde sait où l’équipe en est.

    Est-ce que ça marche ? Je ne finis jamais une journée avec des mails en attente, de retour de vacances ou de maladie, j’ai rarement plus de 30 mails à lire, aucun n’est urgent. Par contre j’ai une séance de briefing avec la personne qui me remplace.

    Plus d’efficacité, moins de stress.

    1. Post
      Author
  9. Etienne de Developpement-Physique.com

    Michael,

    Merci pour cet article clair et concis. On a tendance à utiliser l’email à tout bout de champs de nos jours. Si on se souvenait qu’il remplace à les bons vieux courriers, on seraient peut être tenté d’en envoyer un peu moins.

    Si vous deviez payer le prix d’un timbre à chaque fois que vous envoyez un email, est-ce que vous en enverriez toujorus autant ?
    Probablement pas. C’est tout le problème du gratuit et de la perception qu’en font les gens. C’est gratuit alors j’en consomme un maximum ! (Pour le meilleur et pour le pire)

    Etienne

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