Management et leadership
Comment batman organise-t-il une réunion efficace ?
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photo credit: Beard Papa
J’ai précédemment parlé de l‘inefficacité des réunions en entreprise voyons désormais comment faire pour malgré tout créer une réunion efficace. En fait, je n’ai pas été précis, si Superman ne fait jamais de réunion car c’est un gros solitaire, Batman est parfois obligé de réunir Robin, la fille du Commissaire Gordon et Catwoman pour discuter de leurs objectifs stratégiques.
Voici comment il fait :
Règle N°1 : Évitez la réunion
Pour faire en sorte que la réunion soit efficace, le meilleur moyen est encore qu’elle n’ai pas lieu. Si vous êtes l’organisateur de la réunion, il est de votre responsabilité de voir comment éviter la réunion : est-ce qu’une discussion avec une ou deux personnes de l’équipe ne suffit pas ?
Si vous êtes invité faites ceci, il est de votre responsabilité d’utiliser correctement votre temps : prévenez que vous avez une contrainte et que vous ne pourrez pas rester sans donner plus de détails. Durant les 10 premières minutes de la réunion vous allez très vite voir si cela va donner quelque chose ou si tout le monde est là pour savoir quoi mettre sur son rapport d’activité. Dès que vous commencez à déprimer, c’est le moment de s’excuser et de partir en laissant vos collègues partager ce moment de communion. Ce sera certainement le moment pour vous pour accomplir les tâches importantes et non-urgentes que vous n’avez jamais le temps de faire à cause de l’interruption fréquente de vos collègues.
Règle N°2 : Plus c’est court, plus c’est bon
Si vous devez discuter d’un point précis, rien de vaut une réunion debout. L’avantage ? Personne n’est confortablement assis et cela forcera les participants à aller droit au but. Les « stand-up meetings» font partis des outils utilisés dans les méthodes agiles de développement informatiques et cela produit des miracles !
L’équipe comporte des gens qui veulent s’asseoir ? Réglez un minuteur sur 30 minutes. Au delà, l’intérêt de la réunion doit être remis en cause.
Au delà de 2 heures, faites interner l’organisateur, particulièrement si la réunion déborde sur l’heure du repas.
Si vous êtes invité, le conseil précédent est applicable.
Règle N°3 : Moins vous serez, mieux ce sera
Éliminez, éliminez, éliminez. Tous ceux qui n’ont rien à apporter n’ont rien à faire dans la réunion. Vous avez besoin de l’avis d’une personne durant la réunion ? Demandez lui d’être joignable pour lui poser la question le moment venu, pas besoin qu’elle soit présente.
Plus vous serez nombreux moins ce sera facile d’obtenir un bon résultat. Les personnes intéressées recevront un compte-rendu avec les points clés.
Si vous êtes invité, demandez ce que celui qui vous invite attends de vous. Si vous n’en voyez pas l’intérêt, trouvez un prétexte ou utilisez le conseil N°1.
Règle N°4 : Le résultat attendu doit être limpide
Ok, vous n’avez pas le choix et vous devez réunir ces personnes. Faites en sorte que chacun sache exactement le résultat attendu à la fin de la réunion. S’il y a un livrable, décrivez-le.
Si vous êtes invité et que l’objectif n’est pas clair, évitez la réunion à tout prix.
Règle N°5 : Si personne n’a d’arguments, notez les différentes recommandations
Voici un outil redoutable que j’utilise en tant que consultant. Bien souvent, derrière les choix prétendument logiques et rationnels se cachent des enjeux politiques ou des gueguerres entre départements. Bien évidemment, cela saute surtout aux yeux des personnes externes comme le consultant que je suis.
Ainsi, il m’est arrivé de recommander une solution dans une réunion et de la voir refusée sans raison par la personne en face. Il est de mon devoir de conseiller au mieux mon client mais je dois agir selon les contraintes du milieu et il est parfois difficile de savoir ce qui se cache derrière un refus.
Il est aussi facile pour la personne qui refuse de rejeter ensuite la faute sur celui qui a fait la proposition (particulièrement lorsque c’est un consultant!) aussi, voici l’arme absolu pour désamorcer ces manœuvres et ainsi aller à l’essentiel :
lorsque vous recommandez un choix de bon sens et que celui-ci est refusé sans raison dites ceci : « Très bien, mais je veux que mon désaccord avec le choix effectué ainsi que ma recommandation soient notés au compte-rendu.»
La personne en face devra ainsi assumer toute seule la responsabilité du choix et ne pourra se dédouaner sur quelqu’un d’autre (et en tous cas pas vous…).
Redoutable.
Règle N°6 : Commencez à l’heure et encadrez le déroulement
Le jour J, commencez exactement à l’heure annoncée. Débutez en rappelant le résultat attendu et le timing souhaité. Facilitez les discussions entre l’ensemble des présents. Désamorcez les confrontations entre les personnalités. Ecartez les sujets hors propos. Concluez la réunion en décrivant le résultat obtenu.
La triste loi des réunions au travail : pourquoi Superman n’en fait pas
photo credit: chanchan222
Superman ne fait pas de réunions parce qu’il a bien compris quelque chose : ce n’est pas efficace.
Je suis intimement convaincu que les réunions n’ont que peu d’intérêt dans l’atteinte des objectifs d’une entreprise car le temps y est mal utilisé et que le coût d’opportunité est important. Voici un article qui présente la liste des griefs des réunions en entreprise.
(note : réunion = plus de 3 personnes réunies. Faites la différence entre une réunion au sens commun et la rencontre entre quelques collaborateurs d’une même équipe)
1. Lorsqu’une réunion a lieu, c’est que quelque chose n’est pas clair
Il y a 2 types de réunions : celle où une personne veut faire passer un message au groupe et celle où le groupe essaie de répondre à une question.
Reconnaissons-le, la frontière n’est pas si claire et les genres sont parfois mélangés mais l’idée est simple, lorsque quelqu’un déclenche une réunion, c’est que quelque chose ne tourne pas rond et la personne qui organise la réunion espère que le sujet sera plus clair à la fin de la réunion. Bien souvent les gens viennent en réunion sans réellement savoir pourquoi et si par hasard ils le savent, le sujet est tellement vague qu’il est impossible de préparer quoi que ce soit de censé à dire. Les discussions risquent d’être vague et d’un niveau de détail bas : le résultat sera certainement décevant.
Il arrivera ainsi que le sujet initial soit rapidement mis de côté pour laisser place à l’ensemble des non-dits de l’entreprise ou pour parler du beau temps. Au moins, ce n’est pas comme la machine à café dans le couloir, ici on est bien assis à l’écart !
2. Chaque personne vient pour une raison différente
Les réunions sont souvent amusantes si l’on prend du recul. De nombreuses personnes viennent pour des raisons différentes et souvent sans aucune relation avec l’objectif (aussi flou soit-il) de la réunion.
C’est cette jeune chef de projet qui organise la réunion pour asseoir son autorité, le responsable commercial qui vient pour mettre la pression sur son équipe, l’ingénieur dont le seul objectif est de voir sa recommandation technique acceptée ou encore le stagiaire qui vient simplement voir quel est véritablement le niveau de collaboration dans l’équipe pour savoir s’il souhaite rester dans l’entreprise.
Vous allez être invité à une réunion d’information qui en fait sera une réunion où l’on vous reprochera une série de comportement. Vous allez organiser une réunion pour discuter d’un problème et l’on vous y informera que la question est déjà tranchée. Contrairement à l’apparence démocratique qu’elle donne, la réunion est souvent le moyen d’imposer une décision de manière publique et donc « incontestable» .
Il existe ainsi des réunions « bons points» où les meilleurs élèves sont récompensés comme il existe des réunions « punition» où les mauvais élèves sont conspués : les 2 ne servent à rien pour l’entreprise mais simplement à défouler quelqu’un.
3. Il y a toujours un « fou» dans la réunion
Vous vous souvenez de ce gars qui n’a pas voulu lâcher le morceau lors de la dernière réunion ? Il se souciait peu d’avoir pinaillé pendant 2 heures sur un point et d’avoir fait perdre du temps à l’ensemble des présents. Dans toutes les bonnes réunions, il y a un « fou» que personne ne remettra à sa place. Après tout, qui veut faire face à quelqu’un d’imprévisible ?
4. Elles sont souvent trop longue, avec trop de personnes et sans objectifs précis
Lorsque je démarrais ma carrière, j’étais en mission dans un grand groupe du CAC 40 où la pratique était de faire une réunion d’équipe chaque semaine. La question n’était pas de savoir s’il fallait en faire une ou ce que l’on allait dire : les réunions étaient une habitude et la responsable prenait une demi-journée à chaque personne de l’équipe pour simplement nous informer des discussions en cours sur le projet. Bien sûr il est quelque fois arrivé que nous ne soyons pas convié lorsque aucune actualité n’était à partager. Nous étions 7 personnes dans l’équipe et s’il était plaisant de consacrer tout ce temps à partager l’information je reste persuadé d’une chose : ce n’était ni nécessaire, ni efficace.
J’ai vécu de nombreuses autres situations similaires où les réunions étaient trop longues, ne comportaient aucun objectif précis et trop de personnes qui n’avaient rien à dire ou à prendre.
5. Les réunions occupent souvent des espaces de travail « à haute productivité»
Simple constatation : comme les réunions doivent pouvoir correspondre à plusieurs agendas différents, les moments commun dans ces agendas sont souvent les périodes 10h-12h ou 14h-16h. En fait ce sont les moments de la journée où nous sommes généralement les plus productifs. En plus de n’être que peu efficace, les réunions monopolisent des périodes de haute productivité et possèdent donc un autre coût que le temps consacré : le coût d’opportunité. Le coût de ce qui n’a pas été fait pendant ce moment. Réfléchissez-y sérieusement car c’est le coût le plus important, bien au delà du coût horaire.
En plus de cela, vous devez couper votre journée et donc modifier votre rythme et votre niveau de productivité.
Demain nous verrons comment, malgré tout, organiser une réunion efficace
Astuce pour booster votre carrière ce mois-ci – N°4
Définissez et suivez vos propres indicateurs
Ce conseil n’a pas la portée immédiate que peuvent avoir les 3 conseils précédents (Utilisez l’effet carré du Post-it, Partagez un repas, Arrêtez de sur-promettre et de sous-réaliser) mais il vaut son pesant d’or (si j’ose dire).
Nous avons tendance à définir la réussite ou l’échec de manière binaire ; ainsi, le bilan de fin d’année est l’occasion où l’entreprise distribue les cartons rouges et les bons points selon des indicateurs pré-définis. Mais ces indicateurs, quels sont-ils, que-sont-ils ?
Un indicateur est une mesure d’un élément particulier. Cela consiste à mettre en place un système pour recueillir les données nécessaires à l’alimentation dudit indicateur. Très souvent, les données des indicateurs sont simples à obtenir : chiffre d’affaires réalisé, nombre de contacts client, nombre de ventes, nombre d’éléments produits… Tout ceci est analysé sur une période temporelle bornée (un an, 6 mois…).
L’intérêt de ces indicateurs, c’est qu’il ne sont pas discutables (si la mesure est fiable) et leur inconvénient, c’est que ce ne sont que des chiffres.
Dans le meilleur des cas et dans une monde idéalisé, l’entreprise accompagne votre développement. Elle profite donc de votre croissance pour réaliser la sienne et tout le monde en sort grandit. Chaque année, votre manager définit des indicateurs avec lesquels vous êtes d’accord et ce sont ces indicateurs qui seront utilisés à la fin de l’année pour savoir si oui ou non vous avez atteint vos objectifs.
Seulement, tout n’est jamais si noir ou blanc (même si parfois le ton de mon blog peut laisser penser le contraire) et le verdict annuel peut être difficile à accepter.
Dans la plupart des cas, les entreprises ne communiquent pas ou ne définissent pas les indicateurs selon lesquels vous allez être évalué. Pour différentes raisons, vous ne serez pas en mesure de discuter de ces indicateurs puisqu’ils n’ont pas été formalisé. Bien souvent, des décisions assez arbitraires sont prises puisqu’aucune cohérence n’est assuré entre les choix de récompense ou de non-récompense.
Dans tous les cas, le conseil pour booster votre carrière est simple : définissez vos propres indicateurs et suivez-les.
Vous allez pouvoir choisir des indicateurs pour bien illustrer votre contribution à l’entreprise tout comme des indicateurs pour mesurer votre propre développement.
Typiquement, si votre entreprise ne mesure que des flux financiers pour évaluer votre contribution, faites votre propre enquête satisfaction chaque année auprès de vos clients et collègues. Demandez leur de remplir un questionnaire court pour avoir un feedback que vous allez pouvoir utiliser. Essayer de mettre en avant l’ensemble de votre contribution en choisissant les indicateurs pertinents.
Ensuite, d’autres éléments ont une portée à plus long terme et n’intéresse pas l’entreprise. Voici une liste d’exemples :
- nombre de livres lus
- nombre de livres dans mon domaine professionnel lus
- nombre de nouvelles choses apprises
- état de santé général (poids, alimentation, sommeil, énergie, rythme de vie)
- nombre de voyages effectués
- état du moral (bas, moyen, haut, fluctuant)
- nombre de relations sociales (en baisse, stable, en hausse)
La liste peut être très longue mais ces indicateurs doivent surtout représenter vos objectifs et vous projeter dans le temps. L’idée derrière le fait de définir vos propres indicateurs, c’est que vous allez pouvoir suivre ce qui vous intéresse vraiment sans intervention extérieure. Par exemple si votre projet est de partir vivre élever des chèvres dans le Larzac à 40 ans, il y a toute une série d’indicateurs à définir pour mesurer votre avancement (et ce n’est surement pas votre entreprise qui va mesure ceci !).
Lorsque vous savez ce qui est mesuré, vous agissez pour que la mesure soit bonne et cela vous donne une confiance importante dans chacune de vos actions : tout de bon pour votre carrière !
Voir l’ensemble des conseils pour booster sa carrière :
D’où viennent les employés incompétents ? 5 Explications et une cause !
Il y a des jours comme ceux-là où l’on réalise que notre équipe est plus incompétente que jamais. Mais comment cela est-il arrivé ?
Vous êtes à la tête d’une équipe et vous vous rendez compte que, petit à petit, chaque personne se montre de plus en plus nulle. Vous ne pouvez plus faire confiance à cette équipe pour avoir le niveau minimum attendu par vos clients et vous ne savez plus comment faire pour sortir de cette impasse.
Dans ces moments-là, la réalité est assez triste : vous ne pouvez pas virer tout le monde, vous ne pouvez pas passer votre temps à hurler mais vous pouvez certainement trouver la cause du problème… et si c’était vous ?
D’où vient l’incompétence ?
Ce qui est intéressant avec ce sujet, c’est que l’incompétence n’est pas l’opposé de la compétence : en fait votre environnement peux bien souvent vous rendre compétent ou non. C’est donc très lié à la situation et au contexte. Certaines personnes y sont plus sensibles que d’autres mais prêter attention à ce facteur peut produire des résultats surprenants !
Tout d’abord, il y a le principe de Peter qui dit en somme que chaque personne tend à s’élever jusqu’à son niveau d’incompétence. Ensuite, le manager ou le directeur de l’équipe y est pour beaucoup car c’est lui qui est à l’origine de l’environnement. Il met en place (ou non) les conditions pour que l’équipe fonctionne. Il détermine les règles implicites et sociales de l’équipe.
Voici les 5 raisons qui créent de l’incompétence dans votre équipe :
1 . vous êtes trop exigeant
Vous voulez tout, tout de suite. Vous en demandez trop et ne prenez pas en compte la réalité de la situation jusqu’à ce que quelqu’un vous la rappelle : « Hé, sur 5 personnes il y a 3 stagiaires qui sont arrivés il y a 3 mois ! Nous ne pouvons pas faire le travail de 5 personnes !’.
De trop grandes attentes créent un sentiment d’impuissance dans l’esprit des gens : « Puisqu’il ne sera jamais content, à quoi bon se tuer à la tâche.»
Plutôt que de pousser les gens à se dépasser et à en faire plus cela va avoir pour conséquence de démoraliser chaque membre de l’équipe car leurs efforts ne seront jamais reconnus.
Mettez de l’eau dans votre vin, essayez même un truc fou : définissez les objectifs avec votre équipe.
2 . vous ne donnez pas le droit à l’erreur
Tout le monde se souvient encore de l’engueulade monumentale que vous avez eu avec l’un des plus anciens collaborateurs il y a 1 an. D’ailleurs, c’est même l’anecdote qui est racontée aux nouveaux arrivants. Vous pensiez que c’était oublié car votre relation ce collaborateur est ancienne et que ce genre de geste est plus facilement pardonné mais dans l’esprit du reste de l’équipe le souvenir est tenace. Personne n’aime se faire lyncher en public.
Même s’il s’agit d’une grosse erreur, vous devez être celui qui en tire des leçons et qui en donne les enseignements. Personne n’est fier d’avoir fait une erreur et plutôt que de diviser votre équipe, saisissez cette occasion pour la renforcer en affirmant votre croyance dans l’apprentissage par l’erreur.
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Travaillez moins,
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